檔案管理現代化建設中檔案管理原理的運用之研究

趙改平

摘 要：文章結合檔案管理原理和檔案管理現代化建設必要性，從系統管理、整分合、反饋機制、檔案現代化管理保護等方面具體分析檔案管理原理在檔案管理現代化建設中的應用，旨在更好的促進檔案現代化管理建設，提高對檔案資源的利用率。

關鍵詞：檔案管理；現代化建設；原理；應用

檔案是我國社會發展的重要信息資源，是國家文化軟實力的重要表現。檔案是一切管理工作的基礎。檔案管理現代化是指在原有檔案管理基礎上，借助現代計算機技術打造全新的檔案管理工作模式。現代化檔案管理的內容包括計算機技術、檔案管理自動化、多媒體技術、檔案管理多樣化等。在檔案管理現代化發展下，應用檔案管理原理管理檔案是社會經濟發展的必然要求，符合信息時代下對檔案管理的要求。

1 檔案管理現代化建設意義

第一，現代化檔案管理模式符合社會發展要求，是信息時代下檔案管理的創新性發展體現，對提高檔案管理工作質量，實現檔案管理自動化、智能化、標準化管理起到了重要的作用。第二，現代化檔案管理能夠促進檔案管理工作的順利進行。現代化檔案管理的實現能夠反作用于社會經濟發展，進行促進社會全面發展。第三，現代化檔案管理能夠實現對檔案的保護。現代檔案管理工作能夠通過一系列檔案管理系統、檔案管理軟件來完善檔案信息的錄入、篩選、儲存、借閱等保護工作。和以往的檔案管理相比，現代化檔案管理借助最新信息技術能夠實現對大量檔案信息的電子化管理，并采取有效的措施保證各類檔案信息的安全有效。

2 檔案管理原理

檔案管理是一項檢驗檔案管理工作人員工作耐心、細心、責任心的工作，需要得到相關人員足夠的重視。檔案管理操作具體被劃分為多個階段，各個階段的工作存在密切的關聯。檔案管理原理具表現在以下幾個方面：第一，標準化。檔案管理原理包含多個標準，其中，基礎標準是指在檔案管理過程中，應用最具現實意義的標準開展檔案管理。技術標準是指應用電子信息技術進行檔案管理。管理標準是采取合理合法的方式進行檔案管理。第二，統一化。檔案管理統一化表現在按照一定的標準對檔案進行統一管理。對于分段檔案要保證管理的無漏洞、無偏頗。第三，簡化。檔案管理簡化是指在不影響檔案正常應用情況下將一些繁瑣的檔案管理細節簡化處理，從而實現檔案管理的高效化、簡潔化、條理化發展。

3 檔案管理現代化建設中檔案管理原理的運用

3.1 檔案系統管理

系統管理是檔案管理原理的基礎，主要是指在檔案管理過程中將所有檔案管理工作內容匯聚成一個整體，并通過對內容的劃分來進一步規劃檔案管理工作，減少檔案管理過程中一些不必要的繁瑣，提高檔案管理工作質量。檔案管理原理在現代化檔案管理中的應用要求檔案管理人員打破自己原有分割式的管理模式，形成一個系統化的檔案管理思想，在整體觀念下來對檔案系統開展管理，提高檔案管理效率。

3.2 整分合原理

相關管理專家提出，在了解一件工程的操作流程和降低劃分為一個個小的要素之后需要對各個要素進行適當的排列組織管理，從而提高管理工作效率。可見，在充分了解事物發展規律的基礎上，將整體劃分為多個部分，通過協調進一步發揮出各部門要素的最大效益。現代化檔案管理，高效率的檔案管理工作需要在整體中進行合理分工操作。這一操作也被稱作是“整分合原理”。在整分合原理的作用下將檔案管理工作劃分為收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索和編研等幾個方面，不斷提升檔案管理效率。

3.3 反饋原理

現代化檔案管理的重要性在很大程度上取決于檔案本身的社會應用價值。因此，現代化檔案管理需要對信息輸出產生的經濟效益、社會效益等進行全面的反饋，通過多方面的反饋分析來分析檔案管理工作的作用。同時，通過檔案反饋管理還能夠讓相關人員進一步發現檔案管理存在的問題，從而有針對的進行有效的檔案管理。

4 檔案現代化管理保護

4.1 加強對紙質檔案資料的保護

現代化檔案管理的主體包括電子檔案和紙質檔案兩種。紙質檔案比電子檔案的管理難度較大，且這種檔案管理方式所產生的價值也更加豐富。為此，相關人員需要加強對現代化紙質檔案管理資料的保護，具體需要做好以下幾方面工作：首先，現代化檔案管理人員需要做好紙質檔案的數字化錄入操作，根據紙質檔案記載資料實現對電子檔案內容的保護、管理。其次，現代化檔案管理單位需要進一步明確和完善紙質檔案資料條例和保護原則，規范紙質檔案管理內容、規范，從而提高紙質檔案管理工作效益。紙質檔案還需要做好對各個細節工作的監督和保護，對各項紙質材料進行歸類、記錄。最后，現代化檔案管理需要加強對紙質檔案管理工作的保護，采取有效的措施來減少外界因素對紙質資料管理的干擾。

4.2 加強對電子檔案資料的保護

首先，電子檔案資料保護需要對電子檔案的多項內容進行規劃管理，做好電子檔案的歸檔記錄。其次，做好對電子檔案保存磁盤和光盤的保護工作，定期清理電子檔案光盤，提高電子檔案光盤的實際應用性。在應用電子檔案光盤的時候需要將其放置在合理的位置上，從而有效避免電子檔案光盤應用過程中可能出現的摩擦和劃痕。再次，對存放在計算機電子系統中的檔案資料設置相應的密碼。先進的檔案管理單位還可以應用最新的指紋識別方式來做好對電子檔案的保護。最后，電子檔案管理單位還需要定期檢查電子檔案的磁盤和光盤，保證電子檔案資料的應用質量。

5 結束語

綜上所述，有效的檔案管理能夠更好的促進企業發展，為了更好的促進現代化檔案管理發展，需要應用先進的檔案管理原理來開展檔案管理工作，革新檔案管理工作理念，應用科學的方式進行檔案系統管理、整分合管理、反饋管理。同時，現代化檔案管理建設過程中還需要對檔案資料的有效保護和管理，減少外界因素對檔案管理的不利影響，保證檔案信息的質量和安全有效，從而更好的發揮出檔案信息對國家經濟發展的重要促進作用。

參考文獻

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