淺談高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設

文/中國藥科大學圖書與信息中心 王瑩

淺談高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設

文/中國藥科大學圖書與信息中心 王瑩

隨著圖書館數字化、網絡化發展，高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設已經成為必然趨勢。本文從高校圖書館辦公室檔案管理現狀分析入手，歸納了高校圖書館辦公室檔案工作的內容，提出實施高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設工作的要點。

信息化建設；高校圖書館；檔案管理

隨著計算機技術、網絡的快速發展，海量信息衍生導致文件數量和載體種類急劇增加，檔案歸檔范圍不斷擴大，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。以目前現狀，大多數高校圖書館辦公室的檔案管理工作還比較落后，不僅不利于檔案資料的長期保存，而且不能實現檔案的融合與共享。如何做好高校圖書館辦公室的檔案管理信息化建設工作是檔案工作者所面臨的重要課題。

一、高校圖書館辦公室檔案管理現狀分析

（一）管理制度不健全，缺乏規范的檔案信息化建設標準。大多數高校圖書館對檔案管理的重視程度不夠，無論管理的手段還是管理機制，都存在著問題。檔案信息化建設沒有統一的規范和標準，不同圖書館辦公室收集檔案的內容、標準、編碼規范等都不相同，很多高校圖書館檔案的管理十分隨意，例如，檔案的歸檔不明確，標記不嚴謹，沒有嚴格的規范標準，缺乏專業的檔案管理人員，檔案管理不系統，檔案經常出現斷檔等現象。這些因素都阻礙了檔案信息化建設。

（二）缺少專職管理人員，無法滿足檔案信息化建設的要求。在高校圖書館辦公室檔案管理中，沒有專職檔案管理人員，大多數由辦公室人員兼任，這些人員沒有經過專業檔案管理的學習和培訓，缺乏系統的檔案管理知識與管理技能，對檔案的管理只是簡單地收集、整理、歸檔，立卷。此外，大多數高校圖書館檔案管理者往往年齡偏大，學歷層次也參差不齊，思想保守，僅僅憑借自身的經驗開展工作，很難提高檔案管理的效果，更不用說開展檔案信息化建設。

（三）檔案信息化建設落后，阻礙圖書館的長遠發展。很多高校圖書館還沿用傳統的檔案管理方式，特別是歷史久遠的檔案資料還是采用紙質的方式來存檔，使得紙質的檔案資料容易損壞。盡管部分圖書館對檔案進行了信息化管理，然而也很不完善。例如：不全面的資料收集、檔案整理不夠明細、不明確的存檔時間等。目前，大多圖書館尚未建立自己的高校圖書館管理系統，并且與校內各二級部門的系統各自為政，未能實現統一的平臺進行檢索查詢，導致檔案資料管理的工作難以得到實質性的開展。

二、高校圖書館辦公室檔案工作的內容

圖書館檔案管理工作是高校圖書館辦公室工作的重要組成部分，是辦公室做好各項工作的前提和基礎。圖書館檔案是指通過文字、表格、照片等各種形式將圖書館長久以來的發展歷程真實地記錄下來，以供后人研究和參考。其全面系統地記錄了本單位主要活動歷史, 對一個單位來說有著重要的歷史意義。圖書館檔案按照內容大致分為日常管理檔案和業務檔案兩大類。

（一）日常管理檔案。日常管理檔案主要分為四種：一是文件。包括學校發的紅頭文件，校外高校圖書館文件，校內、外其他文件等。二是圖書館內的各種資料。包括重要會議資料、本部門的歷史沿革、大事記、各種請示、報告、年終總結、工作計劃、會議紀要、規章制度、崗位職責等。三是人事檔案。包括圖書館人員結構、數量、職稱、科研、進修情況、個人總結、工資等。四是圖書館固定資產。包括名稱、數量、增減情況、所在地等。

