檔案管理數(shù)字化研究

王海艷

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展與廣泛應(yīng)用給企業(yè)檔案工作帶來(lái)新的契機(jī)，也帶來(lái)了新的研究課題。本文從簡(jiǎn)介檔案數(shù)字化建設(shè)的意義開始，分析當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，并就檔案數(shù)字化建設(shè)的程序提出一點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理

處于科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)共同發(fā)展，在我們的生活中，數(shù)字化已成為不可分割部分。所謂的數(shù)字化，指的是把模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)，這個(gè)過(guò)程需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)完成。在2008年召開了檔案整理和數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，會(huì)議是由中央和國(guó)家機(jī)關(guān)組織的，當(dāng)時(shí)的檔案局局長(zhǎng)做出重要指示，提出要把檔案數(shù)字化工作列為重點(diǎn)，使檔案管理水平得以提升，服務(wù)質(zhì)量達(dá)到更高標(biāo)準(zhǔn)。多企業(yè)檔案管理角度來(lái)看，數(shù)字化是難得的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，甚至對(duì)企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展具有決定作用，可以使企業(yè)檔案管理向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足不斷變化的要求。本文的研究重點(diǎn)是檔案數(shù)字化，研究具有針對(duì)性，企業(yè)館藏的原始檔案資料具有多種不同的載體，要把計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)利用起來(lái)，并采用OCR技術(shù)手段使之轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化檔案信息的模式存在，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化的同時(shí)還要完成可視化，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用下，把數(shù)字化模式運(yùn)用到檔案的管理和應(yīng)用上。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）檔案數(shù)字化有利于保護(hù)檔案原件，節(jié)省保管空間

企業(yè)檔案是非常重的要資料，不但要長(zhǎng)期保存，更主要的要滿足隨時(shí)查閱的要求。但在實(shí)際工作中，原件損失和遺失的問(wèn)題依然存在，保管和利用的矛盾難以調(diào)和。但是如果實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，企業(yè)檔案可以在網(wǎng)上進(jìn)行查閱和打印功能，當(dāng)然需要具有相應(yīng)權(quán)限的人員才可以操作。作為檔案的管理者和使用者不需要對(duì)反復(fù)的翻查原件，可以減少庫(kù)存檔案老化的速度。不但可以使反復(fù)借用和保管的矛盾得以緩解，更主要的是檔案原件的安全性得到保障。另外，經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，企業(yè)檔案不需要占據(jù)大量的儲(chǔ)存空間，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要較大面積的庫(kù)存儲(chǔ)存的問(wèn)題，使企業(yè)檔案保管的空間降到最低。

（二）檔案數(shù)字化有利于改善利用方式，提高利用效率

由于把數(shù)字化管理應(yīng)用到檔案管理之中，改善了檔案的利用方式，使檔案利用空間增加，使檔案管理和利用手段向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，不但使檔案的利用效率顯著提高，更重要的是使檔案信息利用成本顯著下降。企業(yè)檔案能夠更好的發(fā)揮其作用。如果檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，只要網(wǎng)絡(luò)暢通，使用者可以隨時(shí)隨地的調(diào)用所需檔案，不再受時(shí)間和空間的限制，也不必受到檔案數(shù)量的影響。由此企業(yè)在檔案管理上實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，可以完成多人同時(shí)查閱，使檔案共享程度顯著提高。值得一提的是檔案還可在網(wǎng)絡(luò)的作用下，把異地傳輸變化現(xiàn)實(shí)，使工作效率顯著提高。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系

由于在檔案管理中應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)，使檔案從保管到查詢都擺脫了傳統(tǒng)管理的約束，使用方法也隨之改變。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)成為檔案管理的不可缺少的工具，而傳統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范失去意義，需要建立新的管理規(guī)范體系。但是目前在數(shù)字化檔案管理方面還處于起步階段，沒有形成完善的規(guī)范體系，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)尚未形成，企業(yè)管理者仍然在摸索規(guī)律，由于在檔案數(shù)字化管理中責(zé)任和義務(wù)并不明確，工作程序不夠具體，對(duì)數(shù)字化檔案資源管理方法缺乏掌控力，所以在數(shù)字化檔案資源的管理中，一直沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作。

（二）缺少整體數(shù)字化建設(shè)流程的規(guī)劃與設(shè)計(jì)

