大數(shù)據(jù)思維下建立例外事項小數(shù)據(jù)庫的思考

單軍亭+單昱+單晨+瞿晶珠

摘 要 大數(shù)據(jù)是互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展趨勢，小數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的基礎，二者相輔相成，相得益彰。本文通過探討大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，建立內(nèi)控測試例外事項數(shù)據(jù)庫的目的與意義，簡述用大數(shù)據(jù)思維建立例外事項Excel小數(shù)據(jù)庫的程序和方法，以及數(shù)據(jù)庫的使用方式。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)庫 建設程序

大數(shù)據(jù)思維是目前企業(yè)關(guān)注和熱議的話題，正在影響或改變傳統(tǒng)的企業(yè)模式。運用大數(shù)據(jù)新型技術(shù)從海量的數(shù)據(jù)庫中提取可用數(shù)據(jù)，通過對結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)進行全面、關(guān)聯(lián)和快速分析，精準預測未來發(fā)展趨勢，已成為互聯(lián)網(wǎng)信息時代的共識和不爭的事實。大數(shù)據(jù)的運行，離不開數(shù)據(jù)資源的支持，沒有各類數(shù)據(jù)庫資源的匯集，大數(shù)據(jù)就無數(shù)據(jù)來源。因此，在大數(shù)據(jù)思維下建立相應的小數(shù)據(jù)庫，不僅是大數(shù)據(jù)有效運行的基礎，更是應用大數(shù)據(jù)新型技術(shù)的保障。

一、對數(shù)據(jù)、信息和數(shù)據(jù)庫的理解

百度百科和360百科均把數(shù)據(jù)（data）解釋為，數(shù)據(jù)是對客觀事物存在事實或觀察的結(jié)果和邏輯歸納，是表示客觀事物未被加工和處理、原汁原味的原始素材。數(shù)據(jù)是計算機信息技術(shù)的術(shù)語，是信息的表現(xiàn)形式和載體，可以是符號、文字、數(shù)字、語音、圖像、視頻等。信息是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，數(shù)據(jù)是信息的表達。數(shù)據(jù)本身并無意義，只有對實體行為產(chǎn)生影響時才成為信息，數(shù)據(jù)和信息不可分離。①

筆者認為，數(shù)據(jù)是對各類事物誕生、發(fā)展和消亡等各個時序節(jié)點全過程運行軌跡，用各種各樣能被人和機器等認識、甄別和記憶，用不同的語言文字、影像圖形、符號標識等進行描述匯總和統(tǒng)計分析的一維或多維記錄。單個記錄的匯集可以形成一組或一個緯度，多個緯度的聚集便可形成一個庫。記錄數(shù)量按照“積水成淵、積土成山”規(guī)則，即可形成大、中、小等不同層級的庫。由于記錄的是各種類型的信息，通常這些信息又被稱為數(shù)據(jù)，所以這些信息數(shù)據(jù)記錄形成的庫就被稱為數(shù)據(jù)庫。

不言而喻，數(shù)據(jù)量小的是小數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)量大的是大數(shù)據(jù)庫（介于中間的是中控數(shù)據(jù)庫）。單個或多個小數(shù)據(jù)庫的匯集可以形成大數(shù)據(jù)庫。由此可知，小數(shù)據(jù)庫是大數(shù)據(jù)庫的基礎，大數(shù)據(jù)庫是小數(shù)據(jù)庫的集合，沒有小數(shù)據(jù)庫就形成不了大數(shù)據(jù)庫，沒有小數(shù)據(jù)就形成不了大數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)與小數(shù)據(jù)之間的關(guān)系

網(wǎng)絡技術(shù)的不斷進步和信息載體飛速發(fā)展，為大數(shù)據(jù)的崛起提供了機遇和平臺。數(shù)據(jù)庫是按照一定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，集成、記錄、存儲和管理數(shù)據(jù)資源的倉庫，結(jié)構(gòu)性和非結(jié)構(gòu)性信息層級分明，使用方便、操作簡單。

