科技檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行問題的解決方案

史盛蘭

摘 要 科技檔案主要記錄了科學(xué)活動(dòng)的開展情況，因而有效的管理科技檔案不僅有助于后期參考，同時(shí)也有助于記錄科技的發(fā)展情況。對社會中每一個(gè)部門而言，科技檔案管理工作都是十分有必要的。在科技迅速發(fā)展的背景下，科技檔案越來越多，科技檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)、更新、備份、還原時(shí)，出現(xiàn)了一系列問題，這不僅影響了科技檔案管理的效率，同時(shí)也影響了科技檔案的全面性與真實(shí)性?；诖?，本文重點(diǎn)針對科技檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行存在的問題提出幾點(diǎn)解決方案。

關(guān)鍵詞 科技檔案 管理系統(tǒng) 解決方案

一、前言

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛普及，當(dāng)前各單位積極使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)，在一定程度上也使用計(jì)算機(jī)開展科學(xué)活動(dòng)。隨著我國現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的逐漸推進(jìn)，社會中科技建設(shè)項(xiàng)目越來越多，造成科技檔案數(shù)量越來越多、種類越來越繁雜，傳統(tǒng)使用的手工檔案管理手段無法滿足社會需求，因而建立了管理系統(tǒng)，借助自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案系統(tǒng)進(jìn)行科技檔案管理。本文結(jié)合當(dāng)前該管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，詳細(xì)分析了該管理系統(tǒng)運(yùn)行問題的解決方法，這有助于社會發(fā)展。

二、科技檔案概述

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，它主要是指在基本建設(shè)自然科學(xué)研究以及生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)中形成的證書、圖表、圖紙、聲像資料、文字材料以及計(jì)算材料等。這些資料不僅是我國進(jìn)行相關(guān)科學(xué)活動(dòng)的有效記載，同時(shí)也是眾多科學(xué)技術(shù)人員智慧的結(jié)晶以及勞動(dòng)的成果，是我國開展有效經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主要依據(jù)。任何一項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展都離不開對原有科技活動(dòng)的分析，只有全面地記錄科技檔案、有效地管理科技檔案，才能使其為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及科技水平的發(fā)展提供有力支持。[1]從當(dāng)前社會的發(fā)展情況來看，各科學(xué)技術(shù)研究部門工作量越來越大，且當(dāng)前研究手段越來越多，研究結(jié)果所能夠呈現(xiàn)出的形式也實(shí)現(xiàn)了多樣化。基于此，要想更有效地保存和管理有價(jià)值的科技檔案，相關(guān)單位就需要加強(qiáng)對科技檔案管理工作的重視，建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)。

三、科技檔案管理方式的發(fā)展歷程

科技檔案管理方式主要經(jīng)歷了三個(gè)發(fā)展歷程：一是手工管理方式。這種方式是當(dāng)前使用時(shí)間最長的一種科技檔案管理方式，但是該種方式具有管理效率低、管理消耗成本大、不易檢索與維護(hù)的缺點(diǎn)，它主要是通過借助科技檔案管理人員的力量，在了解每一項(xiàng)檔案的實(shí)際內(nèi)容后，將檔案進(jìn)行分類，同時(shí)對檔案的主題進(jìn)行記錄，并將檔案進(jìn)行有效的管理。[2]由于手工方式管理的檔案為紙質(zhì)版檔案，不便于保存以及備份，特別是當(dāng)檔案出現(xiàn)丟失情況時(shí)，紙質(zhì)版檔案無法有效找回，因而管理效率相對較低。二是計(jì)算機(jī)中心管理。該種方式有效地結(jié)合計(jì)算機(jī)管理方式與手工管理方式，通常相關(guān)部門會將科技檔案管理工作分配給專人，使其運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的單機(jī)管理，因此該種管理方式也被稱為信息孤島式管理方式。雖然該種管理方式與手工管理方式相比，具有檢索方便的優(yōu)勢，但是同時(shí)也具有安全性低、共享性差、管理效率低的缺點(diǎn)。三是分步自助式計(jì)算機(jī)檔案管理方式。為了有效地彌補(bǔ)以上兩種方式的不足，在科學(xué)技術(shù)水平不斷提高的基礎(chǔ)上，人們提出了分步自助式計(jì)算機(jī)檔案管理方式，使用該種方式可以借助專門的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對科技檔案的集中管理。它不僅擁有共享性強(qiáng)、安全性高的特點(diǎn)，同時(shí)還能夠節(jié)省檔案的管理時(shí)間，提高科技檔案的管理效率。

四、科技檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行問題的解決方案

（一）明確并滿足社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求

雖然當(dāng)前在使用專業(yè)性強(qiáng)的科技檔案管理軟件后，與以往相比，管理效率得到了有效提高，檔案安全性也得到了提高。但是在各科技部門工作量逐漸增加、科技活動(dòng)越來越多的基礎(chǔ)上，科技檔案管理系統(tǒng)無法有力支持檔案管理工作，因而需要加以改善。筆者在分析當(dāng)前使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，建議要想使其能夠得到更有效的利用，首先就要明確社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求，并在此基礎(chǔ)上找出滿足社會需求的方法。

