電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 鄧露坪

電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題探討

文/中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司 鄧露坪

隨著科技的發展，電子文件越來越受到社會各界的重視，本文就電子文件管理中電子文件的真實性和可靠性問題進行探討。

電子文件；真實性；可靠性

一、電子文件管理和利用現狀

我們處于一個信息爆炸的時代，加拿大電子文件專家露西·杜蘭蒂教授認為，過去十年間所產生的信息遠超過了人類歷史上任何一個時代，這對電子文件的管理提出了更高的要求。我國現階段的電子文件管理仍然依存于紙質文件的管理，主要是由我國電子文件管理的雙軌制和雙套制所決定的，這一方面使電子文件的管理可以借鑒紙質文件管理的模式，節省財力物力，但另一方面，對電子文件的管理難免不到位，可能出現重紙質輕電子的現象。

根據中國人民大學信息資源管理學院的調查研究，在電子文件歸檔的數量上，中央機關及直屬企事業機構沒有以任何方式留存高達42.2%的電子文件，74.4%的機構中電子文件處于嚴重流失的狀態；而在歸檔范圍上，大部分檔案機構只注重電子公務文書的歸檔，并且由于電子文件管理系統不完善，不能及時收集機構內部的電子文件。總體來看，我國電子文件的管理滯后于電子文件的發展，電子文件的真實性和可靠性的維護也得不到保障。

二、維護電子文件真實性和可靠性面臨的挑戰

1.電子文件真實性和可靠性面臨的最大的挑戰是電子文件與紙質文件不同，其承載的信息很容易被更改，而且更改的痕跡一般不能在文件中體現出來，也不能反映出是誰更改了原文件，這是由電子文件的信息的可操作性和對設備及標準的依賴性等特點決定的。

2.電子文件對存儲設備有很強的依賴性，一旦電子文件的存儲硬盤或其他載體損壞，而且沒有其他形式的備份的話，電子文件將遭受永久性的損壞。另一方面，隨著技術的飛速發展，電子設備的更新換代加快，電子文件在不同設備上的讀取將會成為一個問題，而且將電子文件轉化為另一種格式時也有信息丟失的風險。

3.技術保障不到位，防止關鍵信息更改的關鍵技術不完善，不能實時監管電子文件生命周期中文件的變動，元數據的保護的追蹤也較欠缺。

4.電子文件的管理制度尚且不完善，監管不嚴謹，存在漏洞，容易被有心之人惡意地加以利用，電子文件的真實性和可靠性難以保證。

三、維護電子文件真實性和可靠性的重要性和必要性

首先，維護電子文件的真實性和可靠性是一個極其復雜和困難的問題，同時也是電子文件管理和利用的瓶頸，維持電子文件的真實性和可靠性能從數量和質量上擴大電子文件的利用。

其次，雖然現階段我國仍然是雙套制和雙軌制并存的局面，但是就長久來看，電子文件的運用是趨勢，著力解決電子簽章、元數據的保護、電子文件形成傳遞的全過程監管等問題，維護電子文件的真實性和可靠性是信息時代的必然要求。

再次，雖然仍然有人在質疑電子文件的真實性和可靠性，念念不忘傳統文件的憑證作用，否定電子文件在這方面的作用，但是大量的實踐已經表明，電子文件已成為或即將成為信息時代社會實踐活動的基本憑證。

最后，對檔案工作者來說，這是一次挑戰，也是契機，維護好電子文件的真實性和可靠性，實現好對電子文件的管理將會拓寬檔案工作者的工作范圍，同時有利于豐富檔案工作者的形象。

四、如何維護電子文件的真實性和可靠性

（一）管理制度方面。1.全過程管理。電子文件的管理應涉及電子文件的流程、管理規則、管理方法以及質量要求。電子文件的流程和管理規則有利于從制度上維護電子文件的真實性和可靠性，而對管理方法以及質量要求的管理者能從技術方面提高電子文件真實性和可靠性。筆者認為電子文件的全過程管理包括了從電子文件的前端管理到電子文件的后續檢索利用管理等在內的一系列內容，是電子文件管理的核心。2.動態管理。動態管理的要求其實也是全過程管理的要求，電子文件的動態管理的重點是實時跟蹤和記錄，它不僅能維護電子文件的真實性和可靠性，更重要的是能證明電子文件的真實性和可靠性，相對于紙質文件的“以靜制靜”管理，電子文件的動態管理則是“以動制動”。3.元數據的管理。戴維·比爾曼認為文件是用元數據封裝起來的對象，元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件。可見元數據的管理對維護和證明電子文件的真實性和可靠性的重要意義。

（二）技術方面。技術方面是電子文件管理和利用和短板，并不是因為技術能力不到位，其主要問題是技術的推廣和大眾的認可度，只有真正做到技術方面“滴水不漏”，大眾才會真正認可電子文件的真實性和可靠性。主要的技術支持有：加密技術、身份識別和權限控制、對關鍵信息加上防錯漏、防更改標記、硬件支持等。

（三）國家立法。我國電子文件規范自出現開始至今只有二十余年的歷史，制定的相關標準和規范大多是電子文件的管理和技術層面上的，對電子文件的真實性和可靠性的規范的探索略顯滯后。雖然有些機構針對自己機構的實際情況制定了一些規定、準則等，但是全國范圍內較權威的只有《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的真實性作出了說明，電子文件管理需要符合電子文件特點的規范和秩序，國家的立法將有利于電子文件真實性和可靠性的規范化，進而有利于電子文件的高效、科學的管理和利用。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業數字檔案館規范化建設及開發利用”（批準號：2016-X-04）系列研究成果之一。】