信息化視角下的工程機械設備采購管理

摘 要 我國工業(yè)高速發(fā)展的同時，我國機械設備也得到了巨大的發(fā)展。工程機械設備是工程施工的一個重要的物質保障，企業(yè)十分重視工程機械設備集中采購管理，以便達到降低成本、增加企業(yè)效益的目的。本文從信息化視角分析企業(yè)需要采取怎樣的有效措施對工程機械設備采購進行管理，從而提高機械設備采購工作的質量，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。

關鍵詞 信息化視角 工程機械設備 采購管理

我國工業(yè)高速發(fā)展，提出了新型工業(yè)化概念，也就是以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化。其在工業(yè)化道路上不僅能提高科技含量和經(jīng)濟效益，還能減少環(huán)境污染、資源消耗以及充分發(fā)揮出人才優(yōu)勢。但是，在企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模持續(xù)擴大，其工程施工工作增多，對工程機械設備的需求也在增多的情況下，企業(yè)采購管理比較混亂，造成一些設備供應不及時、質量不過關、采購成本居高不下等問題。因此，在當前信息化快速發(fā)展的時代下，探究如何結合信息化系統(tǒng)強化工程機械設備采購管理具有重大的現(xiàn)實意義。

一、當前工程機械設備采購存在的問題

（一）缺乏明確的采購管理制度，不能滿足企業(yè)發(fā)展需要

企業(yè)缺乏完整的采購管理體系，各部門工作職責不明確，對采購工作缺乏統(tǒng)一、有效的規(guī)劃，各職工之間缺乏協(xié)同，導致采購工作效率低下。在企業(yè)項目較多和工期緊張時期，經(jīng)常出現(xiàn)施工急需的機械設備未下單而不著急用的卻已采購、重復下單、下錯單等現(xiàn)象。采購前未編制需求計劃或編制不合理，使得采購部無法準確掌握企業(yè)項目所需的機械設備清單、需求時限以及相應品牌要求，無法及時生成一份完整、準確、科學的采購需求計劃。同時，企業(yè)施工安裝部、設計預算以及財務部等的工作效率會直接影響采購工作進度，各個項目的采購信息也無法實現(xiàn)共享。

（二）未完善供應商管理

企業(yè)在供應商的準入、評估和選擇、供應商維護等方面沒有一套有效可行的供應商動態(tài)管理體系。對供應商進行分類管理、分級管理以及動態(tài)監(jiān)管沒能夠發(fā)揮出各自的優(yōu)勢，從而不能實現(xiàn)戰(zhàn)略合作和降低成本的目標。不完善的供應商管理，可能會因在合作中出現(xiàn)問題造成企業(yè)間接的經(jīng)濟損失無法估量，給企業(yè)帶來風險。

（三）缺乏可操作的采購成本控制策略

企業(yè)缺乏可操作、完整的采購成本控制管理策略，無成本分析以及采購計劃。采購工作只著重項目每一次的采購價格是否最低，忽略了與施工安裝有效配合、售后服務等相關產(chǎn)品的隱性價格成本。另外，未與優(yōu)質供應商建立長期合作，造成每一次采購都需要經(jīng)過詢價、議價、招標等流程，致使采購工作事倍功半。同時，采購部注重詢價、議價、簽訂合同以及跟單、催單等事務性工作，未過多參與投標設計方案的前期工作，而采購部的供應資源材料沒有及時提供給設計部，設計師在選擇材料時很少考慮盈利目的，導致很難在該項目成本控制中的范圍內(nèi)選擇合理、合適的供應商，從而增加了項目成本，給企業(yè)帶來了產(chǎn)品供應、性能的風險。

