如何做好建筑企業(yè)電子檔案管理

杜亞平

摘 要：本文主要分析了建筑企業(yè)電子檔案管理的重要性，重點介紹了建筑企業(yè)電子檔案管理的不可識別性和依賴性、載體的多樣性、信息存儲的高密度性、信息共享性等特點。通過對建筑企業(yè)電子檔案管理中常見的問題進(jìn)行分析，然后制定有效的解決對策，以期為建筑企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)上，進(jìn)而創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)；電子檔案管理；常見問題；解決對策

1 電子檔案的特點

1.1 不可識別性和依賴性

電子檔案主要是以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，來加大對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)進(jìn)行有效的利用。在紙質(zhì)檔案管理過程中，一般是借助人工操作的形式來對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并且可以直接讀出記錄符號。而在電子檔案中，主要是借助磁介質(zhì)、光介質(zhì)的形式來進(jìn)行檔案管理，通過計算機(jī)解碼來對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，這樣一來就使得電子檔案具有不可識別性和依賴性。

1.2 載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)為載體來進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的記錄，紙的變化主要是紙張的大小、質(zhì)量，而電子檔案主要是以磁帶、光盤及磁盤等為載體來進(jìn)行記錄，因此載體具有多樣性的特點。

1.3 信息存儲的高密度性

不論是磁盤、磁帶還是光盤，都具有非常高的信息介質(zhì)，尤其是光盤，其具有非常大的存儲量，而且信息存儲具有高密度性的特點，可以有效提高檔案的存儲效率。

1.4 信息共享性

對于傳統(tǒng)的檔案，其會受到原始文件的限制，并且在同一地點、同一時間只能給一個客戶提供服務(wù)。而電子檔案可以實現(xiàn)不同地點、不同時間對同一信息的查看，從而有效提高信息的共享性。

2 建筑企業(yè)電子檔案管理常見的問題

2.1 缺乏對電子檔案管理工作的重視

電子檔案具有查閱、復(fù)制快速快的特點，而且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，其對傳統(tǒng)檔案管理方式產(chǎn)生了加大的影響，推動了傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新。在建筑企業(yè)中，大部分檔案管理人員缺乏對電子檔案管理工作的重視，致使檔案電子化管理在建筑行業(yè)中無法得到有效的落實，在一定程度上影響了建筑企業(yè)檔案管理的整體水平。

2.2 缺乏與之相配套的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

由于檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，而電子檔案是信息化時代新興的一種檔案管理方法。由于建筑企業(yè)施工流動性大、基地分散、施工周期長等問題需要對其檔案進(jìn)行多頭管理，這樣一來規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性將會增加電子檔案管理的難度。由于電子檔案管理屬于新興事物，缺乏與之相配套的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致一些問題無法得到有效的解決，從而影響建筑企業(yè)電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.3 電子檔案的真實性存在風(fēng)險

檔案管理工作的開展主要是為了確保檔案信息的可靠性與真實性，而電子檔案管理工作的開展可以有效降低人力、物力和財力的投入力度，提高檔案管理工作的而效率和質(zhì)量。但是，電子檔案的可靠性與真實性也或多或少的存在一些問題，因為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以通過紙張、墨跡及印鑒來對檔案的真實性進(jìn)行鑒別，但是電子檔案不具備這些特點，在一定程度上導(dǎo)致電子檔案的真實性存在風(fēng)險。

2.4 電子檔案管理者綜合素質(zhì)有待提升

電子檔案管理工作具有一定的特殊性，這樣一來就對管理者的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)提出了較高的要求，其不僅要求電子檔案管理者具備一定的管理知識，而且還需要具備一定的計算機(jī)知識。但是，目前大部分電子檔案管理者只掌握一些簡單的管理知識，或只掌握一些計算機(jī)操作技術(shù)，導(dǎo)致他們不能更好的完成電子檔案管理工作，因此，采取措施提升電子檔案管理者的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要。

3 做好建筑企業(yè)電子檔案管理的對策

3.1 電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

對于建筑企業(yè)而言，要想更好的提高檔案管理的效率和質(zhì)量，就需要根據(jù)建筑企業(yè)的實際情況來對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，這樣不僅可以實現(xiàn)對建筑企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的有效管理，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，從而達(dá)到建筑企業(yè)檔案一體化建設(shè)。同時，建筑企業(yè)也可以借助計算機(jī)來對建筑企業(yè)的檔案信息進(jìn)行在線查閱，從而有效提高檔案信息的應(yīng)用效率。

3.2 完善電子檔案管理制度體系

建筑企業(yè)在實施電子檔案管理過程中，要根據(jù)自身的實際情況來制定一套與之相匹配的管理制度體系、制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、制定檔案查閱使用制度、制定檔案使用者應(yīng)該遵循的制度，這樣不僅可以實現(xiàn)對建筑企業(yè)檔案信息的有效管理和運用，而且還能提高檔案信息的使用效率。在電子檔案管理過程中，經(jīng)常會生成電子文件，此時需要按照國家的相關(guān)保密制度來對其進(jìn)行保密，以更好的確保檔案信息的安全性。

3.3 電子檔案管理安全體系的構(gòu)建

大部分建筑企業(yè)檔案會涉及到企業(yè)的一些機(jī)密信息，一旦這些信息泄露，并被不法分子所利用，將有可能給企業(yè)帶來無法彌補的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在進(jìn)行電子檔案管理過程中，要對其安全體系進(jìn)行科學(xué)、合理的構(gòu)建，對一些重要的文件進(jìn)行備份處理，配置好網(wǎng)關(guān)、防火墻及入侵檢測等安全保障措施。對于一些設(shè)計企業(yè)機(jī)密的信息需要給予重點的保護(hù)，在未獲得相關(guān)人員允許的情況下不得進(jìn)入，從而有效避免信息泄露的風(fēng)險。

3.4 提高電子檔案管理者的綜合素質(zhì)

對于電子檔案管理工作而言，管理者是確保其工作得到順利進(jìn)行的關(guān)鍵，這樣一來電子檔案管理綜合素質(zhì)的高低將會直接決定電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量高低。此時就需要建筑企業(yè)重視對電子檔案管理者的教育與培訓(xùn)工作，定期對他們開展專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，使他們對檔案管理和電子信息技術(shù)相關(guān)方面的知識有個全面的了解和掌握，從而更好的滿足電子檔案管理工作的基本需求，更好的提高電子檔案管理者的綜合素質(zhì)水平，確保電子檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行，并提高其管理效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，有效的推動了建筑行業(yè)的發(fā)展，而建筑企業(yè)檔案直接記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，因此做好建筑企業(yè)檔案管理工作就顯得尤為重要。信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法更好的滿足建筑時代的發(fā)展需求，因此需要對其進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，而電子檔案管理的出現(xiàn)不僅可以實現(xiàn)對建筑企業(yè)數(shù)據(jù)信息的有效管理，而且還能提高數(shù)據(jù)信息的利用效率，更好的提高建筑企業(yè)電子檔案管理水平。

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