事業單位設備檔案管理的信息化建設分析與研究

摘 要：隨著我國社會經濟的快速發展以及科技水平的不斷提高，事業單位對從業者的各項要求也隨之提高，這也間接增加了員工的流動性，從而加大了事業單位檔案管理的難度。對于現階段事業單位的檔案管理來講，科學合理利用先進的信息化管理模式不容小覷。事業單位設備檔案管理信息化可以從根本上改善傳統事業單位管理中存在的問題和弊端。本文針對事業單位設備檔案管理的信息化建設進行了簡要分析，并闡述現階段事業單位檔案管理中存在的問題，為提高事業單位設備檔案管理信息化的整體水平提供些許建議。

關鍵詞：事業單位；設備；檔案管理；信息化建設；對策

事業單位中的設備作為維護正常工作的媒介與工具，同時也是事業單位中固定資產的重要部分，所以做好設備的管理尤為重要。現階段，在新時代經濟發展的推動下，傳統的檔案管理模式已經無法適應事業單位設備檔案管理的需求，為了不斷提升事業單位設備檔案管理的整體水平，必須要做到與時俱進，并轉變管理思想，完善設備檔案管理的信息化建設勢在必行。

1 事業單位設備檔案管理現狀分析

目前，我國事業單位設備檔案管理工作仍然存在諸多問題，許多事業單位的檔案管理人員并不重視自己崗位的重要性，而相關單位領導亦是忽視設備檔案管理的發展，導致檔案管理工作仍舊處于傳統“抄抄寫寫”的管理模式中，這種工作模式使得工作氛圍較為沉悶，嚴重影響了檔案管理工作者的積極性，枯燥古板的檔案管理工作環境也是阻礙事業單位高效發展的重要因素。此外，在事業單位設備檔案管理信息化建設中，缺乏高素質人才的投入和培養，由于檔案管理人員的專業水平有限，所以不能適應信息化管理的模式，這就是導致管理工作出現問題的人為因素。在傳統檔案信息管理的影響下，主要是以人工查找資料為主，而現代檔案信息則是通過計算機進行查找，但由于事業單位對設備的維護和投入資金的不足，導致事業單位設備檔案數據檢索工具不能更好的服務于檔案管理系統。

2 事業單位設備檔案管理信息化的重要性

事業單位設備檔案管理信息化建設不僅能夠有效的提高工作效率與質量，同時信息化的處理方式更有利于保存完整的檔案資料，完善的信息化數據庫能夠將傳統的紙式信息進行數字化處理，更便于查找和收集。經調查研究表明，我國事業單位采用傳統與現代化檔案管理相結合的方式來相互彌補彼此的不足，以更好的進行數據處理。但由于我國事業單位檔案管理的信息化水平較低，發展的也比較緩慢，所以，在信息化管理中就會存在各種問題。為了進一步提高事業單位自身的競爭力，就需要加快信息化建設的進程和力度，不斷提高自身的管理水平，以更好的實施人力資源管理工作。

3 加快事業單位設備檔案管理信息化建設的具體措施

3.1 樹立現代化管理理念

就事業單位而言，進行體制改革，樹立現代化管理理念以及不斷創新管理模式非常重要。要想加快信息化建設的步伐，首先需要改善相關工作人員的管理思想，樹立他們現代化的管理思維，著重于從業者的思想建設和素質的培養，讓他們了解現代化檔案管理信息化的重要性，以此來為事業單位設備管理信息化建設打下良好的基礎。其次，要轉變管理人員的工作態度，隨時做好主動管理和主動服務的準備，由傳統的被動式管理轉變為開放式管理，只有這樣才能真正的適應新形勢下設備檔案管理的需求。

3.2 加大設備檔案管理硬件的投入

事業單位要想實現設備檔案管理的信息化建設，做到“與時俱進”很重要，首先要采購先進的檔案管理設備，然后引進先進的管理技術，這樣才能適應檔案管理現代化的發展趨勢。新形勢下，事業單位的設備使用率越來越高，隨之產生的問題也越來越多，由于檔案資料大批量收集，如果再依賴于傳統的紙式管理將很難滿足現代化管理的需求，因此，事業單位必須要加大設備檔案管理硬件的投入，包括電腦、復印機、打印機、互聯網設備等現代化辦公軟件，以加快檔案信息數字化的處理。

3.3 打造高素質的信息化管理團隊

首先，事業單位要嚴格制定管理制度來約束相關工作人員的行為，通過健全的檔案管理流程和技術規范性實施獎懲措施，特別是針對電子文件要做好安全處理，以確保電子檔案的完整性，同時在獎懲制度的影響下，調動從業者的工作積極性。此外，要想進一步促進事業單位設備檔案管理信息化的建設，打造高素質的信息化管理團隊非常重要，檔案管理是一項復雜且繁瑣的系統化工程，只有培養專業的管理技術人員才能做好檔案管理工作。在信息化時代的推動下，設備檔案管理信息化不僅實現了無紙作業的目標，同時提高了管理人員的業務素質，通過不斷的進行信息化教育培訓，使更多的人了解信息技術的專業知識，進一步促進了事業單位的發展和工作效率的提升。

4 結束語

終上所述，對事業單位設備檔案管理進行信息化建設非常重要。雖然我國的科技水平在不斷的創新和提升，但現階段我國事業單位設備檔案管理信息化建設中依然存在諸多問題和弊端，包括事業單位設備檔案管理信息化體系不夠完善以及相關信息管理人員素質不高等，這些都是影響設備檔案管理信息化建設的重要因素。因此，要想高效實現事業單位設備檔案管理信息化的建設，就必須提高設備檔案管理人員的綜合素質，并對設備檔案管理進行合理的規劃，以提高事業單位設備檔案管理水平的整體效率。

參考文獻

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作者簡介

紀彩娟（1977-），女，天津，漢族，大學本科，助理館員，研究方向：信息資源管理，檔案學。endprint