建設(shè)工程監(jiān)督檔案的信息化管理

周嵐

【摘 要】在國民經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定增長、科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步和發(fā)展背景下，信息化已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)今社會(huì)時(shí)代的主流。與此同時(shí)，建設(shè)工程數(shù)量也在不斷增加，建設(shè)工程實(shí)施中會(huì)出現(xiàn)大量檔案信息，如果一直沿用傳統(tǒng)方式對這些檔案信息進(jìn)行記錄的話，很容易由于各種因素影響導(dǎo)致檔案失去真實(shí)性和有效性。因此，針對這一現(xiàn)狀，本文對建設(shè)工程檔案信息化管理的必要性進(jìn)行詳細(xì)分析和研究。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程；檔案信息化；管理；必要性

在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展背景下，我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化技術(shù)對人們的日常生活、工作以及學(xué)習(xí)都產(chǎn)生了非常重要的影響。在工程檔案建設(shè)過程中，將信息化理念融入其中，不僅是其自身未來發(fā)展的必然趨勢，而且也能夠從根本上強(qiáng)化檔案管理工作為社會(huì)服務(wù)的根本效果。在這種前提條件下，科學(xué)合理的構(gòu)建工程檔案信息化管理系統(tǒng)，在保證將其有效應(yīng)用到工程檔案管理的基礎(chǔ)上，能夠?qū)ξ锪?、人力以及其他資源的投入進(jìn)行有效控制。這樣不僅能夠最大限度保證各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置和利用，而且還能夠?yàn)楣こ虣n案信息日后的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

一、建設(shè)工程檔案管理信息化的必要性分析

當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理工作的實(shí)施與工程本身、人們居住環(huán)境和建筑質(zhì)量之間存在密切聯(lián)系，人們的日常生活中與房屋、水、電、氣、交通等方面都有直接關(guān)聯(lián)。這些設(shè)施設(shè)備的建設(shè)工程實(shí)施過程中，質(zhì)量、安全性能夠直接對人們的生活質(zhì)量產(chǎn)生影響，因此，針對這一現(xiàn)狀，在實(shí)施中保證建設(shè)工程檔案管理具有一定的必要性。

之前對建設(shè)工程檔案資料的整理以及利用都是在項(xiàng)目完成之后，對其進(jìn)行統(tǒng)一性整理。需要配備由多個(gè)專業(yè)人士相互組合而成的檔案編制小組，對這些檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一編制和管理[1]。與此同時(shí)，過去在建設(shè)工程檔案管理中，大多數(shù)都是人工操作，不僅會(huì)投入大量人力成本，而且還會(huì)在無形當(dāng)中浪費(fèi)人力、物力等各項(xiàng)資源。雖然當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)仍然處于發(fā)展中階段，但是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)有的管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，不僅能夠緩解各項(xiàng)成本的過度支出，而且還能夠利用顯示屏將各類信息詳細(xì)展示，有利于提高對檔案信息的搜索效率。

建設(shè)工程檔案信息化管理，需要結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建電子信息檔案，這樣不僅能夠從根本上提高建設(shè)工程檔案資源的整體整理效率和搜集效率，而且還能夠節(jié)省資料編制過程中的時(shí)間、資源以及其他各項(xiàng)成本的耗費(fèi)[2]。在保證工作效率被有效優(yōu)化的基礎(chǔ)上，能夠從根本上提高工作質(zhì)量。

二、建設(shè)工程檔案信息化管理現(xiàn)存問題分析

現(xiàn)階段，仍然有很多建設(shè)工程單位在實(shí)施檔案管理時(shí)，仍然使用比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存管理方式。紙質(zhì)檔案在管理上，不僅需要大面積的倉庫對這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行存放，而且如果存放位置比較潮濕的話，很容易對檔案造成影響，而且還會(huì)導(dǎo)致一些鼠蟲對紙質(zhì)產(chǎn)生破壞性影響。與此同時(shí)，在經(jīng)過時(shí)間的洗禮之后，很多檔案信息上的字跡會(huì)越來越模糊，逐漸失去保存的意義。針對這一現(xiàn)狀，在實(shí)施中，可以將信息化管理引入其中，由現(xiàn)代辦公設(shè)備對紙質(zhì)檔案保存管理方式存在的弊端進(jìn)行解決[3]。目前，在建設(shè)工程檔案信息化管理實(shí)際應(yīng)用中，仍然存在很多問題對其自身的應(yīng)用效果產(chǎn)生一定的阻礙性影響。

（一）歸檔文件不規(guī)范

建設(shè)工程項(xiàng)目，在近年來的數(shù)量增長速度越來越快，規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，涉及到越來越多的審批部門。在這種背景下，就會(huì)導(dǎo)致各個(gè)部門的工程技術(shù)資料存在表格不一致、重復(fù)、不銜接等各種問題，最終導(dǎo)致工程檔案歸檔文件不能夠按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程進(jìn)行規(guī)整。

