科技檔案信息化管理存在的問題及對策探究

摘 要 隨著科技的發展，信息技術被廣泛應用于各個行業和領域，為不同行業的工作提供了諸多便利。對科技檔案進行管理，可以有效地鑒別和篩選科技文件，促進科技文件系統的規范化進程，同時有利于科技檔案更好地發揮其價值。將信息化技術合理地應用到科技檔案管理工作中，可以有效地提高科技檔案的管理效率。但是在許多企業中，科技檔案的信息化管理依然存在著許多問題，阻礙著檔案的有效管理，影響著企業的發展。因此，本文就科技檔案信息化管理存在的問題進行有效分析，并提出相應的解決措施，從而推動企業科技檔案信息化管理的進程。

關鍵詞 科技檔案信息化管理 企業發展 策略

一、引言

科技檔案管理工作包括對檔案資料的收集、整理、統計工作，是有效開發、利用、管理科學技術檔案的專業化工作。將信息技術合理地運用到科技檔案管理中，也就是根據檔案的信息技術要求，通過硬盤和服務器等對檔案信息內容進行保存，在檔案應用時可以直接利用網絡來調取科技檔案信息，使科技檔案信息的利用效率以及使用價值等都得到了較大的提升。科技人員可以通過信息搜索的方式快速找到自己所需的文檔，大大縮短了信息查找所需的時間，提高了檔案的利用效率，促進了科學技術的發展。

二、科技檔案信息化管理的必要性

檔案是一個需要長期保存的物件，必須對它進行適當的保護，以便在需要時可以及時翻閱，查找資料，合理運用檔案中的資料分析與總結等內容，解決現實中所遇到的問題。傳統的檔案儲存方式是建立相應的檔案室，將檔案資料等進行有效的儲存管理。但是這種儲存方式存在一定的風險，如天氣潮濕可能造成紙質檔案因受潮而無法被完好地保存，火災等意外情況也容易造成檔案的損壞和丟失，因此急需對科技檔案進行信息化管理。科技檔案的信息化管理，可以滿足科技檔案復雜的內容要求以及多樣化的管理需求，讓檔案和企業生產更好地聯系起來，促進科技檔案的有效管理和合理應用。

三、科技檔案信息化管理面臨的問題

（一）科技檔案歸檔材料不完整

在實際工作中，工作人員常常把科技檔案的管理工作與文件檔案的管理工作等同化，甚至一些部門僅注重文件資料的收集工作，而不重視科技檔案的管理工作，對科技檔案的信息資料保存較少，對檔案的立卷工作等也不夠規范，檔案使用人員不能快速有效地找到自己所需的檔案，即使找到檔案也難以快速地從中獲得有價值的信息，從而導致科技檔案信息資源的價值大大降低，無法滿足科技人員的使用需求，更無法促進企業的科技創新和經濟發展。

（二）缺少專業的科技檔案信息化管理人才

雖然對企業的科技檔案實行信息化管理有效地提高了科技檔案的應用價值，但是科技檔案信息化管理工作仍然面臨許多問題，如缺乏同時具備檔案管理能力和信息處理技能的高素質人才。專業人才的缺失對檔案的使用效率造成了很大影響，使檔案不能發揮應有的作用和價值。此外，現在許多企業的科技檔案管理部門的人員依然沿用傳統的檔案管理技術，對信息技術沒有正確的認識，也沒有信息化管理觀念，最終導致科技檔案的管理質量得不到提高，影響了科技檔案信息化管理的進程。

（三）科技檔案信息化管理的設備不全

許多企業不重視科技檔案管理工作，對科技檔案管理設施的投入經費也比較少。這些管理設備得不到及時的更新換代，管理工作自然難以進行。設備不全導致企業無法建立科技檔案信息化管理系統，也就影響了科技檔案管理的服務性和開放性，企業內部的資源共享難以實現。而企業不同部門之間的檔案管理軟件也存在很大區別，軟件規格的不統一導致軟件的使用缺乏一定的通用性，難以實現軟件的兼容，從而統一的檔案管理系統也就無法有效建立，阻礙了科技檔案的信息化管理進程。[1]