二、在信息化視角下解決工程機械設備采購管理問題的對策

（一）采購管理制度標準化、流程化

企業(yè)實行采購管理標準化、流程化，制定規(guī)范采購的流程以及運作模式，對采購的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)據(jù)化，使之貫穿在采購的整個流程中，從采購計劃、供應商管理、采購機械設備、簽訂合同到收尾工作都對各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進行采集、統(tǒng)計、分析處理等，通過這些數(shù)據(jù)形成圖表，建立采購數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)采購全過程的實時在線監(jiān)管。通過強化信息數(shù)據(jù)的更改傳遞，完善信息化系統(tǒng)，使企業(yè)數(shù)據(jù)能快速轉化為信息，為企業(yè)各部門提供有效的、科學的數(shù)據(jù)支持，使得企業(yè)部門內(nèi)部以及各部門之間信息共享、互通，極大地提高了采購的工作效率、質量和經(jīng)濟效益。另外，梳理采購部的組織架構，結合企業(yè)實際發(fā)展情況明確各個崗位的工作內(nèi)容、職責和職能，統(tǒng)一籌劃好采購相關策略、作業(yè)流程。通過信息化建設，有效、便捷地對供應商們進行調查、評審以及考核，從而能準確維護好合格、優(yōu)質的供應商。制定一套能指導采購工作人員的文件以及相關管理制度，嚴格要求采購人員按照流程執(zhí)行，并及時收集、分析實際采購工作中遇到的問題以及信息化建設過程遇到的新問題，從而使采購制度進一步得到優(yōu)化、完善。通過采購信息化的逐漸完善改進采購管理體制，實現(xiàn)交付質量、成本以及風險的全局把控，使企業(yè)競爭力得到顯著提高。

（二）加強對供應商的管理

隨著企業(yè)不斷擴大生產(chǎn)規(guī)模，項目的不斷增加，采購的規(guī)模也變大了，而這個大采購的最重要的核心工作就是供應商管理，要從源頭上有效規(guī)范采購渠道，保障工程機械設備的供應，保證質量，降低采購成本。通過實地調查、訪問調查等調查新供應商的實際情況，初步地分析和篩選收集的資料，從中挑選出一些基本符合企業(yè)相關要求的供應商，為采購的下一步評估打下基礎。新開發(fā)的供應商和以往的供應商，通過信息化系統(tǒng)的構建，形成有關供應商的品質把控、研發(fā)設計生產(chǎn)和經(jīng)營能力等方面的一個評估指標體系。然后，企業(yè)設計預算部、工程施工部和采購部等部門組成的評定小組根據(jù)供應商實際考核情況打分，采購部匯總整理考核情況，形成供應商評估報告，從而根據(jù)供應商實際考核情況，有效對供應進行管理，提高采購的效率和采購質量，并減少其中的人為干擾因素。另外，根據(jù)分析報告等相關信息對供應商進行分類、分級管理，由于企業(yè)供應商數(shù)量巨大，分散在各地，企業(yè)根據(jù)供應商的不同類別、級別制定相對應的管理方法，重點關注可以重點發(fā)展的供應商企業(yè)。比如凈化安裝類企業(yè)，其所需要的暖通設備、鋼材等的供應商提供的機械設備金額較大，且對企業(yè)具有非常重要的戰(zhàn)略意義，對企業(yè)來說不可或缺，對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的影響也很重大；配電、鋼板等的供應商，企業(yè)應與其建立長期、穩(wěn)定的合作關系。比如電線電纜、標準件等較常規(guī)的材料的供應商，雖然交易的數(shù)量很多，但是金額較小，替換性強，所以對此類企業(yè)就不必花太多的時間、精力，按照實際需求訂購即可。

（三）加強企業(yè)工程項目采購成本控制

企業(yè)凈化工程項目施工的采購成本控制，推行權責發(fā)生制，明確獎罰制度，并將其作為工作考核指標，進而提高采購成本控制水平。在采購前期投標設計過程中，采購人員積極參與，并提供相關機械設備較詳細的市場行情、價格等資料，以便設計預算部及時參考，也可以對選擇合適的供應商提出自己的意見和看法，以防中標之后一些機械設備的供應商趁機抬高價格，提高采購成本。另外，集中進行采購，從而提升采購規(guī)模。企業(yè)可以通過信息技術統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調各個項目的采購任務，對它進行整合，實現(xiàn)更大規(guī)模的采購工作，以便降低企業(yè)單項采購的成本，也為供應商爭取大訂單提供更多的優(yōu)惠條件。

三、結語

以信息化帶動企業(yè)工程機械設備采購高效管理，為企業(yè)決策者提供了數(shù)據(jù)支持，可以使最終的采購結果更接近當前的采購需求，同時保證質量好、報價低以及服務滿意，從而保障企業(yè)工程機械設備采購的效率和效益，提升企業(yè)競爭力。

（作者單位為中國電子系統(tǒng)工程第二建設有限公司）

[作者簡介：張宵瑜（1984—），男，山東煙臺人，本科，中級工程師，研究方向：采購管理。]

參考文獻

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