淺談企業物資供應過程控制

蘭碧青

【摘要】隨著國家和社會的發展，企業物資供應過程出現了一些問題。強調企業物資供應過程控制是對物資供應工作的統籌管理，同時也是對供應風險的識別、控制和化解。本篇文章主要提出了建立物資供應過程控制體系，通過市場分析、進度控制、質量控制、物流控制、供應商動態考核、處理突發事件的應急預案、增強隊伍素質等措施，來加強企業物資的供應過程。

【關鍵詞】企業物資 供應過程 措施

0前言

我們都清楚，企業管理的一個重要環節是企業物資供應，企業物資供應在企業生產建設中起著非常重要的作用。因為物資供應的好壞直接影響到企業的產品質量、生產成本和時效性等各個方面。市場競爭逐漸激烈，因此企業物資采購面臨的市場壓力也越來越大。所以，我們要加強對物資供應過程控制，規避市場采購風險。

1全過程控制的原則

對物資供應的計劃、采購、執行三個階段，包括需求計劃提出、供應商選擇、合同簽訂、質量控制、進度控制、物流控制等環節實行全過程控制。

2企業物資供應過程控制的意義

企業物資供應過程是指從物資采購計劃的制定、供應商選擇、采購決策、加工制造、運輸、質量檢驗、入庫、保管、發料使用的全過程。企業物資供應過程控制是為安全經濟地保證企業物資供應而進行的一系列計劃、組織與協調活動，是企業物資管理的重要組成部分。企業物資供應過程控制不僅僅是催交催運，而是對物資供應工作的統籌管理，是對供應風險的識別、防范、控制和化解的工作，也是對企業內外部資源實施整合的一項工作，沒有強有力的過程控制，恐怕很多計劃要落空，很多關鍵設備材料就要推遲交貨，很多物資質量得不到保證，企業生產建設也不可能順利進行。

保證企業運輸安全、穩定所需的物資涉及的專業多、品種多。企業物資供應的好壞直接關系到企業的正常運營、生產成本、時效性等，一旦供應脫節，可能造成生產建設的中斷，給企業生產建設造成的危害巨大。企業物資供應的目標是以最低的總成本最優的服務為企業提供物資和服務。因此，安全經濟保證物資供應，滿足生產建設物資的需要是企業物資供應的第一要務。物資供應過程控制的目標是確保物資需求能夠得到及時有效的滿足。做好物資供應過程控制工作，就是要確保合同能夠按期、按質、按量的履行，從而提高企業物資供應統籌能力，提高風險控制能力，提高資源整合能力。

3企業物資供應過程中存在的問題

傳統的企業物資采購業務偏重于商務，重點放在如何和供應商進行商業交易的活動上，忽視了對物資供應過程的了解、掌握和控制，致使物資供應工作處于疲于應付的被動局面。企業物資供應過程中最常見問題主要表現在如下幾個方面：

（1）缺乏對供應市場的分析與研究。企業物資供應人員疲于應付具體事務性工作，缺乏對市場的調查、研究、分析，難以把握市場脈搏，市場分析比較淺薄，事后分析多、事前事中市場分析少，市場分析實用性、針對性差，很難發揮其對采購的指導作用。

（2）缺乏對采購價格的掌控能力。企業物資供應人員缺乏對產品價格的主要構成、生產工藝、制造成本等的深入了解，在價格談判中難以掌握主動權；缺乏對產品全生命周期價值的分析，忽視產品使用成本和維護成本的研究，難以實現產品總成本最低。

（3）缺乏對供應商關系的認識。對供應商分析研究不夠，只在準入資質審查把關方面下功夫，對供應商的真正實力如技術水平、裝備生產水平、財務狀況等了解不夠；沒有建立相對穩定的供需關系，供應商數量過多，結構不合理，未建立一支主力供應商隊伍，供應渠道不穩定，與供應商合作雙贏的關系未建立。

（4）遲交、滯期交貨現象非常普遍。對供應商真正的履約能力不是很清楚，采購方為買而買，供應商為賣而賣，缺乏合作，采購商和供應商之間不能進行有效溝通，互相封鎖供應商信息、生產情況和市場行情；企業物資部門對合同履行重視不夠，缺乏對合同的動態管理。

