基于大數據時代電子文件管理問題的思考

摘 要 隨著計算機和網絡技術的快速發展，人類已進入了信息化時代，人們的生活和工作中充斥信息化技術，而電子文件管理作為人們工作中最重要的管理環節之一，也在不斷朝信息化的方向發展。傳統的紙質文件已逐漸被更加節能和便捷的電子文件所代替，不僅有效提高了電子文件管理的質量和效率，同時其產生的電子文件還是電子商務、政務以及各類電子化業務的基本工具，對促進企業發展和社會進步具有非常重要的作用。但是目前大多數人對電子文件并未引起足夠的認知和重視，且未建立科學有效或高效的電子文件管理體系，導致部分電子文件未得到妥善保存和管理，從而出現失存、失用、失密、失控等現象。這不僅不利于企業和社會的發展，且可能引發多種社會風險，因此我們需高度重視電子文件的管理問題。

關鍵詞 大數據時代 電子文件管理 問題

電子文件包含視頻、音頻、文字等多種形式，因此其不僅能有效反映信息化實踐活動的完整過程，同時也可作為信息化實踐活動中產生的重要憑證，而實踐活動憑證的基礎是保證電子文件內容的真實性和完整性。但是在實際過程中管理人員操作、系統自身以及外界侵襲因素的影響，導致其在管理過程中會出現各種各樣的問題。因此，我們要明確在當前大數據環境下，電子文件管理存在的問題，并探究有效的應對策略，才能確保電子文件管理的有效性。[1]

一、大數據時代電子文件管理的現狀分析

（一）未制定完善的電子文件管理規章制度，致使文件管理分散無序

在實際工作中，絕大多數單位的電子文件缺乏有效和科學的管理，并且有不少單位甚至未制定或建立規范的電子文件管理規章制度，導致電子文件的收集、整理、歸檔以及保存等無專人負責，也就無法保證電子文件的有效性、完整性和真實性。在實踐過程中，電子文件管理分散無序的主要表現為大量的視頻文件、數碼照片、多媒體文件、音頻文件、文檔文件散存于單位信息系統的各處，并且未經加密處理，單位各工作人員可對單位信息系統中的電子文件進行拷貝、修改或刪除，有不少數據庫文件在自動更新的過程中存在丟失以往記錄的現象。

電子公文一般都是暫存于文件起草者的計算機硬盤中，而文件在修改過程中，有不少文件會覆蓋原來的稿本。[2]

（二）電子文件流失現象嚴重

若電子文件沒有通過有效路徑和方法保存和管理，即使文件外觀保存下來，也會導致文件內容無法讀取，一些具有時代特征的載體信息將會完全丟失。例如，大多單位文件管理部門會利用軟盤存儲單位大部分的電子文件資料，而隨著機器設備的不斷更新和進步，新型的光驅會逐漸代替原有的軟驅，若沒有可讀的機器，將無法讀取原軟盤上儲存的信息，導致最后不得不棄用或銷毀。又如，采用移動硬盤存儲館內的電子文件，而移動硬盤一般需半年充電一次，才能有效保證其可用性和可讀性，若管理人員管理不善或發生充電遺漏，將會對移動硬盤的性能產生嚴重的影響。

（三）安全管理意識薄弱，無法保證文件證據效力

電子文件是單位或機構開展電子商務、政務及業務活動產生的憑證性記錄，因此其不僅能作為單位和機構順利開展業務活動的基本支撐工具，同時也是證明單位和機構業務活動合法性的重要憑據。但在實際工作中，生成和使用的大量電子文件管理未得到管理人員的重視，或是其管理方法錯誤，從而導致電子文件失去原有的可信度和證據效力。[3]而任何單位或機構的重要電子文件一般都需要進行加密以防單位重要機密發生泄露，否則將會給單位或機構帶來不良影響。例如，企業設計人員帶有設計方案的筆記本電腦丟失，且其設計方案未經加密處理，一旦被他人開啟，則會導致設計方案資料失控，給自身和企業造成嚴重的損失。

