知識管理背景下的企業檔案信息化建設探討

周琦

摘 要：隨著我國社會的發展，各行各業也有很大的進步。在這個信息化的時代，一個企業要想有很好的發展必須管理好企業的各項信息。企業檔案作為企業的重要信息，更應該認真管理。但是，傳統的企業檔案管理已經不再適用現如今企業發展的要求，所以要對傳統信息管理方式進行改革，從而適應現代市場的要求，促進企業更好而發展。本文針對當前企業信息化管理建設所存在的問題展開分析，深入探究并提出解決問題的方案，希望能夠幫助企業更好的完成信息化管理建設。

關鍵詞：知識管理；企業檔案；信息化；工程建設

如今信息化管理對企業的發展越來越重要，但傳統的信息化管理方式早已不能滿足企業發展的要求，傳統信息化管理必將會迎來一場全新的改革風暴。如今企業的檔案大多數都是用電子信息檔案存儲，主要是由企業的信息管理部門負責。企業的檔案和企業的文化同樣重要，所以決不能忽視企業檔案的管理。相比較與現代的管理方式，傳統的檔案管理重點在于對檔案的各種流程，例如檔案的建立、檔案的存儲、檔案的運輸和檔案的查詢等工作，但如今的信息化管理方式的重點卻完全不同，現代信息化檔案管理注重的是檔案的價值，通過現代信息技術實現對檔案的管理，提升檔案的價值，為今后企業的發展提供資源保障。

1 知識管理背景下企業檔案信息化的重要意義與價值

現代信息化管理檔案主要是為了體現檔案的價值，所以在管理過程中要注意管理的方式技巧，在管理過程中，使用信息技術對企業的檔案進行管理，滿足企業或者客戶對信息的需求，提供較人性化的個性服務。在管理過程中，要使用信息技術對檔案進行管理工作，確保檔案價值的真實性和可靠性，提升檔案的價值。在管理方面需要對用戶做深入調查，提高用戶的體驗效果提供更人性化的服務。檔案管理主要是管理各種文本文件，知識管理則側重于技術方面。在當前背景下，原本只是簡單的文字的檔案如今具有了一定的技術含量和技術價值，從而提升了檔案的價值。這種價值的轉化從根本上提升了企業的市場競爭力。這是與傳統檔案相比最大的區別，同時也是傳統檔案沒有的價值。

2 傳統檔案管理方式存在的弊端

2.1 改革進程緩慢

在如今的市場環境下，企業傳統的檔案管理方式已經不再適用，但是即使是這樣，新的企業檔案管理方式也依舊沒有成型，從而大大制約了企業檔案管理的發展和運行。在市場發展的現階段，很多企業不夠重視檔案的管理工作，使得企業檔案管理制度不完善、管理效果大大減低，嚴重阻礙了企業的發展。也有一部分企業認識到了檔案管理信息化的重要性，并且在一定程度上實現了自動化辦公、自動化信息管理以及自動化系統等的應用，從而提升企業的信息化水平，加快企業的發展。但是不管是辦公自動化還是信息自動化，都會導致企業的信息量大幅度增加，而落后的傳統檔案管理模式卻跟不上自動化信息進程，同時企業檔案管理人員的個人素質也無法達到發展要求，最終導致企業檔案的管理工作進程十分緩慢。

2.2 觀念

在絕大多數企業中，很多員工對檔案管理的認識還不夠完全，并沒有充分認識到檔案管理對企業發展的重要性，員工在從事檔案管理工作時只是盲目應對，沒有具體的觀念和思想，不重視企業的檔案管理工作，導致企業檔案管理出現漏洞或者企業檔案等資源得不到有效的利用。從而嚴重影響檔案管理工作進程和發展，進而阻礙了企業的發展。

