集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)

王凱

摘 要：集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是現(xiàn)今檔案管理創(chuàng)新建設(shè)的重要工作方向，其不僅能夠促進(jìn)檔案管理效率提高，而且能夠在集成化管理方向下，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與統(tǒng)籌劃創(chuàng)新管理。所以，基于這一方面而言，能夠?qū)苫瘒翑?shù)字檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究分析，對于實(shí)際工作的改進(jìn)有著必要的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：集成化；國土數(shù)字檔案；管理系統(tǒng)；研究分析

國土資源部門作為我國現(xiàn)今生產(chǎn)生活進(jìn)行發(fā)展建設(shè)和管理的重要部門之一，其在整體化工作進(jìn)行的過程中，最為重要的一項(xiàng)工作則是對檔案進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、有效化的管理。這一工作的健康進(jìn)行同樣是由于現(xiàn)今國土資源工作所面對的對象的種類、范圍和數(shù)量在不斷的增加，而對管理對象建檔、登記是國土資源部門管理的一項(xiàng)必要性的工作。就國土資源檔案管理工作的進(jìn)行，傳統(tǒng)的檔案管理工作采取的方式比較依賴人員，所以不僅給工作人員造成了很大的負(fù)擔(dān)，而且檔案資源不能夠隨時(shí)隨地的進(jìn)行共享，同樣造成了檔案資源管理效率的低下。而隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)引入到生產(chǎn)生活的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，再加上國土資源檔案管理效率的提高，氣囊話對檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)是非常必要的。那么，這就需要國土資源檔案管理部門能夠在檔案管理信息化采集的基礎(chǔ)上，通過條目管理方式的方案的制定，嚴(yán)格制定信息化檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，并且能夠在現(xiàn)有的國土資源地籍系統(tǒng)、土地利用系統(tǒng)和土地交易系統(tǒng)等存在的基礎(chǔ)上，將分散的關(guān)于國土資源檔案管理的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中、合并和統(tǒng)籌化的管理，以此能夠建立現(xiàn)代化的國土資源檔案管理信息化模式，促進(jìn)優(yōu)質(zhì)、高效、先進(jìn)技術(shù)集成性質(zhì)的國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立有效的發(fā)揮管理作用。

1 設(shè)計(jì)目標(biāo)和設(shè)計(jì)原則分析

1.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)分析

集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究和設(shè)計(jì)作為一項(xiàng)系統(tǒng)化的，同樣對技術(shù)的要求比較高的應(yīng)用技術(shù)，其在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)的過程中，為了能夠方便其最優(yōu)化的進(jìn)行建設(shè)，發(fā)揮最大的作用。所以，在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)的過程中，國土資源相關(guān)管理部門必須首先明確集成化數(shù)字檔案管理的設(shè)計(jì)目標(biāo)。具體而言，設(shè)計(jì)目標(biāo)首先體現(xiàn)在能夠在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，將數(shù)據(jù)庫技術(shù)、GIS技術(shù)和智能化的檢索手段充分結(jié)合使用，以此在多種技術(shù)手段應(yīng)用的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，相互補(bǔ)充，促進(jìn)檔案信息管理的集中統(tǒng)一化；其次，則是在各種技術(shù)統(tǒng)一應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能顧促使檔案信息的可視化管理，以此對現(xiàn)今不可缺少的紙質(zhì)檔案的位置進(jìn)行實(shí)時(shí)的掌控和監(jiān)管；最后，則是集成化數(shù)字檔案管理最終要能夠通過使用GIS技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行方便化的查詢和信息的準(zhǔn)確的獲取，以此實(shí)現(xiàn)資源共享，提高資源管理的效率。

1.2 設(shè)計(jì)原則分析

國土資源數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研究設(shè)計(jì)和建設(shè)的過程中，國土局必須認(rèn)識到這一系統(tǒng)的建設(shè)首先能夠在稅收管理工作有效進(jìn)行的前提下，在成本有效控制的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格尊重安全建設(shè)、可靠維護(hù)、開放使用和技術(shù)先進(jìn)等原則按照特定的建設(shè)程序和嚴(yán)格遵循建設(shè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行此項(xiàng)工作的建設(shè)和管理。

2 集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研究和實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵技術(shù)

2.1 組件式開發(fā)

首先，則是集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中組件軟件模塊功能的建設(shè)和實(shí)現(xiàn)，這一軟件模塊的建設(shè)有著較高的可重用性，此種技術(shù)迄今為止是發(fā)展速度較快，應(yīng)用優(yōu)勢較大的軟件重用技術(shù)，其在實(shí)際使用的過程中，能夠有效的解決系統(tǒng)建設(shè)中存在的某些軟件開發(fā)使用存在的重用性低、適應(yīng)性差和周期時(shí)間比較長的問題，能夠促使集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)靈活化和合理化。

2.2 GIS數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的有機(jī)結(jié)合

GIS作為國土資源管理部門使用時(shí)間比較長的一項(xiàng)信息化技術(shù)，將其運(yùn)用于國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)的過程中，必須積極的促進(jìn)檔案管理與GIS數(shù)據(jù)的有效結(jié)合，以此能夠?qū)临Y源數(shù)字檔案管理過程中收集、登記和整理分析的數(shù)據(jù)引入到GIS地籍信息管理系統(tǒng)中，并且通過特定的數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)相互連接，以此能夠?qū)崿F(xiàn)有效的關(guān)聯(lián)。