現(xiàn)階段社會對檔案管理系統(tǒng)的需求主要包括以下幾方面：一是需要嚴(yán)格按照國家檔案管理?xiàng)l例及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類，并對檔案中所包含的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析；二是科技檔案數(shù)據(jù)需要提交給相關(guān)的技術(shù)質(zhì)量處理部門，在其進(jìn)行審核編排以后，才能將檔案資料傳至科技檔案數(shù)據(jù)庫，以完成檔案數(shù)據(jù)的輸入工作；三是在檔案錄入數(shù)據(jù)庫完成歸檔前，科技檔案管理系統(tǒng)需要明確該檔案是否全面，保證科技檔案的全面性，促使后期能夠得到有效的利用；四是明確劃分檔案每一個(gè)級別的名稱，提高后期檢索的效率；五是完善數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，使檔案文件數(shù)目、檔案數(shù)據(jù)量大小以及檔案使用頻率可以得到體現(xiàn)；六是適合的科技檔案交互界面，使其能夠滿足相關(guān)人員的使用需求。

（二）優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)模塊以及功能設(shè)計(jì)

在分析當(dāng)前所使用的科技檔案管理系統(tǒng)后，筆者建議需要優(yōu)化科技檔案管理系統(tǒng)中以下幾個(gè)模塊：一是基本模塊，該模塊主要負(fù)責(zé)檔案瀏覽以及系統(tǒng)設(shè)置工作，在優(yōu)化該模塊時(shí)，需要全面分析當(dāng)前其存在的程序化不足問題，從而明確檔案管理人員以及用戶在使用過程中擁有的權(quán)限，促使其可以為科技檔案管理人員提供有力的管理支持，同時(shí)也為科技檔案使用者提供有效的檢測環(huán)境；二是科技檔案歸檔模塊，只有將檔案進(jìn)行有效的歸檔才能保證后期的使用效率，因此系統(tǒng)完善人員需要使用戶能夠在自身檔案提交客戶端上完成數(shù)據(jù)歸檔工作，促使科技檔案歸類更加準(zhǔn)確；三是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊，該模塊主要是檔案管理部門使用，通過這個(gè)模塊可以更加了解各檔案的使用情況，從而做好科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作；四是借閱模塊，保存檔案的主要目的不僅是記錄當(dāng)時(shí)的科技活動(dòng)，更是為后期工作提供有力的資料支持，因此需要完善當(dāng)前借閱管理模塊，使用戶可以借助該系統(tǒng)完成檔案借閱以及歸還操作，同時(shí)也使檔案管理人員借助該模塊可以查看到借閱信息。在完善以上模塊后，科技檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化人員還需要結(jié)合每一個(gè)模塊的功能做好其功能設(shè)計(jì)工作，促使該系統(tǒng)能夠發(fā)揮出更大的作用。

（三）做好科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)與維護(hù)工作

通過上文的分析，我們能夠了解到當(dāng)前所使用科技檔案管理系統(tǒng)時(shí)，其存在的最嚴(yán)重問題為科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫不夠完善，現(xiàn)階段科技檔案數(shù)量越來越多，相關(guān)技術(shù)人員在完善系統(tǒng)時(shí)需要強(qiáng)化對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)，一方面需要擴(kuò)大當(dāng)前所擁有的數(shù)據(jù)庫，另一方面需要做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作。在完成數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與維護(hù)后，信息系統(tǒng)需要擁有更強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力，促使數(shù)據(jù)庫能夠更有效地包含相關(guān)單位所提供的科技檔案信息。除此以外，由于當(dāng)前科技檔案所存在的形式相對較多，因此為了保證科技檔案管理系統(tǒng)能夠更有效地打開所有形式的檔案，并對其進(jìn)行分析與數(shù)據(jù)處理，這就要求科技檔案管理人員以及用戶需要擁有瀏覽其他格式文件的軟件。

建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，有助于檔案管理系統(tǒng)更有效地運(yùn)行，其能夠?yàn)槭褂萌藛T提供更有效地保管與查詢服務(wù)。只有高效地做好檔案管理統(tǒng)計(jì)工作，才能為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語

要想解決當(dāng)前科技檔案管理系統(tǒng)不完善之處，相關(guān)工作人員就需要全面了解社會對科技檔案管理系統(tǒng)的需求，從而有針對性地完善科技檔案管理系統(tǒng)。在完善系統(tǒng)的支持下，相關(guān)人員還需要優(yōu)化系統(tǒng)規(guī)模以及系統(tǒng)內(nèi)部所包含的功能，促使管理系統(tǒng)不僅能夠更有效地做好科技檔案歸納分類工作，同時(shí)也能夠做好科技檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的分析工作，使我國的科技活動(dòng)能夠得到更真實(shí)數(shù)據(jù)的支持，保證科學(xué)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)健康長遠(yuǎn)的發(fā)展。

（作者單位為肇慶市科技中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 張芳.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理研究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012（06）.

[2] 肖琬蓉，張靜.科技檔案全文數(shù)字化信息系統(tǒng)開發(fā)研究[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2013（03）.endprint