新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法以及有關(guān)策略

鄒麗萍

[摘 要] 為了有效收集和應(yīng)用醫(yī)院的醫(yī)療相關(guān)資料，其需要通過建立醫(yī)院檔案的整理來進行，這些資料不僅能夠?qū)︶t(yī)學(xué)臨床起到有效的參考作用，還能利于醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。在我國新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理也將面臨更大的任務(wù)和挑戰(zhàn)，這需要相關(guān)管理工作者不斷總結(jié)當(dāng)前檔案管理過程中存在的問題，并結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展需求進一步優(yōu)化管理方案。因此，本文對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理過程中存在的常見問題進行分析，并對改進的策略加以探討。

[關(guān)鍵詞] 新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進方法；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 064

[中圖分類號] G271；R197.32 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）21- 0149- 03

0 引 言

在醫(yī)院的現(xiàn)代化管理中，檔案資料是其中最關(guān)鍵的管理內(nèi)容之一，其包括了醫(yī)院在日常工作中所形成的各種記錄、數(shù)據(jù)、文本和圖片等，是見證醫(yī)院發(fā)展歷史的基礎(chǔ)。同時，檔案資料能夠?qū)υu定專業(yè)技術(shù)資格、重大醫(yī)療責(zé)任、人事任免問題等起到有效的參考作用。

1 醫(yī)院檔案管理存在的常見問題

1.1 缺乏現(xiàn)代化管理設(shè)備

要提高醫(yī)院檔案管理效率，現(xiàn)代化管理設(shè)備的應(yīng)用是必不可少的。但在當(dāng)前的醫(yī)院發(fā)展中，其基于自身資源配置的緊張，一般會在醫(yī)療方面投入所需的資金和硬件，進而忽視了檔案管理配套方面的投入，這也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的普遍問題，比如檔案室破舊、設(shè)備缺乏、管理技術(shù)落后等，其不僅影響了檔案管理的效率，而且還將對醫(yī)院的現(xiàn)代化管理和發(fā)展造成阻礙。

1.2 管理理念落后

檔案管理缺乏合理性和規(guī)范性是大多數(shù)醫(yī)院存在的問題，特別是在開展工作的過程中，很多醫(yī)院的管理方式比較分散，比如由人事部門來管理人事檔案，病案室則負(fù)責(zé)病人病例等方面的醫(yī)療檔案，醫(yī)學(xué)科研方面的資料則交由科教處來進行管理，而其他科室分別管理科室設(shè)備產(chǎn)生的各種文檔，包括X射線膠片、病理切片等，這種分散式的管理工作讓整個檔案管理比較混亂，且缺乏統(tǒng)一性，其不僅會導(dǎo)致檔案收集不完整，還會大大降低檔案的應(yīng)用價值。

1.3 缺乏較高的檔案信息化程度

近年來，現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了各行各業(yè)，其不僅能夠有效降低員工工作量，還能利于管理效率的提高。但在我國的很多醫(yī)院中，其檔案信息化水平還比較低，比如一直使用紙質(zhì)為主要檔案資料，電子書和音頻這類現(xiàn)代化檔案資料應(yīng)用范圍相對較小。同時，在醫(yī)院檔案管理的方法上，其基本還處于信息檢索功能的基礎(chǔ)上，未能通過管理網(wǎng)站的建立將資源進行共享。

2 提高醫(yī)院檔案管理效率的策略

2.1 投入必要的現(xiàn)代化管理設(shè)備

先進的管理設(shè)備是確保醫(yī)院檔案管理效率提高的基礎(chǔ)，這需要醫(yī)院正確意識到檔案管理的重要性，并加大其管理設(shè)備的投入。比如在檔案室的設(shè)置方面，其必須配置一個防潮、干燥的庫房，并積極引進相關(guān)現(xiàn)代化管理設(shè)備用于工作的開展，比如智能掃描機、復(fù)印機等，以提高檔案管理的硬件設(shè)施。同時，逐漸摒棄傳統(tǒng)落后的人工輸入方式，改為掃描錄入系統(tǒng)來確保輸入的準(zhǔn)確性和完整性。不僅如此，還可以在醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)內(nèi)引入檔案資料，利用ERP信息管理分析各種資料，利于相關(guān)部門及時共享檔案資料，以為醫(yī)院的教研活動和醫(yī)療服務(wù)等提供參考作用；辦公自動化系統(tǒng)、科室檔案軟件的運用，可以對文檔進行自動分類，并實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理。

2.2 及時更新新的檔案管理理念

醫(yī)院的檔案管理工作要進一步提高，其除了管理人員的努力以外，還需要得到全院醫(yī)療工作者的支持，這需要全院人員首先提高對檔案管理工作的重視，并意識到檔案管理的必要性和實用價值，以積極配合檔案管理部門采集和整理相關(guān)檔案信息。在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中，管理和保管資料并不是檔案管理的唯一工作內(nèi)容，而是需要結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展需求將舊的思想及時轉(zhuǎn)換，通過新管理模式和技術(shù)的引進以滿足新醫(yī)改的要求。例如：防火墻、秘鑰技術(shù)、身份認(rèn)證方式等的運用，是醫(yī)院檔案管理理念創(chuàng)新的體現(xiàn)。

2.3 培養(yǎng)高水平醫(yī)院檔案管理隊伍

醫(yī)院檔案管理工作的效率與管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)有直接關(guān)系，這需要醫(yī)院重視對管理人員業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)，比如通過外派學(xué)習(xí)、進修等方式提高他們的專業(yè)能力，特別是需要重點培訓(xùn)檔案管理人員的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力，包括各類現(xiàn)代化軟件的操作能力，如RFID技術(shù)、OA辦公系統(tǒng)等，以確保管理工作效率的提高。總之，只有管理人員熟悉了工作的流程、操作技術(shù)和模式以后，才能在各個部門的配合下確保檔案管理的統(tǒng)一性。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的引進

隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，醫(yī)院需要正確意識到檔案管理現(xiàn)代化方式的優(yōu)勢，比如通過無紙化方式來存儲影像文件和電子文件等，其不僅能夠有效縮減檔案管理的容量，還能實現(xiàn)檔案信息的資源共享。在傳統(tǒng)的檔案管理中，其全依靠人工手寫記錄各種病例、治療過程等內(nèi)容，一旦工作人員疏忽就有可能造成數(shù)據(jù)遺漏和出錯的情況，而現(xiàn)在只需要一臺電腦就能將這些信息全部進行記錄，效率和準(zhǔn)確性都能有效提高。例如：云計算技術(shù)的運用，可以儲存更多的檔案資料，而數(shù)字化技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的推廣，可以大大提升檔案管理效用。總之，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，其不僅能夠有效確保檔案信息時效性的提高，還能利于分類、整理和查詢，為各個部門應(yīng)用檔案資料，以及醫(yī)院的發(fā)展等做好基礎(chǔ)保障工作。

3 結(jié) 語

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性，加上其本身涉及范圍加大且任務(wù)較重，其需要通過現(xiàn)代化的管理設(shè)備、技術(shù)等提高管理效率。同時，醫(yī)院要重視到對檔案管理人員的定期培訓(xùn)，并提高全醫(yī)院職工對檔案管理工作的意識，以為開展檔案管理工作提供支持。

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