2.3 可視化檔案柜

此種技術(shù)的應(yīng)用主要是針對現(xiàn)今國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與開發(fā)中不可避免的存在紙質(zhì)化檔案而進(jìn)行建設(shè)的。此種技術(shù)在實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)和建設(shè)應(yīng)用的過程中，工作人員可以通過對檔案室及其檔案柜對需要進(jìn)行設(shè)置的信息進(jìn)行歸置，而且如果紙質(zhì)版的檔案一旦被引入到檔案室時(shí)，相關(guān)的系統(tǒng)技術(shù)將會促使紙質(zhì)版檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)信息自動生成案卷目錄及詳細(xì)信息的檔案柜，以此工作人員能夠根據(jù)條目隨時(shí)的獲取需要的資源，進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。

2.4 溫濕度自動監(jiān)控

此種技術(shù)是為了避免國土數(shù)字檔案管理室產(chǎn)生安全隱患事故，通過自動化溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)的建設(shè)，能夠動態(tài)化、實(shí)時(shí)化的對管理室內(nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測，一旦超過特定的標(biāo)準(zhǔn)，將會進(jìn)行自動化的溫濕度調(diào)整。

3 集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用分析

3.1 檔案導(dǎo)入

主要是工作人員可以通過手動錄入方式，將數(shù)據(jù)子女系錄入到信息化管理的系統(tǒng)中，并且設(shè)置檔案簡單查詢、檔案資料修改等快捷化的方式。并且工作人員也可以通過利用案卷目錄的錄入和修改，以此將檔案及時(shí)的錄入到數(shù)字化檔案管理庫中。

3.2 自動歸檔

這一應(yīng)用主要針對的是國土資源的土地交易系統(tǒng)的半自動化的歸檔系統(tǒng)的建立。其主要是定期的對需要進(jìn)行電子歸檔的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行掃描，然后計(jì)算機(jī)信息化管理有選擇的篩選其需要對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)充的部分。

3.3 檔案剔除

此種應(yīng)用主要指的是工作人員可以利用檔案剔除功能的發(fā)揮對已經(jīng)失效和時(shí)間日期過期的檔案設(shè)置剔除標(biāo)識，進(jìn)行重新的整理和分析，但是失效的數(shù)據(jù)信息仍然保存在電腦中。

3.4 案卷目錄查詢

此應(yīng)用主要是工作人員可以將信息進(jìn)行目錄分列，然后工作人員根據(jù)自己的需求對信息進(jìn)行分條目的查詢，進(jìn)行相關(guān)的瀏覽工作。endprint

3.5 卷內(nèi)目錄查詢

此應(yīng)用主要是工作人員可以在聯(lián)合使用檔案分類功能實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)目錄進(jìn)行查詢，獲取為自己所需要的信息，并進(jìn)行相關(guān)的瀏覽和查詢。

3.6 GIS數(shù)據(jù)互查

此功能能夠?qū)崿F(xiàn)工作人員在查詢信息的過程中，利用任意字段進(jìn)行查詢，并且最終查詢的結(jié)果能夠以圖像、文字和動畫視頻等方式呈現(xiàn)出來。

3.7 統(tǒng)計(jì)輸出

此應(yīng)用主要是能夠?qū)n案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)輸出，主要包括檔案管理系統(tǒng)的庫存統(tǒng)計(jì)、檔案現(xiàn)狀利用統(tǒng)計(jì)、卷內(nèi)目錄查詢利用結(jié)果等方面進(jìn)行輸出。

3.8 可視化檔案柜

此應(yīng)用則是能夠在短時(shí)間內(nèi)快速、有效的獲取紙質(zhì)版檔案的存放位置和相關(guān)狀態(tài)信息。

4 集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)建設(shè)實(shí)現(xiàn)條件分析

4.1 經(jīng)濟(jì)條件

這就要求國土資源局必須針對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提供強(qiáng)有力的財(cái)政支持，做好資金分配和資金補(bǔ)充工作，制定有效的資金成本投入使用計(jì)劃，在必要的情景下，積極的引入外來資金，擴(kuò)充資金使用范圍和資金使用規(guī)模。

4.2 技術(shù)條件

這就要求一方面國土資源相關(guān)管理部門能夠積極的引入市面上先進(jìn)的技術(shù)，強(qiáng)化本土化的選擇和應(yīng)用；另一方面則是要求國土資源強(qiáng)化對自身檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)的需求分析，積極促進(jìn)自身技術(shù)的創(chuàng)新研發(fā)和建設(shè)使用，提高自身專屬技術(shù)的應(yīng)用。

4.3 人才建設(shè)

這就要求一方面國土資源局能夠?qū)ΜF(xiàn)有的高素質(zhì)的工作人員進(jìn)行數(shù)字化、信息化技術(shù)等方面的培訓(xùn)；另一方面則是建立嚴(yán)格的選聘機(jī)制，引進(jìn)新的工作技術(shù)人員，為人才隊(duì)伍的建設(shè)注入新的活力。

5 小結(jié)

綜上所述，集成化國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研究設(shè)計(jì)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)的過程中，能夠在設(shè)計(jì)目標(biāo)和設(shè)計(jì)原則明晰的基礎(chǔ)上，在獲得充足的經(jīng)濟(jì)條件、技術(shù)條件和人才條件的基礎(chǔ)上，能夠從關(guān)鍵技術(shù)和技術(shù)應(yīng)用兩個(gè)方面進(jìn)行具體化的建設(shè)，促進(jìn)國土數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的有效建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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[2]舒桂秋，易美華.國土檔案信息化方法研究[J].中國土地，2016（3）：26-28.endprint