醫院電子檔案管理實踐研究

周瑞

摘要：隨著時代的進步以及科技的不斷發展，計算機技術正在得到十分廣泛的應用，作為一種重要的信息資源，電子檔案也在這樣的背景下大量涌現，并成為了醫院檔案當中十分重要的組成部分。與傳統的紙質檔案管理相比，醫院電子檔案管理具有著很多的優點，對醫院電子檔案管理工作進行加強，一方面能夠使得檔案管理的效率以及安全性得到提升，另一方面也能夠使得醫院檔案管理制度的改革得到促進。本文從實際出發，結合筆者的工作經驗，就醫院電子檔案管理實踐展開了一定的探討。

關鍵詞：醫院 電子檔案 管理 實踐研究

隨著辦公自動化的不斷深化，傳統利用紙墨、照相形成的資料等都可以利用計算機來進行管理，因此也產生了電子文件。在檔案信息建設過程當中，對電子文件及時的進行收集歸檔以便更好的進行長期保存是一份十分重要的內容。所謂的醫院電子檔案數據，就是醫院在醫療、教學等活動當中，形成歸檔保存的文件材料，醫院電子檔案數據具有高保真性、可分離性等特點，能夠使得檔案得到長期保存以及共享，與此同時，電子檔案對信息內容的易改性、檔案的真實性也提出了較高的考驗。

一、當前我國醫院電子檔案管理工作當中存在的問題

（一）電子檔案的安全保護問題

由于溫濕度、磁場等多方面因素的影響，這使得承載數據的光盤容易發生損壞的情況，從而使得電子檔案的原始性遭到破壞，而計算機一旦出現故障，也會使得系統出現無法正常運行的情況，使得部分資料丟失，對檔案的完整性造成十分嚴重的影響。與此同時，在對設備進行更新的過程當中，也會對電子檔案的長期保存帶來一定的困難，保存完好的電子檔案在經過若干年后，很有可能由于缺乏相應的設備對其進行適度，而使得其保存的意義受到喪失。在實際的應用過程當中，電子文件由于具備高校、便捷的特點，因此使得電子信息經常需要面臨被修改、銷毀的危險，因此電子信息的可靠性難以與紙質文件相比。除此之外，如果沒有做好安全性防范，還會由于網絡共享受到黑客的侵入，使得電子信息受到篡改，造成信息的丟失。

（二）電子檔案的管理問題

一般來講，醫院的檔案通常有綜合檔案室來管理負責，一般只對文書、人事、科技檔案進行收集整理。由于行業要求，因此病歷檔案有專門的病案室來進行管理，各類圖文檔案、檢驗檔案則由各個客室進行管理，這樣的管理模式并不利于對檔案的綜合利用，也難以對資料檔案的安全性以及完整性進行保證，使得檔案管理當中出現了多頭管理、管理不到位等多種問題。與此同時，非人工直接識讀性也是電子檔案的重要特點，因此電子檔案對于計算機系統也有著較強的依賴性，各個科室在日常的管理當中，如果出現對計算機網絡安全、資料保管不到位的情況，也會導致電子檔案出現損壞或者缺失的現象。

二、對我國醫院電子檔案管理工作的思考

（一）制定嚴格的管理制度

想要做好檔案管理工作，制度建設其中十分重要的環節。為了對檔案的完整以及安全進行維護，醫院就需要對嚴格的操作制度以及保密制度進行建立，對負責制進行實行，在電子檔案的形成、利用等過程當中，經辦人員都需要簽字負責。應加強相關工作人員的安全防范意識，對防病毒軟件、防火墻等做好升級工作，并對檔案的訪問、下載權限進行設定。應對備份制度進行建立，并對檔案進行定期的拷貝，確保在使用、保存過程當中電子信息數據的安全。在對系統設備進行更新的過程當中，應對數據轉換方法進行嚴格的制定，確保數據能夠在新的系統當中準確的運行；應對電子檔案跟蹤記錄進行建立，實現對檔案的動態管理，按照流程規范化檔案工作，確保檔案的真實有效。

（二）建立完善的管理平臺

醫院檔案具有類別多、信息量大等多種特點，對相應的高科技手段進行利用，能夠使得醫院數據庫更好的對無紙化進行實現。建立健全醫院檔案管理網絡，是保證醫院檔案管理的重要手段。利用建立三級管理網絡的方法，能夠對檔案管理當中的職責、要求進行有效的明確，這樣的管理模式，能夠更好的對醫院電子檔案進行統一操作以及保管，以便對各部門的檔案工作進行監督，使得電子檔案的安全性、規范性得到有效的保證。利用計算機技術，醫院能夠對自己的檔案管理信息系統進行建立，并對重點科室與信息系統進行連接，實現檔案室與臨床病區、職能科室之間的資源共享，更加快速的為相關工作人員提供檔案服務，對醫院的運行成本也能夠有效的降低，對檔案的利用功能進行拓展，并最終使得檔案的利用效率得到提高。與此同時，醫院還應該對網絡編研工作進行深化，使得靜態信息能夠轉化為數字信息，實現對檔案質量的優化，而通過互聯網連接的方式，醫院也能夠實現對外服務窗口的提供。

三、結語

在現代醫院檔案管理工作當中，對電子檔案管理的實現是促進其健康發展的重要趨勢，電子檔案管理的實現，對于檔案工作安全、效率的提高都有著十分重要的作用。雖然在醫院當中對電子檔案管理的實現存在著時效性強、成本較低等多種優點，但是在實際的工作過程當中，仍然存在著領導缺乏重視、配套設施較差等問題，相關工作人員的素質也較為缺乏。因此，為了使得醫院電子檔案信息工作能夠得到進一步的完善，醫院應對相應制度進行建立，并對資金、技術投入進行加大，提高工作人員的專業水平，最終促進醫院電子檔案管理工作的健康發展。

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（作者單位：江蘇省腫瘤醫院）endprint