探討企業檔案管理的制度建設

摘 要 在企業的發展過程中，完善企業檔案管理制度、規范企業管理工作是非常重要的，做好這兩項工作有利于推動企業的快速發展。本文就企業檔案管理的制度建設進行了詳細的探討與分析，并提出了有效的管理措施。

關鍵詞 企業檔案 管理 制度 建設

一、引言

比較先進的管理制度對于企業的快速發展有著很強的推動作用，它不僅能很好地改善企業的工作環境，還能提升企業的生產效率和經濟效益。所以，想要更好地發展自己的企業，就必須開展現代化建設。開展現代化建設就要求企業的管理制度與時俱進，打破一成不變的模式，要建設一套規范、合理且完善的管理制度，這樣才有利于企業的發展與建設。

最近幾年，由于我國不斷改進與發展企業的機制、業務組合等，企業的組織結構、員工和管理人員的管理模式等都發生了很大的變化。要想讓企業的傳統化管理與現代化管理互相融合，管理人員必須加快完善各項管理制度，在做到與時俱進的同時不影響公司內部的正常運行，所以也需要加快優化管理制度的速度。

二、建設現代企業檔案管理制度的重要性

在企業正常發展的過程中，是非常需要檔案工作進行輔佐的。在筆者看來，企業剛剛開始運行時，也就同時開始了檔案管理工作，所以企業的發展與企業的檔案管理工作具有不可分割的關系。在市場經濟條件下，企業將面對更加復雜的形勢，不僅在企業的平時管理中與日常的生產活動中要應用到檔案管理工作，在與其他企業發生經濟糾紛案時還能夠維護自身的合法權益。所以，企業檔案管理制度是企業在未來的發展過程中不可或缺的一部分，建立一個完善的檔案管理制度也是保證企業快速發展的必要條件。

第一，檔案管理制度的不斷創新能夠促進企業的持續發展與改革。檔案就是企業保留重要信息的一個具體依據。

第二，市場經濟體制的建立，使社會對企業的檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，同時也對企業的發展起到了很大的推動作用。

第三，現代化的企業制度對檔案管理制度的要求越來越高，所以企業的檔案管理部門要努力探討檔案管理工作的新思路，然后對企業檔案管理制度進行相應的改革，讓企業檔案管理制度最大限度地配合企業的發展。

三、現代企業檔案管理制度的作用

第一，隨著市場經濟體制的不斷深入，現代企業檔案管理制度更要將檔案化為公司的情報、信息，以便更好地為公司服務。各個企業不盡相同，每個企業都有自己的經營與發展模式。同理，每個企業的檔案管理制度肯定也是有所區別的，企業一定要根據自己的實際情況，改變傳統的檔案管理制度，制定一個全新的現代企業管理制度，并且一定要與公司的發展相契合。同時，還要不定期地更新檔案管理制度，只有這樣才能真正做到與時俱進。

第二，隨著企業的不斷發展與建設，檔案的記錄內容也是千變萬化的，一些檔案的基礎設施比較薄弱，而且相對落后，導致一些必要的工作無法開展，這些落后的檔案一般都處于比較封閉、偏僻的位置，所以在進行檔案資源共享的過程中就會出現問題。這些問題需要企業檔案管理人員引起重視并加以解決，使開展檔案資源共享時企業不會再受到這些問題的困擾，最終實現公司檔案制度的有效應用。

第三，現代企業的檔案管理制度一定要遵循“統一領導、分級管理”的原則。檔案管理制度為企業提供了很多能夠促進企業快速發展的制度，現代化的企業檔案管理制度更加規范化、科學化、標準化，能夠極大地提升企業的市場競爭力。

第四，現代企業檔案管理制度還會引進一些效益觀念，對企業內部用價值計算的服務水平，有利于企業制定合理的發展經營路線，更好地建設檔案管理的信息化制度。

四、如何建立現代企業的檔案管理制度

第一，現代企業檔案管理制度是現代企業管理的重要內容之一，是整個企業發展與管理的主要依據。檔案工作中所記錄的內容可以為企業的生產與建設、宣傳與培訓等方面提供很重要的數據或者參考，由此可以看出企業的檔案管理制度發揮了重要的作用。所以，企業應該針對檔案工作傳統的管理方式、目標對管理方案進行相應的修改，努力完善企業檔案管理制度，盡可能建立一個規范、科學且可持續發展的企業檔案管理制度。

第二，企業的綜合管理部門一定要加強對企業檔案管理建設的重視程度，專門設置一個部門來開展檔案管理工作，實施對企業檔案的完善管理。相比以前，企業檔案管理制度已經發生了很大的變化。企業一定要摒棄傳統的思維方式，樹立一個新的觀念，那就是認定檔案工作是直接為企業的生產與經營服務的，要重視企業的檔案管理工作，要對檔案管理工作進行重點強化與落實。在做好平時應該做的工作的同時，一定要注意改革與發展檔案管理制度。另外，還要時常征詢企業工作人員的意見，然后根據群眾意見對檔案管理制度進行合理的改造與完善，這樣才能提升企業在市場中的競爭力。

第三，企業要強化檔案的管理工作，盡快改造與發展檔案的服務體系，企業要能夠自主決定檔案的保存或者銷毀。相應地，企業管理人員要改善檔案的服務條件，發展檔案的服務領域、改造檔案的服務體系，要盡量滿足新形勢下企業所需的條件，更好地配合企業的改革與發展。

第四，現代社會經濟發展迅速，科學技術日新月異。為了讓企業適應新形勢下的發展機制，一定要通過分析新形勢的發展特點，然后結合檔案管理制度的發展與改革制定一個科學、安全、有效的應急處理辦法。對一些紙質檔案進行數字化的改革與管理，完善企業檔案管理，加大企業對檔案管理的資金投入，最大限度地完善企業檔案管理制度。同時，還要經常對其進行檢查，以免出現問題。另外，企業要加強對檔案管理工作人員的管理，制定嚴格的審查制度，必須持證上崗，不收兼職工。定期組織企業的檔案管理人員進行相關知識的培訓，使工作人員與時俱進，了解最新的企業檔案管理知識。只有這樣才能更好地開展檔案管理工作，才能夠更好地促進企業的改革與發展。

第五，想要進一步加強企業管理制度的建設，就必須從優化“管理層”入手。要提高管理層人員對企業檔案管理的重視程度，增強管理人員的檔案管理意識，在企業內部樹立一個“檔案是企業的資產，具有實用效益”的整體觀念。在提高管理層對其重視程度的同時，相應地還要提升檔案員的綜合素質，嚴格要求檔案員并時常對其進行培訓，使檔案員掌握的技術能夠與時俱進。另外，還要保證檔案室的信息完整、豐富、正確，并便于各個職能部門隨時查閱，開闊管理人員的視野。

五、結語

建立一個完善的企業檔案管理制度是為了讓企業的檔案管理制度更加系統化、標準化和程序化，使企業檔案能夠更加受企業管理人員的重視，形成一個完善的管理制度。有了企業檔案管理制度之后，企業管理也會更加方便、有效率。所以，想要更好地發展和壯大自己的企業，必須開展企業的現代化建設，要將企業檔案管理制度進行統一指揮、分級管理，這樣才有利于企業的發展與建設，同時還能提升企業的市場競爭力。

（作者單位為中鐵二局集團有限公司檔案館）

[作者簡介：吳靜（1979—），女，本科，工程師，主要從事檔案管理。]

參考文獻

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