（二）業務管理檔案。高校圖書館的業務檔案主要分為七種：一是文獻資源采購數據。包括圖書館各類紙質文獻和電子文獻采購的名稱、數量、價格、合同等。二是館藏數據。包括圖書館各閱覽室的文獻名稱、數量、館藏地、每年的采購量、漲幅等。三是借閱數據。包括文獻的借閱種類、借閱數量、借閱時間、讀者結構等。四是讀者數據。包括讀者的姓名、所在院部、年齡、專業、借閱偏好等。五是讀者閱讀推廣活動資料。組織讀者活動的工作計劃、活動成果、調研報告、活動簡報、照片等。六是參考咨詢服務資料。包括原文傳遞、查收查引、專題咨詢、科技查新、SCI論文審核服務、學科分析報告等。七是文檢課教學資料。包括學生姓名、班級、成績、教學資料、課件等。

三、實施高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設工作的要點

（一）健全圖書館檔案管理制度，加強領導管理。結合圖書館檔案管理的具體工作制定切實可行的《圖書館辦公室檔案管理辦法》，進一步完善圖書館檔案管理的規章制度，把檔案管理工作納入領導工作議事日程之中，建立有效的檢查監督機制。分管檔案管理工作的領導要定期、不定期地對制度及執行情況進行檢查，發現問題并督促檔案管理人員及時解決問題。

（二）設立專職檔案管理人員，提高業務素質。各高校圖書館應設立專職的檔案管理人員，為檔案管理人員提供培訓、進修、調研、參加相關會議的機會。此外，高校檔案管理信息化建設要求檔案管理人員不僅要具有開拓進取的精神，能夠主動思考，完善工作方法，提高服務質量，而且要具備良好的職業技能及嫻熟的計算機操作水平，能夠熟悉和掌握數字化辦公應用系統，進一步提高工作效率。

（三）建立圖書館檔案數據庫，實現資源共享。結合各高校的特點，搭建高校圖書館檔案數據庫。檔案管理數據庫的系統通過檔案建模包括檔案編目、電子檔案管理、檔案動態查詢、檔案借閱歸還、檔案統計分析等功能。根據高校圖書館辦公室檔案的內容把檔案細化為行政管理檔案、業務工作檔案、財務檔案、人事檔案、閱讀推廣活動檔案以及綜合檔案等等，各部門對各自分管的圖書館業務檔案進行輸入，比如：辦公室負責行政行政管理檔案、財務檔案、人事檔案；文獻資源建設部負責管理文獻資源采購數據檔案；讀者服務部負責管理館藏數據、借閱數據、讀者數據、讀者閱讀推廣活動資料檔案；參考咨詢部負責參考咨詢服務資料、文檢課教學資料的管理。根據檔案的保密性原則，給各個部門設置不同的權限，辦公室能夠對各部門檔案進行檢索查詢，但是，各部門只能看到各自部門的數據檔案。如果需要查看其他部門的檔案可以通過申請進行檔案查閱。此外，還要注意數據庫后臺存儲格式和接口能夠和數字化校園系統實現對接和數據集成，便于一些公共數據和資料，如館藏資源、年進書量、固定資產、學科分析報告等能夠實現信息資源的充分共享，為全校師生提供服務。

（四）保障網絡信息安全，采取維護措施。信息化安全涉及網絡與信息系統的軟硬件故障、惡意代碼和病毒的攻擊、合法用戶的誤操作、惡意攻擊者或黑客利用網絡與信息系統的管理漏洞惡意攻擊和破壞等情況。因檔案的特殊性、保密性，必須加強檔案管理安全。檔案管理人員應設置相應的管理權限，劃分等級，電子設備應采取安全維護措施，如通過優化網絡拓撲結構，隔離風險，軟件自動升級、完善系統漏洞，定期進行殺毒，防止非法訪問等。

四、結語

加強高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設，對推動現代化圖書館檔案管理工作的具有重要的意義。各大高校應充分認識檔案管理信息化建設工作的重要性，著實打造數字化校園，實現信息資源共享平臺，為學校雙一流建設、為全校師生提供優質信息服務。

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