（二）檔案管理人員知識(shí)機(jī)構(gòu)“老化”

建設(shè)工程檔案管理有比較高的專業(yè)性要求，因此，對檔案管理從業(yè)人員自身工作能力以及綜合素質(zhì)的要求也比較高。大部分老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)比較熟悉，但對電子文件的形成，信息的存儲(chǔ)、檢索和利用等技術(shù)不太熟悉。檔案管理工作人員不僅要具備良好的專業(yè)知識(shí)，而且還要具備與其相關(guān)的其他專業(yè)的能力，尤其是計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。這樣才能夠保證對建設(shè)工程項(xiàng)目的基本流程有所了解。在實(shí)際工作中，在接收建設(shè)工程資料進(jìn)行分類、歸檔以及整理時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)不及時(shí)或者是與規(guī)范要求不符合的現(xiàn)象發(fā)生，并能在進(jìn)行分類整理完畢以后利用現(xiàn)代辦公設(shè)備，把重要的文件資料分類掃描并錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為檔案信息質(zhì)量提供有效保障[4]。

（三）軟件系統(tǒng)及應(yīng)用相對薄弱

很多單位的軟件系統(tǒng)都是多年前設(shè)計(jì)并制作的，已經(jīng)不能夠滿足經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的需要，數(shù)據(jù)庫只能提供少量的數(shù)據(jù)資料，軟件在通用性、適用性等方面存在嚴(yán)重的不足，大多以簡單的網(wǎng)上操作為主，利用效率不高，局限于簡單的查詢和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

三、建設(shè)工程檔案信息化管理的相關(guān)措施

建設(shè)工程檔案信息化管理對工程檔案而言，具有非常重要的影響和作用。首先統(tǒng)一各類表格，規(guī)范各類歸檔文件，其次根據(jù)工程實(shí)際情況，制定程序，將各個(gè)環(huán)節(jié)的要點(diǎn)體現(xiàn)在程序中。這樣不僅能夠促使檔案信息化管理的質(zhì)量有所提升，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案分級(jí)、分類管理，無論是在查找或者是實(shí)際應(yīng)用時(shí)，都能夠提供一定的便利條件。最后對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，教會(huì)他們使用新的檔案管理系統(tǒng)。在實(shí)際操作過程中，將重要文件資料掃描放入到專門設(shè)計(jì)的程序中，包括工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)書、受監(jiān)項(xiàng)目通知書、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督記錄、樁基和主體檢測監(jiān)督抽檢表、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、各分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄（樁基、基礎(chǔ)、主體、單位工程）、五方責(zé)任主體質(zhì)量承諾書及法人授權(quán)書、建設(shè)工程質(zhì)量整改通知書、建設(shè)質(zhì)量停工整改通知書、建設(shè)工程不良質(zhì)量行為記錄等[5]。這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)建設(shè)工程檔案電子信息化管理，方便調(diào)閱，而且還能夠從根本上有利于保管和利用。

在實(shí)際操作過程中，為了促使建設(shè)工程檔案信息化管理質(zhì)量和水平有所提升，應(yīng)當(dāng)在實(shí)際應(yīng)用中注意以下幾點(diǎn)。首先，要明確建設(shè)工程檔案信息化管理的主要工作流程，在編制相關(guān)規(guī)定時(shí)，要保證建設(shè)工程詳細(xì)信息的錄入、修訂、審核等工程流程操作的規(guī)范化。其次，在建設(shè)工程檔案信息管理手冊進(jìn)行編制以及具體使用時(shí)，要建立健全信息管理制度，并且將該制度落實(shí)到實(shí)處，信息管理制度的落實(shí)是建設(shè)工程檔案管理信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提條件，利用制度對信息的輸入以及輸出進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一[6]。這樣在保證建設(shè)工程檔案信息管理統(tǒng)一、規(guī)范的基礎(chǔ)上，能夠促使其自身的管理質(zhì)量和水平有所提升。最后，要注重建設(shè)工程檔案信息化管理的技術(shù)支撐以及人才保障，為了將信息化價(jià)值充分發(fā)揮，要建立完整的信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)大批優(yōu)秀人才，對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫分析以及軟件開發(fā)等都具有實(shí)質(zhì)性作用，這樣有利于提高管理人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，建設(shè)工程檔案信息化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，其不僅具有廣泛優(yōu)越性，而且還能夠從根本上節(jié)省人力、物力等各項(xiàng)資源的投入。建設(shè)工程檔案信息化管理的落實(shí)，在保證檔案管理工作效率有所提升的基礎(chǔ)上，能夠增強(qiáng)工程建設(shè)的透明度和監(jiān)督力度，為其自身的發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[5]沈銀嬌.檔案信息化管理存在的問題及其對策[J].陜西檔案.2010.02

[6]王云.試論數(shù)字時(shí)代大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化近來[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊.2011.10endprint