檔案信息化建設存在的問題與發展方向

許方旭

摘要：伴隨著我國改革進程的不斷推進，檔案資料數量得到不斷增加、質量要求也來越高。而實現檔案管理的信息化，能夠使檔案管理更加高效，更加智能，因此從這一點來看運用現代信息技術對檔案進行管理是大勢所趨也是形勢所迫。基于此，本文在第一部分闡述了檔案信息化的內涵以及建設意義，從而為全文奠定了理論基礎；第二部分分析了當前我國檔案信息化建設存在的問題；文章第三部分，筆者探討了未來我國檔案信息化建設的發展方向。

關鍵詞：檔案；信息化；存在問題；發展方向

引言：信息技術的發展使檔案管理工作獲益匪淺。當前很多檔案管理部門都已經基本實現了由紙質檔案到電子化檔案的轉變，檔案管理工作也相應的由傳統的檔案收集、整理轉變為對檔案的監控，一改往日檔案管理工作的繁瑣與冗雜，使得檔案管理向著便捷化方向大步邁進。但是，作為一名檔案管理者我們也應當深刻的意識到信息化建設在給檔案管理工作帶來機遇的同時，同樣也帶來了一些問題。

一、檔案信息化概述

1. 檔案信息化內涵

《檔案信息化建設導論》一書將檔案信息化定義為“在國家檔案行政管理部門的統一和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。”

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設和人才隊伍建設等方面。

2. 檔案信息化建設意義

首先，檔案的信息化建設是提升檔案管理工作效率的必要保證；其次，檔案信息化建設是實現檔案資源充分開發與利用的客觀需要；最后，加快檔案信息化建設進程是實現傳統紙質檔案完整保護的必要措施。

二、檔案信息化建設存在問題

1. 對檔案信息化建設的思想認識不足

（1） 單位領導對檔案信息化建設的認識脫離實際。一些單位的領導不顧檔案管理工作發展實際，不考慮個人、單位、社會的利用需求，一昧追求個人政績以及單位外在形象而盲目跟從社會發展潮流，為了信息化而信息化。從而導致在后續的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設輕管理、重形式輕內容等此類現象不絕于耳。

（2）單位領導、工作人員對信息化的檔案管理工作認識深度不足。檔案信息化建設既要求相關人員錄入館藏傳統紙質檔案又要求其緊跟社會發展潮流進行最新信息與資源的收集整理。此外，數據庫建設、客戶端APP開發、網頁建設等等都包含在內，因此它是一項極為復雜且繁瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對這些問題認識不足、準備不充分，最終導致經費不足、人手不夠等問題頻頻出現，從而又會降低檔案管理工作的整體效率。

2. 檔案信息化建設的基礎設備落后陳舊

檔案信息化建設離不開具有較高性能的軟硬件作為基礎支撐。但是由于缺乏對檔案管理信息化建設的深刻認識，一些單位領導認為只要借助網絡技術就可以實現檔案的全部開發與利用，因此不注重對檔案信息化管理環境、配套設備等方面進行完善。一方面，致使其內部檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。另一方面使得配套設備落后陳舊，得不到及時更新。此外，軟件系統的不完善與不流暢也會導致用戶查閱體驗較差，不利于檔案整體利用效率的提升

3. 檔案信息化建設規章制度不完善

一方面由于檔案信息化建設作為一種新興事物，我們缺乏對此工作的制度建設經驗。另一方面，伴隨著檔案管理環境的變化，原有的一些檔案管理規則制度都不再適用于當下。所以在實際的檔案管理過程中難免會出現規章制度與實際情況相矛盾的現象。

三、檔案信息化建設發展方向探析

（1）檔案管理規范化程度將進一步提升

規范化的檔案管理工作一方面有利于提高工作效率，另一方面也能夠極大的提升檔案管理工作的質量。伴隨著信息化建設進程的加快，檔案資料的收集與管理工作都將更為方便、更為系統。此外，隨著我們對檔案信息化建設經驗的累積，與檔案管理相關的規章制度也必然會得以完善。因此，我們說規范化將是未來檔案信息化建設的方向之一。

（2）檔案管理的高效性與便捷性將進一步提升

檔案信息化建設進程的加快使得相關部門在進行檔案管理時能夠直接通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由的進行檔案調閱，極大的提升了檔案管理工作的高效性與便捷性。因此我們說，檔案管理工作的高效性與便捷性將成為檔案信息化建設為之努力的方向之一。

（3）檔案管理的安全性將進一步提升

要想加快檔案管理的信息化建設進程，就必須提升檔案的安全性。但是近年來由于竊密技術的發展、信息化檔案管理系統的不完善以及檔案管理工作人員保密意識的缺失等因素給當前的檔案信息安全帶來了挑戰。因此，我們說安全性將不得不作為未來檔案信息化建設的重點問題進行探索。

四、小結

盡管目前我國很多地區的檔案管理部門其工作已經取得了一定的進步，但是我們應當意識到要想真正實現檔案管理的信息化進程，提升檔案管理效率，仍需要我們進一步努力。

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