（5）質量控制事后把關，質量問題頻發。企業物資部門質量控制還停留在事后的產品入庫檢驗上，事前預防、事中控制力度不夠，包括外協、選材、制造過程，都難于控制；采購一方很難參與供應商的生產組織和有關質量控制活動，生產進度、質量控制互不通氣，相互的工作是不透明的。質量判定均在貨到現場后驗收作出，一旦出現質量問題，影響生產建設進度；在問題處理時供需雙方互不信任、不合作，使采購方組織處理難度加大。

（6）缺乏對物資運輸的管理。企業物資供應部門習慣于采取供應商送貨上門的運輸方式，對物流成本不掌握；由于將運輸的主動權完全交給了供應商，放棄了對運輸環節的控制，運輸環節延期交貨現象屢見不鮮。

（7）資金流不暢，造成貨款支付不及時，加深了供需雙方的矛盾。

3企業物資供應過程控制的主要措施

在當前市場激烈競爭的環境下，企業充分認識到加強物資供應過程控制的重要性，通過采取以下措施對質量、交貨期、價格、服務等方面的問題進行處理與防范。

（1）建立物資供應過程控制體系。企業物資采購部門要從完善采購制度，規范采購基礎工作人手，優化業務流程、細化控制節點按照事前控制、事中監督、事后評價的管理模式，建立計劃監督檢查、供應商渠道監督、采購執行落實、合同簽訂評審、合同履行管理、質量檢驗把關的物資供應過程控制體系，強化對請購、審批、采購、驗收、付款等環節的控制，確保物資供應過程始終處于受控狀態。

（2）做好供應市場的研究和分析。物資資源是企業生產經營的基礎，價格反映資源的稀缺程度；在物資供應過程中，資源、價格相互關聯，供應商關心的是銷售價格，而采購方不僅關心采購價格，更關心資源獲得，以最優的成本提高物資資源的獲取和控制能力；采購部門的工作重點應放在市場的調查分析與預測、了解供需狀況、協調供應商與用戶之間的合作關系上，防止采購價格與市場價格發生重大偏離，造成供應鏈的中斷；通過供應市場的研究和分析，密切關注國際和國內市場行情，把握好目標物資所處的市場環境，了解市場供求變動情況和價格變化規律，充分利用市場來調節資源配置，使企業物資資源得到有效的保障。endprint

（3）把好物資采購質量關。物資采購質量的好壞，會直接影響企業產品和工程建設的質量。因此，把好物資采購質量關，一要建立一個健全的采購管理機制，嚴格規范采購部門的采購行為，一方面在物資供應來源上采購部門要根據企業發展需要建立起多元化、多源頭的采購體系。只有這樣才能“貨比百家擇優選擇”，才能夠保證采購物資的質量和穩定二另一方面物資采購部門還應該承擔起物資采購方案的統籌規劃、供應鏈上下游的信息傳遞職能。只有這樣，才能夠實現節約機動資金的目的。二要明確物資采購部門職能。為了使得物資采購的決策具有高效性必須要明確物資采購部門的職能、明確劃分職責。三要物資采購部門確認供應商是否有一套穩定有效的質量保證體系，然后確認供應商是否具有生產所需的設備和工藝能力；四要要嚴密采購文件，1、建立技術文件集中審查。組織各專業、多部門（分公司）工程技術人員以及工隊參加的技術集中審查，明確物資質量及技術要求，共同確定“*”和“△”條款，對潛在供應商的技術能力、設備狀況等進行分析，對于各項技術要求應在技術協議中準確表達，包括執行的標準或技術條件，質量驗收標準，抽樣檢驗方法及判定原則，不合格品的處理辦法，質量問題的責任和權限，關鍵質量特性的控制，產品質量問題的仲裁和索賠，產品的標識、包裝、運輸與交付等。在物資采購時，采購部門將物資技術評審確定的物資采購技術要求等評審結果，作為物資采購決策的依據和指導，為物資供應質量提供技術支撐，確保物資采購的及時性、準確性。2、建立招標文件集中會審。組織相關專業人員、使用單位，集中會審定稿，合理確定投標人資格要求；五要加強物資入廠前的檢驗，重要設備和關鍵材料實施監造，組織專業人員進行質量巡檢，到生產廠檢查設備、材料制造情況和監造人員工作情況，保證物資出廠質量；六要把好物資入庫驗收關，物資入庫驗收采取自檢、抽檢、聯合檢驗、委托檢驗等方式，有效控制物資的入庫質量。五要定期召開物資供應例會和物資質量分析會議，為保證使用單位反饋問題能夠及時落實、解決，每月組織召開使用單位、物資供應中心、物資設備部及相關部室層面的物資供應管理例會及物資質量分析會，將物資采購質量講評和問題答復作為一項重點內容，評價產品質量滿意度考核情況、跟蹤質量問題處理結果、分類制定質量控制措施，提高物資使用質量性能。六要加強重點物資集中管理。對各使用單位反映的物資供應質量重點問題實行重點管理，開展物資使用過程質量跟蹤，實行重點物資質量目錄監管。對采購入庫和現場使用易出現質量問題的機車配件、監控配件、軌料等物資進行重點治理，明確責任部門，督促檢查落實。