在企業(yè)檔案管理中，遵循《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》中的規(guī)定，對(duì)數(shù)字化工作過(guò)程做出說(shuō)明，確定數(shù)字化工作的過(guò)程所涵蓋的內(nèi)容了知識(shí)產(chǎn)權(quán)審計(jì)和市場(chǎng)調(diào)研外，還包括數(shù)字化工作計(jì)劃的編制，并對(duì)主體流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時(shí)還要處理好技術(shù)準(zhǔn)備和制作編輯工作，并負(fù)責(zé)成品審校和驗(yàn)收，同時(shí)還要承擔(dān)起標(biāo)準(zhǔn)化審查、整理項(xiàng)目作文檔等責(zé)任，對(duì)于項(xiàng)目成果進(jìn)行歸檔處理，并進(jìn)行驗(yàn)收等操作。在實(shí)際工作中，關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)并沒有做了準(zhǔn)確定位，認(rèn)識(shí)不夠明確甚至有偏差存在。在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)整體時(shí)，一直沒有形成完善的流程和科學(xué)的規(guī)劃，如果對(duì)于數(shù)字化過(guò)度追求，沒有把檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)列為重點(diǎn)，在數(shù)字化檔案管理上必然會(huì)受到影響，檔案資料難以得到全面的利用。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)程序

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計(jì)

實(shí)施檔案數(shù)字化是復(fù)雜的過(guò)程，要做好準(zhǔn)備工作，要制定出檔案數(shù)字化的整體方案，并確定流程和步驟。首先要考慮到企業(yè)的實(shí)際情況，確定企業(yè)核心需求是什么。其次，明確檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目管理等事宜，招投標(biāo)和人員管理等都要明確。第三，在對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行管理之前，要對(duì)原有文件進(jìn)行清理，并做好備份等工作。最后，安全管理程序是重點(diǎn)，要保障文件使用的安全性，做好保密、權(quán)限、使用等工作，加大管理和控制的力度。

（二）基礎(chǔ)準(zhǔn)備

企業(yè)開展檔案數(shù)字化建設(shè)是發(fā)展的趨勢(shì)，但在實(shí)施之前，基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作必不可少。其中數(shù)字化軟硬件平臺(tái)的搭建是重點(diǎn)，檔案數(shù)字化系統(tǒng)的選擇是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一方面，企業(yè)要考慮到自身的條件，在檔案管理方面的不足，并與發(fā)展規(guī)劃相結(jié)合，以此為基礎(chǔ)來(lái)選擇服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等工具，除此之外還要選擇掃描設(shè)備和備份設(shè)備，保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境處于暢通狀態(tài)。另一方面，在數(shù)字化建設(shè)中，軟件是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。應(yīng)用在檔案數(shù)字化管理的軟件必須有如下功能：能夠與企業(yè)OA系統(tǒng)無(wú)縫連接，使文檔管理實(shí)現(xiàn)一體化；圖像處理工具完善，數(shù)字化加工流程成熟，構(gòu)建查詢平臺(tái)并保障服務(wù)的高效性；安全控制功能必不可少。

（三）目錄建庫(kù)

為了方便查閱面要有檢索工具，檔案目錄可以實(shí)現(xiàn)快速查詢。計(jì)算機(jī)通過(guò)一次或多次輸出操作，輸入時(shí)遵循著錄規(guī)則進(jìn)行，即可以實(shí)現(xiàn)多途徑檢索，保證查準(zhǔn)率和查全率。由此可知在實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，建立企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是重要環(huán)節(jié)。在著錄時(shí)要遵循《檔案著錄規(guī)則》，需要強(qiáng)調(diào)的是建庫(kù)時(shí)所采用的數(shù)據(jù)格式是通用的，在XML文檔的作用下，能夠直接或間接的完成數(shù)據(jù)交換。

（四）數(shù)字化加工處理

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，承擔(dān)核心的是檔案數(shù)字化加工，具體來(lái)說(shuō)指的是企業(yè)檔案整理、檔案掃描、圖像處理和存儲(chǔ)，以及數(shù)據(jù)質(zhì)檢等各種環(huán)節(jié)。在進(jìn)行企業(yè)檔案整理時(shí)，要確定檔案的一致性和完整性不受破壞，與實(shí)體檔案完全相同，嚴(yán)禁出現(xiàn)缺卷或少頁(yè)的情況。企業(yè)檔案整理所包括的內(nèi)容較多，必須好目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備、拆除裝訂、頁(yè)面整理等工作，同時(shí)還要對(duì)掃描件和非掃描件進(jìn)行區(qū)分，對(duì)所整理好的內(nèi)容進(jìn)行抽檢。在檔案掃描時(shí)對(duì)掃描環(huán)境有較高要求，同時(shí)還要確定掃描參數(shù)，這些都要根據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行。

檔案數(shù)字化流程結(jié)束后需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總、掛接、關(guān)聯(lián)和備份。需要進(jìn)行檔案數(shù)字化成果的數(shù)據(jù)備份，以確保數(shù)字化成果的安全、完整和長(zhǎng)期利用。

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