財政稅收電算化檔案管理工作探析

陳平

摘要：財政稅收電算化檔案管理作為現(xiàn)今檔案管理工作創(chuàng)新過程中重要的建設(shè)方向，在實際進行相關(guān)檔案管理工作電算化建設(shè)特點分析的基礎(chǔ)上，能夠從其建設(shè)范圍大、對計算機環(huán)境的依賴性強、便于計算和分析對人才要求較高的實際需求分析的基礎(chǔ)上，積極的進行建設(shè)具有非常必要的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：財政稅收；檔案管理；電算化

一、財政稅收電算化檔案管理的特點分析

（一）數(shù)據(jù)處理方式有了根本性的變化

傳統(tǒng)的財政稅收工作方式依靠人員進行主要的工作非常容易導致數(shù)據(jù)計算錯誤現(xiàn)象的出現(xiàn)。而現(xiàn)今財政稅收電算化檔案管理方式的運用，檔案管理工作人員只需要依靠計算機通過原始數(shù)據(jù)和信息資料的錄入，或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證轉(zhuǎn)入需要建檔管理的檔案。依靠電算化而進行的財政稅收檔案管理機制的建立能夠通過一體化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)提高了檔案管理的效率，保證了檔案存儲的完整性。

（二）檔案保存的方式和保存體制產(chǎn)生了巨大變化

傳統(tǒng)檔案管理工作進行需要依靠紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)進行保存，且對于財政稅收紙質(zhì)版的管理需要占用很大的空間，而且在紙質(zhì)版保存的過程中還需要進行專門的防水、防潮等相關(guān)工作，總體上而言，傳統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)保存方式是比較繁瑣的。而在財政稅收電算化檔案管理體制的應用下，其對于檔案管理工作的進行依靠的是磁盤，這樣一方面能夠階段檔案管理的保存空間，而且易于檔案管理工作中的利用，能夠通過專用數(shù)據(jù)庫的建立保證檔案管理的安全性和可靠性。

二、財政稅收電算化檔案管理的實際建設(shè)需求分析

（一）財政稅收電算化檔案管理的存儲范圍大

財政稅收電算化檔案管理中其能夠通過財務稅收專用的檔案管理軟件，按照財政稅收電算化檔案管理的準則和基本規(guī)則將信息或資料錄入數(shù)據(jù)庫后進行相關(guān)的工作，但是其需要財政稅收原始單據(jù)、負責人簽字等憑證也需要進行存儲，這樣無疑會擴大財政稅收電算化檔案處理的范圍，對于實際檔案管理工作而言，其有著很大的挑戰(zhàn)。

（二）財政稅收電算化檔案管理工作對計算機系統(tǒng)環(huán)境的依賴性較大

財政稅收電算化檔案管理工作的進行的主要依靠計算機專用的存儲載體，以此達到檔案管理的體積小、質(zhì)量輕、儲存內(nèi)容多的特點。這就意味著財政稅收電算化檔案管理工作需要依靠計算機系統(tǒng)，在計算機適用性強的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施協(xié)調(diào)使用的基礎(chǔ)上，按照不同的使用權(quán)限，通過權(quán)限命令等對財政稅收檔案進行分類管理。所以，在實際建設(shè)的過程中，必須強化計算機系統(tǒng)環(huán)境的高水平的建設(shè)和利用。

（三）財政稅收電算化檔案管理便于計算和分析

通過財政稅收電算化檔案管理機制的建立和方式的利用，其可以有效的實現(xiàn)財政稅收相關(guān)數(shù)據(jù)的互查和共享。以此在必要的年度審查和核查的工作進行的情況下，財政稅收電算化檔案管理能夠促使相關(guān)工作人員憑借網(wǎng)絡專用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行利用，然后將其利用專業(yè)的稅收計算軟件進行分析和核查，提高了財政稅收計算的高效率性。

（四）財政稅收電算化檔案管理對人員素質(zhì)的要求較高

財政稅收電算化檔案管理工作的進行對計算機的依賴性比較大，但是其整個系統(tǒng)的運行還是要依靠工作人員的操作和控制進行。所以，財政稅收電算化檔案管理工作進行的過程中不僅要求工作人員能夠熟悉財政稅收的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識而且還要求工作人員能夠熟悉相關(guān)的計算機信息存儲和利用的方式和相關(guān)系統(tǒng)操作規(guī)則和程序，以此能夠保證工作人員在專業(yè)化的計算機操作中保證財政稅收電算化檔案管理的科學進行。

三、基于以上分析，強化財政稅收電算化檔案管理工作進行的措施分析

（一）不斷強化財政稅收電算化檔案管理硬件的建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是檔案電算化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案管理核查和分析等工作進行的基礎(chǔ)。具體而言，在硬件設(shè)施的建設(shè)方面，能夠嚴格按照檔案管理的相關(guān)庫房建設(shè)標準，購置引進計算機，建設(shè)安全性高的網(wǎng)絡利用方式。且在電算化檔案管理中，能夠進行備用盤與存儲盤分離存放的管理方式。此外，在檔案管理軟件建設(shè)方面，要不斷強化數(shù)字加密軟件的建設(shè)和利用以及使用數(shù)字簽名鑒別電子文件，以此保證檔案管理的安全性。

（二）全方位的做好財政稅收電算化檔案管理工作進行中資料的收集

對于財政稅收電算化檔案管理工作機制的形成主要指的是能夠在一定的時間內(nèi)將于財政稅收相關(guān)的檔案資料通過特有的存儲磁盤進行脫離計算機的分離工作形式。所以，在這一過程的實現(xiàn)期間，財政稅收的相關(guān)部門能夠原始憑證的基礎(chǔ)上，建立完善的備份檔案，以此保證檔案管理存儲損失的最小化。此外，在檔案管理工作的過程中還應積極的收集檔案管理軟件和硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、財務軟件的系統(tǒng)名稱以及專用的版本號等資料的收集。

（三）提高財政稅收電算化檔案管理人員的工作素質(zhì)

為了保證財政稅收電算化檔案管理工作的科學進行，財政稅收檔案管理部門必須重點進行人才隊伍的建設(shè)，一方面通過對現(xiàn)有人員的嚴格系統(tǒng)的培訓工作的進行，通過實際操作和理論知識的學習，提高工作人員的素質(zhì)；另一方面積極的引進社會和市場上高素質(zhì)的人才，不斷為人才隊伍注入新的活力。

四、小結(jié)

綜上所述，財政稅收電算化檔案管理工作的進行是面對現(xiàn)今檔案管理數(shù)據(jù)處理方式和檔案保存體制發(fā)生變化的特點基礎(chǔ)上建立的，在對其實際需求建設(shè)分析的基礎(chǔ)上能夠從硬件軟件系統(tǒng)建設(shè)、全方位的檔案資料收集以及高素質(zhì)的人員對于建設(shè)等方面促進財政稅收電算化檔案管理工作的有效進行。

參考文獻：

[1]霍紅丹.探討財政稅收電算化檔案管理[J].黑龍江史志，2015（9）.

[2]韓琴.淺談財政稅收電算化檔案管理[J].會計師，2014，No.187（2x）：75-76.

（作者單位：神華寧夏煤業(yè)集團有限責任公司）endprint