2.3 制度

在制度上，傳統的檔案管理需要很多專業人士，同時也非常耗費時間。而往往企業的檔案是來自企業各個方面的，從技術、人員、資金、管理、設備等等，在對這些進行檔案采集時就需要花費很多時間，嚴重影響了檔案管理的效率。在對檔案進行保管儲存時需要非常大的空間才能完成，即使是這樣也依然不能保證檔案的存儲數量，時間越久，企業檔案累積的也就越多，如今還在實行傳統檔案管理方式的企業面對龐大的企業檔案已經不堪重負。不僅僅是存儲，在查找檔案時也同樣費時費力。即使找到檔案，但因為都是紙質的，經過長時間的存儲很容易會出現遺失、字跡不清等現象。而且部分企業在進行檔案管理工作時并沒有實行集中的統一管理，而是讓各部門、機構分別保存并且管理自己的檔案，這樣既不能對檔案信息進行有效的整合，同時也沒有實現信息的共享。這種錯誤的管理方式既浪費時間還浪費人力物力財力，需要對這種制度進行改革，如果在不進行改革，會嚴重阻礙企業的發展進程，甚至被市場拋棄。所以，只有從思想上開始，認識到企業檔案管理的重要性，才能對當前存在的弊端進行全面改革，建設適應當前發展的企業檔案管理模式，從而適應現代市場和企業發展的要求。

3 實現企業檔案信息化的途徑

科技技術的進步使工業經濟逐步發展為知識經濟。如今信息化的發展更是把知識經濟推向了發展的頂峰，在不久的將來，知識經濟將會成為主導全球經濟發展的模式，所以為了適應今后經濟的發展模式，首先從企業檔案管理開始，進行全方位改革。

3.1 觀念

在傳統檔案的管理過程中，無法對書籍、報紙等紙質文件進行區分，無法體現出檔案本身的價值和獨立性。如今信息化技術要求檔案和文件進行根本上的區分，從而增強人們對檔案的認識，可以把檔案管理與企業文化相結合，從而不斷強化人們對檔案管理的觀念。要認識到知識是企業最重要的資源，它能夠讓企業不斷提升自身的價值。而知識管理的目的就是整合這些信息資源使它們發揮出其內在價值，而不單單只是對信息的收集、整合、積累，要把這些積累的文化變成企業的歷史和企業的文化底蘊基礎。在對檔案進行管理時要實知識和技能全面應用，所以要對檔案管理人員進行更深層次的技術和知識的教育，這樣可以讓員工認為在進行檔案管理工作時會有更好的發展，從而提升員工的工作積極性和員工的歸屬感，這樣員工在進行檔案管理工作時也會更加認真。所以要不斷強化對檔案管理的概念，可以組織一些檔案管理的學習課程，從而應對當前管理模式中存在的不足，能有更多更好的解決辦法。

3.2 制度

要全面提高企業檔案管理水平，還要完善企業檔案管理技術。只有過硬的技術支撐，才能實現檔案信息化。建立企業自己的信息檔案系統、局域網等，實現信息共享，讓企業內部之間能有更多的交流，同時還有利于技術的發展和成熟。企業一旦擁有自己的知識網絡，員工就可以在網絡中學習更多的企業知識和技能，還能夠實現知識的共享。傳統的檔案室通常是圖情一體化的，現代信息化檔案建設也應該做到這一點，從而使檔案的管理和應用更加智能化，一體化，能夠提供更人性化服務。

4 總結

綜上所述，知識與企業檔案信息化的建設對企業未來的發展起到十分重要的作用，這順應了時代的發展和潮流，是如今信息化市場極為需要的。如果企業想要在未來的市場競爭中穩固發展，就必須正確對待知識管理和企業檔案的信息化管理，不斷加強對知識管理和企業信息化的管理程度，只有這樣才能展現出企業在當前競爭中的優勢，更加適應這個時代的要求和變化。以上就是筆者的觀點，希望能夠幫助企業認識到知識管理和檔案管理的重要性，促進企業的發展。

參考文獻

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