二、提高電子文件管理質量的對策

（一）不斷增強單位工作人員的電子文件安全管理意識

導致我國電子文件管理問題的思想根源是人們的思想觀念陳舊落后，在信息化技術不斷發展的今天，仍有不少單位和個人認為將電子文件打印成紙質文件，就能有效保證文件的證據效力，殊不知電子訂單、電子郵件內容等打印成紙質文件后，計算機元數據卻發生損壞或缺失，仍會導致信息不完整，最終紙質文件也不具有法律效力。因此，為保證電子文件管理的質量，需不斷加強人們對電子文件的認識，樹立安全管理意識。[4]

（二）加強行政部門與業務部門的銜接，避免管理工作脫節

行政部門負責單位電子文件的收集、整理和保存工作，而業務部門則是參與單位電子商務、政務及業務活動的部門，因此規范業務部門對電子文件記錄的流程，有助于保證電子文件的真實性和可靠性。但在實際工作中，受自身利益、職責以及專業能力不同的影響，業務部門對電子文件的記錄存在較大的不足。所以，行政部門與業務部門需協同做好單位電子文件的銜接工作，避免在電子文件管理工作中出現嚴重脫節或管理空白現象。

（三）建立統一的標準規范，對電子文件進行集中管理

文件管理工作的基本原則和優良傳統是集中統一管理。所以，在實踐管理過程中，單位電子文件管理人員需從電子文件管理過程的各個階段相互關聯、相互轉化、相互影響，形成一套完整的管理流程，才能有效保護所管理的電子文件。并且現階段要盡可能實現電子文件管理標準和范圍的統一，避免各自為政，才能保證電子文件的共享性，同時達到標準化的要求。

（四）不斷培養電子文件管理人才

有資料顯示，在專職電子文件人員隊伍中，管理人員的整體專業水平較低且專業的管理人才較少。因此，培養管理人才也是我國各單位在發展過程中需重點關注的內容之一。單位可通過加強對現有管理人員的培養，如定期開展相關的業務培訓、技能培訓等方法，不斷增強管理人員的計算機實操能力和對電子文檔加密技術的應用能力。單位還需不斷引進新的管理人員，新的管理人員需具有較強的專業素質和管理能力，才能保證管理人才隊伍不斷發展壯大。[5]

三、結語

大數據時代，電子文件的應用給人們的生活和工作提供了極大的便利，不僅有效避免和減少了紙質文件所需的紙張，從而符合我國可持續發展的戰略，同時其還能有效提高文件管理的效率和質量。與紙質文件相比，其還具有存儲時間長、存儲方便等優勢。但是在管理過程中受文件操作人員以及設備性能的影響，電子文件管理出現了分散無序、流失現象嚴重、無法保證文件證據效力等問題。因此，需不斷強化單位工作人員的電子文件安全管理意識，加強文件管理部門與業務部門的銜接，避免管理工作脫節，建立統一的標準規范，對電子文件進行集中管理，同時不斷培養電子文件管理人才，只有這樣才能真正提高電子文件管理的質量。

（作者單位為東莞市路橋投資建設有限公司）

[作者簡介：杜昆璉（1977—），女，廣東東莞人，本科，政工師，研究方向：政治思想。]

參考文獻

[1] 馮文杰，李志強.應盡快完善電子文件長期保存的標準體系[N].中國檔案報，2014-04-24.

[2] 王健.電子辦公環境中文件管理原則與功能要求（中英雙語）[M].北京：中國人民大學出版社，2012：156.

[3] 馬林青. InterPARES電子文件長期保存政策框架及其啟示[J].檔案學研究，2012（5）：59-62.

[4] 薛四新，黃萃.云計算環境下電子文件管理研究綜述[J].北京檔案，2011（09）：25-27.

[5] 劉越男.我國電子文件管理的現狀、問題與對策[J].電子政務，2010（06）：10-16.endprint