（四）科技檔案信息化管理制度不完善

由于科技檔案與其他的檔案相比，其專業性和實用性較強，因此科技檔案的類別也比其他類型的文件檔案多。而科技檔案的廣泛性也對檔案的管理提出了更高的挑戰。但是在實際管理中，由于管理制度不夠完善，沒有一個科學、有效、系統的管理方案管理檔案，很容易造成科技檔案的排序材料分類不清、準確性不足、入庫登記不完整、材料區分不清等問題發生，因此檔案信息的完整性、準確性和系統性都比較差，難以反映真實的內容和歷史過程，影響了檔案的使用。

四、推進科技檔案信息化管理的有效措施

（一）加大科技檔案信息化管理的資金投入

科技檔案信息化管理包括服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術和內容。[2]所以，企業要實現科技檔案的信息化管理，就需要企業內部投入大量的資金，用于購買軟件、硬件以及其他服務設備；同時還要構建科技檔案信息化管理的環境以及相應的基礎設施，改善科技檔案管理的工作環境，購置檔案裝具等，以保證科技檔案信息化管理的順利開展。

（二）加強科技檔案信息化管理的人才培養

企業人員應該對科技檔案管理工作有一個正確而全面的認識，并給予科技檔案管理工作足夠的重視。首先要求管理人員制定有效的企業檔案信息規劃，將科技檔案信息化管理列入其中。企業的科技檔案管理部門則應嚴格按照管理要求實施管理計劃。科技檔案管理部門的管理人員必須有極強的專業性，同時具備檔案管理能力和信息技術，企業要對他們進行定期的培訓和能力測試，從而提升他們的業務能力，以便科技檔案管理人員能夠及時了解和掌握最新的科技檔案管理信息技術，促進企業科技檔案的有效管理。

（三）引進現代科技檔案管理設備

科技檔案的信息化管理就是運用現代科技的手段將檔案進行合理的管理。因此，企業必須對檔案管理系統投入足夠的資金，保障系統設備符合最新的科技成果，從而使系統不斷地完善，促進其更好地服務于企業部門。企業需要對管理系統以及硬件、軟件設施進行定期的維護，且維護工作必須由專業的軟件公司的技術人員來進行。檔案管理系統還應具有良好的兼容性，以保障科技檔案卷宗、文件輸入、查詢等工作能夠順利有效地進行，進而實現科技檔案的網絡化服務。

（四）健全科技檔案的法規體系

科技檔案具有法律憑證的作用，能夠作為證明科技信息產權所有者的證據，所以對科技檔案進行有效的管理還涉及知識產權保護的問題。[3]這就需要有關部門和企業建立健全有關科技檔案管理方面的法規體系，進而促進科技檔案的法制化管理，同時促進科技檔案管理部門的依法行政，合理運用檔案管理相關的法律法規，依法實行監督的職能，保障科技檔案的信息化管理。

五、結語

企業應認識到科技檔案管理的重要性，并根據企業本身的發展需求，找到科技檔案管理中的問題，通過加大對科技檔案管理資金的投入、購進新型設備、引入高素質人才、制定相應的管理制度等方式推動企業的科技檔案信息化管理進程。

（作者單位為綿陽市川交公路規劃勘察設計有限公司）

[作者簡介：嚴鴻（1970—），女，大專，館員，主要從事（公路設計文件）科技檔案管理工作。]

參考文獻

[1] 王琴.如何加快科技檔案信息化建設與管理[J].福建電腦，2006（11）：102+112.

[2] 趙國峰.淺析計算機信息化在檔案管理中的應用[J].民營科技，2014（4）：133.

[3] 嚴月英.科技檔案管理與企業信息網絡的關聯分析[J].福建農機，2013（3）：72-73.endprint