人事檔案的管理還需進一步規范

章嶺

2014年10月，中央組織部發文在全國開展了干部人事檔案專項審核工作。筆者于2015年1月～2016年4月作為業務骨干參加了干部人事檔案專項審核工作，經審核機關單位或事業單位干部、職工人事檔案幾百份后，有以下幾點思考：

一、人事檔案中存在的問題及產生的原因

組織部門對領導干部的選拔任用，在年齡、學歷、工作經歷等多方面都有明確和具體的要求，有些條件不夠的干部為了“占位子”“爭帽子”，修改檔案年齡、工齡、工作經歷。領導退居二線也有具體年齡限制，很多干部為爭取提拔、延長任期，往往不擇手段改小年齡，以至于出現部分干部的履歷推算結果顯示，讀初中時就已參加工作計算工齡等怪象。

（一）出生時間方面

處級干部和科級干部的出生時間有的比較復雜，有1個人有6個出生時間。其中為了參加工作或當兵，將出生時間填大和填小的比例比較大；有的出生時間涂改嚴重，其中1人涂改10處。履歷表出生時間時大時小，想寫多大就寫多大，沒有責任感和原則性。一般干部的出生年齡前后比較一致，特別是工齡比較短的。

當兵、招工、入黨不到年齡就改大，當兵、轉干、提拔超過年齡就改小。可以看出，想改年齡的都是因為有利害關系。

（二）參加工作時間方面

工資表中有參加工作時間早于勞動人事部門批準時間或畢業分配時間，有的是因為人事勞資經辦人對自己的參加工作時間隨意修改、刻意而為；有的是經辦人未認真負責導致的；有的是知青的相關材料未及時進檔；有的參加工作時間無相關的審批批復材料佐證。

行政事業單位職工參加工作時間直接與工齡掛鉤，工齡與工作工資檔次掛鉤，最后與退休時工作年限對應的工資檔次掛鉤。有時還與提拔必須滿足的工齡條件掛鉤，這也是與個人實際經濟利益息息相關的。所以，才會有填寫參加工作時間越來越早的現象。

（三）學歷學位方面

把在職教育填為全日制學歷。主要是一些干部在部隊、省委黨校、江西行政管理干部學院、國外一些院校等全脫產學習獲得的在職學歷容易混同為全日制學歷。但未涉及個人實際經濟利益，所以沒有產生具體影響。對干部任免有影響，未發現造假現象。

（四）工作經歷方面

第一，破格提拔材料無相關審批、批復材料。

第二，試用期未滿或已滿，但未進行考察就進行崗位變動。

第三，單位聘用、工作變動無相關部門聘用、調動審批材料。

涉及工作經歷的要翻看、審閱全部的檔案材料。檔案中普遍存在材料缺失的情況，反映出過去干部人事檔案管理不細致、不規范，材料進檔不及時。

二、有關部門三齡兩歷的認定依據材料前后不一致

相關組織部門先后下發了干部檔案材料補充原則和方法、專項審核工作問答、信息認定工作問答作為此次人事檔案專項審核的依據。

但前后認定材料對同一件事情的認定不一致。比如參加工作時間，開始以勞動人事部門的審批時間為準，后面又以轉正定級工資表上認定的參加工作時間為準。又如開始的認定依據材料說明出生時間最早、最先為依據，后面認定材料又說如最早、最先的出生時間是入團材料中顯示的時間且是孤證、材料年齡沒有涂改的允許提供更早的戶籍或學籍材料，那么出生時間以后者材料來認定。

筆者認為，出生年月的確定應該以初、高中學籍建檔時填寫的出生時間為準，而不應該以落款時間來確定是否為最早、最先。

三、對相關規定、政策的執行差異

每個部門的專項審核工作實施方案，由于具體操作者對審核的實施方案、檔案整理、檔案審核依據材料的解讀、理解不同，執行起來就存在差異。

四、對人事檔案管理的建議

第一，統一各類檔案材料的表格格式、名稱、紙張大小。由于之前各種檔案材料表格格式、名稱、紙張大小沒有統一，所以整理歸類起來比較亂，有的登記表放1類，有的是放9類。經過對比，筆者認為，不要單純按照材料的名稱來分類，而是要看其是否有審批、身份變化。比如有的士兵登記表看名稱好像是1類，實際上里面內容是接受新兵和授予軍銜的審批，應該放在9類；單純看來，職工登記表放1類，但有勞動人事部門審批同意的職工登記表也應該放在9類。所以，我們應該按照檔案整理的分類統一各類檔案材料的表格格式、名稱、紙張大小。

第二，職工履歷表應和干部履歷表應是相同的內容和格式。職工履歷表格信息內容過于簡單，特別是工人身份的職工家庭成員信息不夠具體。筆者認為，這是對工人身份職工的歧視。另外，機關、事業單位崗位設置后，工人身份的職工也可以到干部管理崗位。因此，建議職工履歷表和干部履歷表填寫內容、格式應相同。

第三，解放軍院校和地方院校的學生學歷材料和認證應該統一。軍隊院校學歷材料與地方院校的學歷材料不一樣且要經過專門認證才承認，學信網上查詢不到。材料和認證標準不一，不利于管理和快速查證。

第四，年度考核表的填寫需規范。其實，年度考核表最應該體現職工的工作經歷，但實際上絕大多數是填寫大話、套話，年度在什么崗位也不書寫清楚，怎么清楚工作情況呢？比如一年中有崗位變化要特別說明（含借調）具體的時段。

第五，學歷檔案材料的排序應當按照學歷層級來排序整理。對于專科學歷的在實習期就報考本科學習被錄取的，本科還未畢業就報考研究生被錄取的，他們的學歷材料歸類應該按照學歷的層級進行整理，而不是簡單地按照檔案材料的形成時間來排序整理。

第六，檔案的裝訂和整理（含改版）要有前瞻性，不能2年一小整，5年一大整。筆者在人事崗位斷斷續續不過幾年，就經歷了三次改版，耗費了大量的人力、物力、財力。因此，檔案整理具體要進檔材料、歸類盡量詳盡，不要有容易產生歧義的地方。

第七，任免表中現任、擬任的職務級別要注明。因為單位在變遷中可能存在單位行政級別的變化，筆者原所在的單位行政級別就有從副處到正處再到副廳的演變，所以具體時間不同，同一職位的級別不一樣，有時是副科、有時正科，后來又是副處。因此，需要在現任、擬任崗位后面注明行政級別。

第八，建議崗位考核和調整工資兩年一次，相應工資提高的幅度。因為職工多的單位，工資調整經辦人員工作量比較大，對檔案材料歸檔整理比較麻煩。設想一個參加工作30年的職工，年度考核和工資表至少60張，加上其他材料，檔案盒都裝不下。

第九，檔案管理人員最好專職并予以一定的經濟補償。比如兼職也最好是人事專員——經辦工資、職稱、年度考核等與人事檔案材料有關的人員。年終要及時提醒涉及檔案歸檔材料的崗位工作人員是否有相關的材料要移交人事檔案室。

由于檔案材料年代久遠，細菌、螨蟲較多，對手和臉部皮膚有侵害。建議可以參照其他的崗位津貼給主要人員予補貼60元/月的經濟補償。

第十，環環相扣檔案管理的各個環節。從檔案管理人員的選配、材料的進檔、檔案整理流程、檔案管理的流程、管理責任和造假責任的追究等方面都要有相應的機制。

（作者單位為江西省高速公路聯網管理中心）endprint