淺析檔案信息化管理

張艷

摘 要：隨著國內制度改革工作的不斷深入，檔案的利用率也迅速提高。加之當今互聯網和信息技術應用的普及，計算機管理技術也不斷深入各層管理，檔案已不僅僅以單一的紙質形式存在，而將會以各種形式的電子文件形成信息化管理。本文分析了檔案信息化管理，并對檔案的信息化管理提出了幾點針對性的建議。

關鍵詞：檔案；信息化；管理

檔案信息化管理主要是結合網絡信息化技術和檔案管理軟件，對資料信息進行管理的過程，是源于高科技軟件以及高速度和大容量硬件基礎之上的一種新型的人力資源信息管理模式。在信息時代，計算機網絡技術的應用為事業單位檔案信息化管理提供了保障，我們應積極將信息技術與檔案管理工作緊密結合起來，促進檔案信息化工作快速發展。機關檔案管理人員崗前培訓缺失，常存在臨時上崗現象，對如何科學管理、充分發揮檔案價值，缺乏相應思考和學習。針對這些問題，筆者提出幾點建議：

1 建立一個高標準的檔案信息管理系統，必需選用一套的、合理的軟件系統。

現在研究系統開發的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學合理的檔案信息系統，才能提高整體工作效率，加快檔案信息化管理，提高檔案信息資源的利用率。

2 提高管理人員對信息化建設的意識，對信息化建設隊伍做好專業技術人員儲備

若要切實做好檔案信息化建設工作，就必須提高對檔案管理的意識。單位可以通過相關手段來增強檔案管理員的管理意識。首先，單位應加大宣傳力度，提高職工對于檔案管理重要性的認識，以積極配合相關部門對資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業單位檔案信息化建設的順利進行，根據國家相關政策及法律法規來進行建設，這也是保障信息資源安全與單位職工基本權益的基礎。必須依據單位檔案管理工作的實際情況出發，建立相應的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進檔案管理的規范性與科學性。同時，單位應加大對檔案管理信息化的建設，做好單位信息化建設隊伍中專業人才的培育和儲備，通過定期的培訓以及學習活動，提高管理人員的專業能力以及基本素質，以進一步推動單位檔案管理信息化的實現。

3 建立優質的檔案信息網絡

計算機網絡是實現信息資源共享的重要前提和物質基礎，科學高效的網絡系統能夠為各級領導以及組織工作高效的信息服務。檔案具有信息量非常豐富、跨時間比較長等特征，由于各個因素的影響，一份檔案中的信息經常會存在些錯誤，數據前后不一致，或者是一種信息有好幾種不同的記錄。因此，在進行信息化管理之前，需要對同一信息資源進行整合，保存唯一的數據信息。

4 遵循安全性原則，加強干部信息化建設

檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，嚴格遵照國家有關規定和要求。在技術安全管理方面，做到檔案內部局域網不與外網連接，以保證安全。要制定信息錄入、信息維護、設備管理、網絡維護等系列管理辦法和規定，確保系統的安全性、可靠性和可控性，以科學、規范、嚴密的制度來保證系統的可靠運行。

5 要完善管理人員的專業素質

隨著現代化的快速發展，只掌握了傳統的方法已經無法滿足現在工作的需求，單位就必須要大力的培養一批高素質和專業水平高的人員，并對其進行專業知識技能的培訓，加強計算機知識的學習和操作技能，幫助其更快的掌握現代方法。管理人員還需要時刻學習，并以此來拓寬自己的知識面，提高自己的知識水平，提高處理現代化檔案管理的能力，只有掌握住現代化的管理技術，才能適應現代網絡化和信息化的檔案管理工作，才能更好的為事業單位服務。

6 要提升檔案管理水平

人是管理檔案質量保證的關鍵。長期以來，檔案專業培訓的不足是制約科學管理檔案的重要因素之一。確保檔案管理人員的崗前培訓，加強檔案管理人員理論知識和業務技能的培訓，鼓勵加強相關系統間的業務交流，才能促使檔案管理人員不斷掌握新知識，科學管理提高檔案利用價值，才能促進檔案工作水平的提高。同時，檔案管理人員應注重培養具有檔案工作特色的核心價值觀。檔案工作枯燥無味，常需要與多個部門接觸收集各類材料，工作量大而繁瑣。這要求檔案管理人員應始終堅持愛崗敬業、嚴謹細致的工作作風，面對較難收集的材料，要主動出擊，盡可能使檔案材料完整。檔案管理要緊緊圍繞制度改革需要，提升服務意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進人事檔案管理信息化進程。依托檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現檔案全面、動態化長效管理。

7 重視檔案信息系統的維護

檔案信息系統是一個動態的系統，需要檔案人員不斷進行更新和維護，要使檔案信息系統發揮最大作用，那么對其核心部分的數據庫建設必須做到：

1）信息錄入要完整，只有數據完整，后期維護才能順利進行；

2）信息錄入要準確，只有準確的數據，數據庫的后期維護才會有意義；

3）培養時時更新意識，要派專門管檔人員及時對數據庫進行更新和核準。只有做到這些，保證了人員信息的真實性和準確性，為社會提供真實可靠的信息，才能提高數據庫質量，增加檔案信息系統的可信度和使用率，確保人事檔案材料齊全、完整、準確性，從而進一步推進檔案信息化進程。

參考文獻

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