（一）大數(shù)據(jù)和小數(shù)據(jù)之間存在層級關(guān)系

數(shù)據(jù)庫可以分為三個層級：第一層級是集團層面，處于數(shù)據(jù)庫的頂層；第二層級是地區(qū)公司層面，處于數(shù)據(jù)庫的中層；第三層級是地區(qū)公司所屬層面，處于數(shù)據(jù)庫的底層。大數(shù)據(jù)是小數(shù)據(jù)的集合，集團層面可視同為大數(shù)據(jù)。小數(shù)據(jù)是業(yè)內(nèi)不同部門各相關(guān)數(shù)據(jù)的集成，地區(qū)公司所屬層面可視同為小數(shù)據(jù)。小數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的基礎和來源，沒有小數(shù)據(jù)就沒有大數(shù)據(jù)；大數(shù)據(jù)是小數(shù)據(jù)的匯集，沒有大數(shù)據(jù)，小數(shù)據(jù)就沒有價值取向，二者相輔相成，相得益彰。

（二）大數(shù)據(jù)和小數(shù)據(jù)之間的數(shù)據(jù)取值不對稱

大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)來源于小數(shù)據(jù)，而小數(shù)據(jù)是各行業(yè)部門投入大量的人、財、物資源，把長期積累的各類資源轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資源的結(jié)果，是企業(yè)內(nèi)部勞動成果和辛勤付出的平臺和血汗，一般只限制在有權(quán)限的內(nèi)部使用，不會輕易外傳。由于受考核指標的影響，不同層級的單位上報數(shù)據(jù)時，在考慮和權(quán)衡自身利弊的情況下，基本都會對關(guān)鍵指標進行加工和處理，對下真實可靠，對上卻受到懷疑。這種背景下的大數(shù)據(jù)，因其數(shù)據(jù)取值不對稱，就具有了一定的欺騙性。

（三）大數(shù)據(jù)和小數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)使用都有權(quán)限限制

大數(shù)據(jù)背景下，業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)屬于內(nèi)部資料，一般不會對外開放。業(yè)外人員要想獲得相應的數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過逐級審批，且有限制權(quán)限。比如，人事、財務、合同、采購和審計等部門的非內(nèi)部人員想獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，如同非內(nèi)部人員想查看淘寶、微信、銀行或醫(yī)院等相關(guān)數(shù)據(jù)一樣，一般只能在對外開放的平臺上查看對外披露的數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)都經(jīng)過了加工和處理。要想收集到最原始的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析和預測，必須有相應的權(quán)限，并且經(jīng)過允許。由此可知，大數(shù)據(jù)只是供內(nèi)部有權(quán)限人員使用的平臺，外部想實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘、采集、篩選和運算，用大數(shù)據(jù)分析和預測，基本無能為力。

三、建立內(nèi)控測試例外事項數(shù)據(jù)庫的目的與意義

在大數(shù)據(jù)背景下，集團公司作為國有大型企業(yè)，已經(jīng)建立了一系列的數(shù)據(jù)體系。由于受使用權(quán)限等影響，人事、財務、合同、采購和審計等部門的非內(nèi)部專業(yè)人員一般無法獲取相應的數(shù)據(jù)資料。建立業(yè)內(nèi)小型數(shù)據(jù)庫，能夠擴大非內(nèi)部專業(yè)人員的使用范圍，為非專業(yè)人員提供一個通暢的查詢平臺。由于各業(yè)務之間存在一定的瓶頸，加上內(nèi)部之間互相涉密，系統(tǒng)間使用的框架、平臺和接口不統(tǒng)一，限制了大數(shù)據(jù)分析者運用大數(shù)據(jù)算法進行挖掘和統(tǒng)計分析的能力。在此，筆者以本公司內(nèi)控測試例外事項數(shù)據(jù)為例，簡述建立小型數(shù)據(jù)庫的目的和意義。