（4）把好合同管理關。規范合同，既是嚴格物資供應管理的重要手段，也是物資供應過程控制的重要法律依據。簽訂合同前，合同管理部門應嚴格評定供應商信用等級；合同簽訂后，要及時跟蹤合同的履約情況，建立合同異常情況報告制度，未按合同期交貨的，要填寫《合同未按期交貨異常情況報告》，將信息反饋，與供應商進行溝通、協調，督促其盡快交貨，并按合同約定做好索賠工作。

（5）加強物資進度控制。物資進度控制是物資供應過程控制的一項重要內容，物資進度是影響交貨期的重要因素。因此，企業物資部門要加強需求計劃管理，提前介入需求環節，及早鎖定資源。關鍵設備和材料合同條款應明確制造進度和關鍵控制點明確約定供應商每月反饋制造進度、返還設計資料的時間、延遲交貨和延遲返還資料的違約處罰措施等，加強關鍵設備材料催交，掌握制造進度，確保按期交貨。

（6）加強物流控制。物流控制是物資供應過程控制的一個重要環節，在選擇供應商時要充分考慮其物流條件是否受控，把物流條件作為綜合評審條件之一，明確采購合同約定的交貨方式、付款等條款有利于物流過程控制；做好催交催運工作，通過電話、傳真、電子郵件、坐催等方式進行催交催運，將其運輸情況與供應商考核掛鉤。

（7）建設高效的供應商網絡。企業采購核心工作是供應商的選擇，供應商的選擇好壞直接影響物資供應的質量、價格、交貨期及售后服務，建設高效的供應商網絡在物資供應過程控制中尤為重要。一要按照“市場準入、動態管理、定期考評、優勝劣汰”的原則，建立科學、量化標準，規范采購渠道管理；二要實行供應商準入資格預審制和目錄制，對新增供應商進行實地現場考察，對其資質、業績、生產能力、技術力量、設備狀況、經營狀況、財務狀況、質量體系、企業信譽、產品的質量、價格、交貨以及服務狀況等方面全面審核，從而提高準入門檻，保證資源市場內供應商的質量；三要對供應商實行動態管理，建立供應商誠信評價體系，實行年審制，加強供應商在供應過程的記錄，實時對不合格供應商進行調整。

（8）制定處理突發事件的應急預案。在物資供應過程中難免會發生一些偶發性事件，對重點設備和重要物資的采購，需預先制訂應急預案，以減少甚至避免損失。

（9）提高物資人員的專業素質和增強物資人員的責任心。

一要提高物資人員的質量意識。針對企業的質量保證體系組織好培訓，不斷強化與完善采購、倉儲、配送等供應人員的理論知識，樹立以物資供應工作中的質量控制為手段，提供優質原材料為生產部門服務的質量觀念。二要提高物資人員的專業技術水平。計劃員要具備較強的統籌安排、庫存管理、網上采購的能力，能夠按照各類標準和操作程序工作；能夠適應電子商務采購發展大趨勢的要求，用先進的、科學的技術手段開展工作，從而增強工作的主動性、務實性、創造性，提高駕馭物資供應過程控制的能力。三要制定相應的物資人員業務素質培訓計劃。四要按照“誰采購、誰負責”、“誰使用、誰反饋”的原則，對質量驗收、現場抽查和使用單位反映的物資質量問題實行問責制，嚴查不合格物資的采購、使用程序，通過調離崗位等相應的處理方式，傳遞壓力，進一步增強采購人員、操作使用人員的物資質量意識和工作責任心。五可設置專門的物資質量監控機構。機構人員主要是由專業的技術人員或相關專業人員組成。企業可根據自身情況確定其機構規模大小。

4結語

綜上所述，促進物資管理水平提升的有效手段是過程控制，過程控制是實現物資安全、及時供應的有效措施。大家都認為，管理具有普遍性，因此，過程控制的理念也可以拓展應用到其他領域，從而推進管理方式方法的變革，實現各項工作的有效管控，提高管理效能。endprint