企業人力資源管理信息系統與人事檔案管理研究

張鈺茗

摘 要 人事檔案真實地記載和反映了企業員工的信息資料，是企業進行人力資源管理的重要參考依據，運用現代化的管理信息系統對人事檔案進行管理，對于提高管理效率和管理質量有著不容忽視的作用，因而在企業中得到了廣泛的應用。本文將論述企業人力資源管理信息系統和人事檔案管理二者之間的關系，并針對當前人事檔案管理中存在的問題提出行之有效的解決策略，以期全面提高企業人事檔案管理的信息化水平，確保人力資源管理信息系統發揮最大的作用。

關鍵詞 企業 人力資源 管理信息系統 人事檔案管理

一、引言

在科學技術飛速發展的背景下，企業也面臨著改革和轉型。現代化、信息化技術的研發和應用為企業的信息化建設提供了強有力的技術支持，人力資源管理信息系統的構建和應用，實現了對企業人事檔案全面、動態的管理，顯著提高了企業人力資源的利用效率，減少了企業的經營管理成本，企業的各項決策也能夠更為迅速地得到落實，為企業的長遠發展提供助推力。

二、企業人力資源管理信息系統和人事檔案管理的關系

企業人力資源管理信息系統涵蓋了企業人力資源管理的方方面面，包括人力資源規劃、招聘、培訓、考核等，是人力資源開發和利用的重要依據。該系統的應用轉變了傳統的人力資源管理模式，充分發揮了計算機與信息技術的優勢，促使人力資源管理向著動態化、信息化的方向發展。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，在人力資源管理信息系統中也占有一席之地，人事檔案是以特定模塊的形式存在于人力資源管理系統之中，集合了企業員工的工作履歷、家庭情況、文化程度等各個方面的信息，為企業員工信息的查詢和使用提供了巨大的便利，能夠顯著提高人力資源管理的效率，減少管理人員的工作量，同時也節約了管理的成本。

三、企業人力資源信息系統中人事檔案管理存在的主要問題

（一）尚未統一人事檔案信息化的標準

隨著我國市場競爭的日益激烈，企業的發展也由單一化向著多元化的方向轉變，企業的下屬機構越來越多，組織層次也愈發復雜，這些都為人事檔案管理增加了難度。為了應對這一問題，企業的分公司往往會設立獨立的人力資源管理信息系統來管理該機構的員工信息，由于各個機構采用的信息化標準不同，所以企業無法對員工信息進行統一的錄入和管理，導致企業資源的利用率十分低下，人事檔案信息化管理不夠規范、嚴謹。

（二）人事檔案信息的利用率低

一般來說，人力資源管理信息系統具有錄入、存儲、查詢、統計等多項功能，這也是人事檔案信息化管理最基本的要求，企業可以根據自身的實際發展需求對人力資源進行開發和利用，為企業生產經營活動的開展以及發展戰略目標的實現奠定堅實的基礎。但企業普遍缺乏人事檔案信息的利用意識，只是單純地將員工信息錄入人力資源管理信息系統中，沒有將系統的功能完全開發出來，致使人事檔案信息得不到充分的利用，嚴重影響了企業人力資源管理的實際效果。

（三）人事檔案信息安全問題

當前網絡安全問題備受關注，網絡入侵和主動攻擊頻頻發生，企業的網絡環境受到了極大的威脅。企業人力資源管理信息系統需要在網絡環境下運行，如果企業對網絡安全的重視度不足，沒有建設完善的網絡安全防護機制，或者企業采用的網絡防御技術較為落后，無法及時發現和處理最新的木馬病毒，那么企業受到網絡攻擊的概率將大幅度提升，人事檔案信息資料的安全也將失去保障。

（四）缺乏高素質的管理人才

人事檔案信息化管理需要既懂信息技術，又懂檔案管理的高水平復合型人才，但是企業的人事檔案管理隊伍在素質、技術、工作能力上都不能滿足人事檔案信息化管理的實際要求，管理人員在使用人力資源管理信息系統時經常會出現種種問題，無法履行人事檔案管理職責，企業的人事檔案信息化建設和使用因而受到了一定的阻礙。

四、加強企業人力資源信息系統中人事檔案管理的有效途徑

首先，加強人事檔案信息化的總體規劃、標準化、規范化工作。企業應依據人力資源規劃、地區政策、人力資源管理信息系統功能模塊等，制定可行的人事檔案信息收集和整理計劃，人事檔案信息在錄入人力資源管理信息系統時，采用國家人事部、中組部頒布的全國統一標準代碼，使人事檔案信息網絡環境中數據庫格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網絡體系結構和信息處理界面等工作實現標準化與規范化。

其次，利用數據挖掘技術對信息系統中的人事檔案信息數據進行挖掘。數據挖掘技術可以從數量龐大、種類繁雜的信息中篩選出對企業經營管理有用的信息，將該技術應用到人力資源管理信息系統中，提取人事檔案的信息，進而對企業未來的發展趨勢加以預測和分析，使企業的決策更加科學、可行，拓寬了企業人力資源管理信息系統的運用領域。

再次，為企業人力資源管理信息系統建設多重防御機制。企業人力資源管理信息系統中人事檔案管理應執行相對嚴格的保密原則，加強人事信息數據的安全控制，建立從網絡層、系統層和應用層面的安全管理體系和安全機制，對管理權限進行劃分，管理人員只能進行權限范圍內的規定操作，以創造安全的網絡環境，提升系統的安全性能。

最后，對管理人員進行專業化的技能培訓，打造高水平的管理隊伍。企業要組織多樣化的培訓活動，對管理人員進行法律法規和人力資源管理相關理論的知識培訓。同時加強計算機技術實踐操作訓練，通過系統的知識灌輸和實踐練習，循序漸進地提高管理人員的綜合素質，確保管理人員明確崗位職責，切實做好人力資源管理信息系統的管理和人事檔案的開發利用工作，從而加快企業的信息化建設步伐，保障企業健康發展。

五、結語

人力資源管理信息系統為企業人事檔案管理的順利實施提供了重要保障，企業應制定統一的標準規范，加強資源的整合利用，并建設多重安全防御機制，定期對管理人員進行培訓，以實現對人力資源管理信息系統功能的開發以及人事檔案的高效利用，確保企業的人力資源得到科學合理的配置和使用，從而為企業的發展貢獻出最大的力量。

（作者單位為青海油田物資裝備公司人事檔案部）

參考文獻

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