（一）梳理存在問題，方便查詢分析

按照內(nèi)控手冊要求，公司每年至少開展一次內(nèi)控測試，查找內(nèi)控體系設計和運行中存在的問題，修訂失效控制，維護內(nèi)控管理手冊。所屬單位完成例外事項整改任務后，大多數(shù)情況下都不會再去翻閱和查看，給日后使用帶來了不便。梳理內(nèi)控測試例外事項，建立數(shù)據(jù)庫可以為后續(xù)的查詢分析提供方便。

（二）提醒關(guān)注事項，避免重復發(fā)生

內(nèi)控測試例外事項數(shù)量是考核內(nèi)控體系運行情況的一項指標，建立內(nèi)控測試例外事項數(shù)據(jù)庫，可以提醒崗位人員及時關(guān)注相關(guān)事項，統(tǒng)計分析和查找存在問題的根源，有利于主管部門結(jié)合實際情況制定切實可行的防控措施，從而避免內(nèi)控例外事項的重復發(fā)生。

（三）防范潛在風險，推進控制執(zhí)行

內(nèi)控測試例外事項的產(chǎn)生是未能按照控制要求執(zhí)行的結(jié)果，內(nèi)部控制的關(guān)鍵是控制對應的風險。產(chǎn)生例外事項說明控制措施執(zhí)行不力或者失效，其對應風險造成的影響，雖然沒有立刻顯現(xiàn)，但確實存在，如不認真對待，潛在風險一旦爆發(fā)，后果和影響或不可估量。內(nèi)控例外事項數(shù)據(jù)庫對應了風險防范和懲處重復發(fā)生措施，為全面提升內(nèi)控執(zhí)行力提供了依據(jù)和支持。endprint

四、數(shù)據(jù)庫建設的程序方法

搭建數(shù)據(jù)庫的方法多種多樣，有系統(tǒng)、有軟件、也有表單。如前所述，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫由于內(nèi)部之間互相涉密，系統(tǒng)間使用的框架、平臺和接口不統(tǒng)一，限制了大數(shù)據(jù)分析者運用大數(shù)據(jù)算法進行挖掘和統(tǒng)計分析的能力。軟件建庫需要學習相關(guān)的專業(yè)技術(shù)，Access也要具備相應技能。相比之下，筆者認為還是Office Excel表單結(jié)構(gòu)簡單、使用方便。這里，筆者以微軟Office Excel為例，簡述本公司內(nèi)控測試例外事項結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)庫的建設程序和方法，其他不同類型小數(shù)據(jù)庫的建立，如人事、財務、合同、采購和審計等方法與此大同小異。

一是設計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，整理統(tǒng)一表格。結(jié)合年度測試情況，根據(jù)需要歸類數(shù)據(jù)內(nèi)容，把各年度例外事項測試層級、測試主題內(nèi)容和領域名稱，例外事項問題及產(chǎn)生原因、問題根源，問題解決措施，重復發(fā)生例外事項懲處措施，提升內(nèi)控執(zhí)行力建議等統(tǒng)計分析內(nèi)容，一并設計納入數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)之中，形成統(tǒng)一的Excel表格，在征求意見的基礎上，修訂、完善數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，整理設計格式統(tǒng)一的內(nèi)控測試例外事項數(shù)據(jù)庫。

二是下發(fā)統(tǒng)計分析通知，指導表格填寫。在公司網(wǎng)頁上發(fā)布關(guān)于開展內(nèi)控測試例外事項分析工作的通知，明確分析期間、范圍、內(nèi)容和上報時間。組織所屬單位開展例外事項統(tǒng)計分析業(yè)務培訓，指導業(yè)務骨干分項填寫相關(guān)內(nèi)容，把建庫要求落實到基層對應部門，自下而上制定問題解決措施和重復發(fā)生例外事項懲處措施，經(jīng)存在問題的對應部門簽字確認后，提交主管領導審核。

