我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

李星星

摘 要 隨著當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案在企業(yè)和機(jī)關(guān)單位中占有越來(lái)越重要的作用，其不僅記錄了企業(yè)工作人員的所有信息，在進(jìn)行企業(yè)決策的過(guò)程中也需要發(fā)揮一定的作用。現(xiàn)代人事檔案在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題日益凸顯，導(dǎo)致人事檔案管理效率低下，管理工作質(zhì)量不高，影響企業(yè)的整體發(fā)展。本文主要通過(guò)對(duì)我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代人事 檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

人事檔案中記錄了企業(yè)所有工作人員的學(xué)習(xí)、工作和個(gè)人狀況，并且包含工作人員的獎(jiǎng)懲記錄，對(duì)于衡量其工作能力有重要的作用。現(xiàn)代人事檔案管理工作的開展需要從信息資料的收集、整理和保管做起，并且在必要時(shí)還需要提供給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和部門管理人員進(jìn)行決策，因此做好現(xiàn)代人事檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言具有不可忽視的意義。

一、我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

對(duì)于我國(guó)的現(xiàn)代人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，很多人認(rèn)為只需要將檔案資料收集保存好就能夠完成工作任務(wù)。在實(shí)際開展人事檔案管理工作的過(guò)程中，很多檔案管理人員只是將檔案進(jìn)行分類整理，然后將其放到指定的位置。在上級(jí)查檔和將檔案外調(diào)的時(shí)候按照要求辦事，這種對(duì)管理工作的淺認(rèn)識(shí)極易使管理人員忽視對(duì)人事檔案的嚴(yán)密管理。在部分企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)比較容易忽視人事檔案管理工作的開展，因?yàn)槠洳荒苤苯咏o企業(yè)和公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，也不能為企業(yè)提供技術(shù)支持，這也是導(dǎo)致管理人員對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理認(rèn)知不足的原因。

（二）管理手段落后

現(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該借助現(xiàn)代手段開展工作，但是在實(shí)際的管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)用的人事檔案管理手段還是比較落后。部分企業(yè)沒(méi)有針對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理人員開展技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作停留在表面。人事檔案管理應(yīng)該做好對(duì)檔案的保管工作，但是部分企業(yè)并沒(méi)有設(shè)立單獨(dú)的房間存放人事檔案，甚至在人事檔案的保管地區(qū)沒(méi)有防火、防潮及防盜等設(shè)施，導(dǎo)致人事檔案的管理工作無(wú)法深入開展。

（三）人事檔案管理內(nèi)容質(zhì)量低下

現(xiàn)代人事檔案是反映企業(yè)工作人員基本信息的基礎(chǔ)，檔案內(nèi)容應(yīng)該全面介紹工作人員的個(gè)人信息、工作能力等，但是當(dāng)前很多企業(yè)在建檔過(guò)程中并沒(méi)有收集工作人員的所有信息。部分企業(yè)比較重視工作人員的社會(huì)關(guān)系和家庭狀況，而對(duì)其個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)和思想品質(zhì)等的信息記錄則比較欠缺。企業(yè)要真正發(fā)展起來(lái)，就應(yīng)該明確工作人員的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)能力等，但是人事檔案內(nèi)容管理大多千篇一律，缺乏對(duì)工作人員的實(shí)際考核記錄，影響檔案的真實(shí)性。

（四）信息化程度較低

在當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，在現(xiàn)代人事檔案管理過(guò)程中，也能夠應(yīng)用信息化相關(guān)技術(shù)開展工作。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代人事檔案管理過(guò)程中已經(jīng)得到了初步的運(yùn)用，但是管理人員自身的信息化程度不高，不能充分挖掘和應(yīng)用更多的先進(jìn)技術(shù)。部分現(xiàn)代人事檔案管理人員不能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，只能夠?qū)n案信息和相關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)單地輸入管理系統(tǒng)中，而不能應(yīng)用更高水平的管理手段，導(dǎo)致現(xiàn)代人事檔案管理工作效率得不到提高。

二、提高現(xiàn)代人事檔案管理質(zhì)量的對(duì)策

（一）提高對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理的認(rèn)識(shí)

做好現(xiàn)代人事檔案管理工作的前提是加深對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，這樣才能根據(jù)現(xiàn)代人事檔案管理的特點(diǎn)開展相關(guān)工作。人事檔案是反映企業(yè)內(nèi)部工作人員信息的基礎(chǔ)，也是企業(yè)了解和任用人才的重要依據(jù)，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理人員應(yīng)該提升對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)者需要加大對(duì)人事檔案管理的人力和資金投入，根據(jù)現(xiàn)代化發(fā)展的特點(diǎn)加強(qiáng)管理設(shè)備的配置，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的宣傳，全面提升企業(yè)工作人員對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。

（二）提高管理人員的專業(yè)技能

管理人員作為人事檔案管理的主體，其專業(yè)能力和素質(zhì)直接影響人事檔案管理工作的開展。作為新時(shí)代的管理工作者，現(xiàn)代人事檔案管理人員需要熟練使用多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)。企業(yè)可以通過(guò)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)增強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技能，使其能夠適應(yīng)企業(yè)的崗位應(yīng)用。管理人員在開展管理工作的同時(shí)要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)，吸取失敗的工作教訓(xùn)，積累經(jīng)驗(yàn)，以自身的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)為基礎(chǔ)，提升現(xiàn)代人事檔案管理工作效率。

（三）完善管理工作制度

任何行業(yè)的管理工作都需要有相關(guān)的管理制度作為基礎(chǔ)依據(jù)，才能降低管理人員在工作過(guò)程中的隨意性。現(xiàn)代人事檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，在沒(méi)有管理制度的情況下，管理人員就不會(huì)被約束，難免使其管理行為和思想出現(xiàn)偏差。企業(yè)需要制定和完善現(xiàn)代人事檔案管理制度和條例，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)培養(yǎng)管理人員的人事檔案管理意識(shí)。最重要的是，管理人員在開展工作的過(guò)程中需要嚴(yán)格遵守我國(guó)《檔案法》，國(guó)家也需要加強(qiáng)對(duì)《人事檔案管理法》的落實(shí)。提升人事檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和使命感，對(duì)于違反人事檔案管理制度和條例的工作人員需要給予相應(yīng)的懲罰，從而規(guī)范管理工作的開展。

（四）建立信息化管理系統(tǒng)

信息化管理系統(tǒng)的建立能夠使管理人員充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展相關(guān)工作。當(dāng)代人事檔案內(nèi)容繁多且復(fù)雜，涉及企業(yè)內(nèi)部工作人員的方方面面，管理人員在工作過(guò)程中難免出現(xiàn)疏漏。信息化管理系統(tǒng)的建立則能夠簡(jiǎn)化管理流程，企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展方向制定科學(xué)合理的人事檔案管理系統(tǒng)，將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到管理系統(tǒng)中，提升人事檔案管理的連續(xù)性，簡(jiǎn)化管理操作。人事檔案管理人員在錄入企業(yè)內(nèi)部工作人員的相關(guān)信息時(shí)，就可以應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)更新和補(bǔ)充，從而提升人事檔案管理的實(shí)效性。

三、結(jié)語(yǔ)

雖然我國(guó)的現(xiàn)代人事檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，但是企業(yè)可以通過(guò)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)、提升管理人員的專業(yè)技術(shù)等提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。企業(yè)要針對(duì)人事檔案管理建立相關(guān)的制度，增強(qiáng)管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，并且建立信息化管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化操作流程，提升我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理工作的效率。

（作者單位為中山市東鳳鎮(zhèn)流動(dòng)黨員管理服務(wù)中心）

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