衛生事業單位人事檔案管理及電子化應用

徐寧蕾

摘 要 隨著社會經濟的發展，現代化、科技化、電子化時代的到來，我國各行各業的工作逐步向電子化轉變。我國的衛生事業單位是城鄉的基礎設施，是人們身體安全的保障，其事業單位的人事檔案較其他檔案相比具有較大的利用價值與保存價值。在企業發展過程中，檔案管理是企業行政管理的重要內容，是單位任用人員的重要依據，也是人事工作者做好本職工作的關鍵。[1]信息時代的發展，作為時代發展重要體現的電子人事檔案逐漸應用于各大企業中，大大減少了檔案管理人員的業務量，提高了人員工作效率，增加了人事檔案管理的精確度。本文主要分析了電子檔案在衛生事業單位的應用，體現了我國檔案管理的發展與壯大。

關鍵詞 衛生事業單位 人事檔案管理 電子化應用

一、前言

社會的發展，網絡的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據。[2]在衛生事業單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術在人事管理中的應用，提高檔案管理的效率，體現電子信息化技術的價值，值得探討。

二、衛生事業單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業性，人事部門應重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現的問題。在衛生事業單位中，因為人員調動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛生事業單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續配備不齊全、手續不完備等問題。

某些醫院注重藥物管理工作，注重對醫生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫院負責人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現疏漏，直接導致了醫生升職時評判的片面性，導致某些優秀醫生對醫院不滿而出現跳槽等現象，幸好醫院管理者及時認識到問題的嚴重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫院的各方人事調動以及醫生升職等提供重要依據，醫院也因此而更上一層樓。

三、衛生事業單位人事檔案管理現狀

（一）人員不足現問題突出

在我國多數地區的衛生事業單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛生事業單位內部醫生、護士以及其他部門人員來講人數可忽略不計。在一些較小的衛生事業單位中，多數人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠專注。多數人事部門的檔案材料無人整理、無人監督，甚至出現人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業務技能水平普遍偏低

嚴格來講，人事檔案管理工作是一門專業性較強的工作，其對閱卷的規范、閱卷質量等要求較高。多數衛生事業單位因對人事管理方面的不重視，導致人事部門人員變動較為頻繁，導致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術水平不足，后期亦未受到專業化的培訓，造成管理檔案的人事技術水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數據的準確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會經濟的發展，人事管理制度也在逐漸進行改革創新發展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發展卻仍顯欠缺。據調查，目前我國多數衛生事業單位的人事檔案管理仍然是較為傳統的紙質管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發達城市的大型衛生事業單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經進入信息化管理時代，電子化、科學化、規范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛生事業單位以及各企業的當務之急。

四、衛生事業單位人事檔案管理電子化應用分析

（一）在衛生事業單位建立電子檔案的必要性

在衛生事業單位之中，單位的衛生系統是一項較為復雜的系統，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛生事業單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質檔案轉化為電子化數據，方便管理人員管理的同時節省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數據庫存放檔案外，也應對衛生事業單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應用

在人事檔案管理中，相關檔案管理者可以利用計算機網絡將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫生也可根據心腦科、骨科等從事職位進行分類，節省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網內部進行資源數據的共享，當領導或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網查找，增加檔案透明度的同時，對數據庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應用中的風險

在電子化廣泛應用于人事管理檔案后，為企業部門帶來便利的同時也帶來了一定的風險。其一，網絡的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學以來的成長歷程、學習經歷、工作經歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網絡而存在，雖然壓縮了紙質檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網絡也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網絡的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風險控制在一定范圍內，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛生事業單位人事檔案管理的發展提供保障。

五、結語

隨著社會的不斷發展，各企業對人事檔案管理工作提出了更高的要求，電子化發展勢在必行。總而言之，事業單位的人事檔案管理工作以及電子化應用已經成為社會各界人士共同考慮的問題，并將其實施在各種事業工作中，尤其是衛生事業單位這一人事變動復雜的單位。電子檔案的廣泛應用是時代進步的具體體現，為衛生事業單位提供詳細的信息，促進其更好的管理，促使工作順利進行，助推衛生事業單位良好的發展。

（作者單位為兗州區新驛中心衛生院）

參考文獻

[1] 徐楊.淺談衛生事業單位人事檔案管理及電子化應用[J].科技致富向導，2013 （27）：193.

[2] 劉青青.衛生事業單位人事檔案管理工作淺析[J].人力資源管理，2013（6）：252.

[3] 江歆.淺析衛生事業單位人事檔案資源的信息化管理[J].華東科技（學術版），2013（1）：53.

[4] 顏彬.淺談加強事業單位人事檔案管理工作的新思路[J].黑龍江史志，2015 （9）：78.endprint