三是收集反饋資料，審查對應內(nèi)容。例外事項統(tǒng)計分析業(yè)務主管部門相關(guān)人員在規(guī)定時間收集所屬單位上報的反饋資料，逐一審查對應內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)不符合要求等問題及時溝通并返回修訂，直至全部合格后，把例外事項統(tǒng)計分析表整理匯總為統(tǒng)一文檔。之后調(diào)整表格順序，編制鏈接庫文件目錄。

四是制作VBA窗體，測試運行效果。首先，打開Excel數(shù)據(jù)表，主界面如未顯示開發(fā)工具，可在Office按鈕主菜單下選擇Excel選項，之后選擇常用，然后選擇勾選開發(fā)工具；其次，在主界面點擊開發(fā)工具，之后選擇錄制宏，完成宏錄制后打開開發(fā)工具，左側(cè)點擊Visual Basic，在視圖中點擊工程資源編輯器，在對象下點擊This Workbook，然后雙擊并編程；第三，在主界面插入中選擇用戶窗體，出現(xiàn)窗體和控件工具箱，之后設計窗體，然后雙擊窗體在UserForm1編程；第四，完成編程后設計圖片和文字格式，在主界面運行欄中選擇運行子過程/用戶窗體，出現(xiàn)運行界面后，輸入用戶名和密碼，之后進入查詢導航，然后調(diào)試程序并完成測試。

非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)庫的建設程序和方法與結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)庫基本相同，只是編程、表單引用等更加煩瑣和復雜。

五、數(shù)據(jù)庫的使用方式

為有效防范潛在風險，全面提升內(nèi)控執(zhí)行力，制作完成例外事項統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)庫后，可及時在公司網(wǎng)頁上發(fā)布，所屬單位崗位人員進入查詢系統(tǒng)后，可進行查詢和分析。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)思維下建立例外事項小數(shù)據(jù)庫（內(nèi)控測試例外事項Excel統(tǒng)計分析小數(shù)據(jù)庫），是發(fā)展并應用大數(shù)據(jù)新型技術(shù)的前提和基礎，大數(shù)據(jù)和小數(shù)據(jù)相輔相成，相得益彰。

注釋：①百度百科、360百科。

（單軍亭單位為青海油田企管法規(guī)處（內(nèi)控與風險管理處）；單昱單位為中國石油大學（華東）儲運與建筑學院；單晨單位為青海油田井下作業(yè)公司試油測試大隊；瞿晶珠單位為青海油田社區(qū)管理中心物業(yè)一公司）

[作者簡介：單軍亭（1964—），男，本科，畢業(yè)于北京科技大學工商管理專業(yè)，云南大學經(jīng)濟管理研究生結(jié)業(yè)，高級項目管理師，青海油田企管法規(guī)處（內(nèi)控與風險管理處）業(yè)務部門負責人，研究方向：企業(yè)內(nèi)部控制，綜合風險管理。單昱，中國石油大學（華東）儲運與建筑學院工程力學專業(yè)本科在讀。單晨，大專，石油工程專業(yè)。瞿晶珠，大專，計算機應用專業(yè)。]

參考文獻

[1] http：//baike.so.com/doc/5387430-7565065.html[OL]. 360百科.

[2] http：//baike.baidu.com/link？url=k40A0wYoiB74deIK8UI7sqpkm_xjBpQt4t6jxSj6AlF

ZZ-SOSrx_Y3OjMpvRZCslSGDFXaifIdpySL5MV2UY38CQmTYwqf3lAkl5kQNTYE7[OL].百度百科.

[3] 青山. Excel窗體設計制作方法[OL]. http：//club.excelhome.net/forum.php？mod=viewthread&tid=137671&page=1&authorid=76888，2005-12-02.

[4] 單軍亭，單晨.淺談用大數(shù)據(jù)思維建立內(nèi)控測試例外事項小數(shù)據(jù)庫[J].青海油田企業(yè)文化，2016（2）：61-62.endprint