實驗室標準物質智能管理

葛翠翠

（西山煤電（集團）有限責任公司職業病防治所，山西 太原 030053）

實驗室標準物質智能管理

葛翠翠

（西山煤電（集團）有限責任公司職業病防治所，山西 太原 030053）

應用Microsoft office 2007軟件設計開發實驗室標準物質智能管理系統，通過Excel方便的IF公式計算和條件格式工具，使其具備了標準物質有效期的計算和到期前的自動提醒功能，并能通過顏色的設置一目了然的查看標注物質的使用狀態。通過簡單的表格設置和函數的使用，解決了傳統的管理過程中繁瑣、易錯等問題，使實驗室的管理的管理水平大大提高，節省了人力資源。

標準物質；智能管理；Excel

標準物質是指具有一種或多種足夠均勻和很好確定了的特性值，用以校正設備、評價測量方法和給材料賦值的材料和物質[1]。標準物質是實驗室中必不可少的實驗條件，是實驗成功的關鍵，是實驗數據準確可信的保障。根據量值溯源和實驗室質量控式的要求，檢測機構需要設置標準物質管理員[2]，建立一套有關標準物質的完整的臺賬。

標準物質管理員的職責有：建立標準物質的管理臺賬；核對并登記標準物質信息；正確分類和存放標準物質；定期檢查標準物質；保存標準物質證書，其中包括原件的存儲和掃描件的電子件保存；填寫標準物質領用和使用記錄；及時清理過期的標注物質；提醒購置人員及時補充所需標準物質等。

傳統的標準物質管理辦法是利用表格，填寫標準值信息，建立臺賬，填寫標準物質使用記錄，人工察看或者搜索即將過期的標準物質等。這樣管理的弊端主要有以下幾點：工作量大；工作繁瑣；每次有標準物質入庫或者被領用，將會重新人工錄入，需要填寫入庫或者領用記錄，容易出錯，且每次需重復；無法及時發現標準物質的過期情況，難以保證標準物質的有效性；無法提示標準物質的庫存情況，不能提醒申購人員及時補充所需標準物質。

解決傳統管理弊端的方法主要有以下幾點：第一，購買第三方軟件，但是價格昂貴，方法不夠靈活，操作繁瑣，普通人員不能很好地掌握。第二，利用Microsoft office 2007的相關應用，自己設計一個簡單、靈活、高效、實用的一個簡易系統，可以提高管理者的效率，操作簡單，一目了然，對于計算機知識差的人員也可熟練掌握。

1 環境基礎

本系統智能管理表格以Microsoft office 2007 Excel作為設計基礎，利用其函數和條件格式工具等強大功能進行編制。

2 目標功能需求分析

2.1 標準物質臺賬一覽表

能夠反映標準物質所有信息的一覽表，包括名稱、生產單位、證書編號、生產批號、標準值/純度、規格、數量、保存條件、入庫日期、有效期、狀態等。用于標準物質檔案管理存檔，同時作為標準物質智能管理系統的原始數據，也可作為標準物質期間核查周期制定的依據[3]。

2.2 標準物質剩余有效期的及時更新

能夠根據有效期的時間和當天的時間進行計算，及時更新剩余有效期的天數

2.3 標準物質狀態的醒目提醒

能夠根據顏色的不同顯示不同標準物質的狀態，分為“有效”、“即將過期”、“已過期”、“已用完”和“已報廢”，尤其能及時自動刷新30天內即將到期的標準物質，以便提醒檢測人員是否需要申購。

3 系統結構框架

本系統由1個Excel工作簿組成，其中包括“標準物質總表”和“30天內到期提示表”2個工作表。

4 系統設計與功能實現

4.1 新建Excel工作簿，命名為“標準物質數據庫.xlsx”。

4.1.1 打開“標準物質數據庫.xlsx”，將“sheet 1”更名為“標準物質總表”，按照ABC順序建立兩類字段：1基本列包括 “序號（A列）、中心編號（B列）、中文名稱（C列）、英文名稱（D列）、批號（E列）、標準值/純度（F列）、規格（G列）、數量（H列）、生產廠家（I列）、保存條件（J列）、購入日期（K列）、有效期（L列）”12個字段。2 管理列字段，“狀態（M列）、用完時間（N列）、報廢時間（O列）、報廢原因（P列）、處置人（Q列）、備注（R列）和剩余有效時間（S列）”字段。將購入日期（K列）、有效期（L列），用完時間（N列）、報廢時間（O列）4列的格式設置為日期型（見圖1）

4.1.2 在“剩余有效時間（S列）”中編寫函數：“=DAYS360（TODAY（），L2）”，用以計算標準物質剩余的有效天數。在“狀態（M列）” 中編寫函數：“=IF（O2=""，IF（N2=""，IF（S2＞=30，"有效"，（IF（S2＞=0，"即將到期"，"已過期"））），"已用完"），"已報廢"）”，用于實現Excel對標準物質當天狀態的判斷。在狀態列表中，所能顯示的狀態分為“有效”、“即將過期”、“已過期”、“已用完”和“已報廢”。打開“標準物質總表總表時”，將根據上述設置好的函數與程序，計算出“剩余有效時間”，根據剩余有效時間的不同顯示不同的“狀態”。同時，用戶一旦在“用完時間（N列）”、“報廢時間（O列）”中填入相關內容，則狀態中將自動顯示“已用完”和“已報廢”（見圖1。

圖1 標準物質智能管理效果圖

4.1.3 為使“狀態”列中顯示的五種狀態更加醒目，利用Excel中的“條件格式工具”中“突出顯示單元格規則”設置“有效”顯示綠色，“即將過期”顯示黃色，“已過期”顯示紅色等，使狀態列表一目了然（圖1）。

4.2 30天內到期提示表

一個簡單方法是直接應用表格中的數據篩選功能，直接在表格“狀態”中篩選“即將到期”。但是此方法需要每次進行篩選操。

5 結 語

標準物質管理系統是實驗室管理系統的子系統，是實驗室管理的必要環節。隨著實驗室規模的日益擴大化，包括水質標準物質與環境標準物質的加入，智能管理系統的優點逐漸突顯出來。傳統的管理方式已跟不上實驗室需求，智能化管理成為必然趨勢。

由于實驗室樣品使用量逐年增加，樣品流轉周期短，使得建立智能管理系統刻不容緩（3）。應用Microsoft of fi ce 2007軟件設計開發實驗室標準物質智能管理系統，可以通過簡單的表格設置和函數的使用，使標準物質庫存清晰明了，各種信息自動更新，解決傳統管理過程中繁瑣、易錯等問題，提高實驗室的管理管理水平，節省人力資源，應用簡單，經濟，快捷，值得推廣。

[1]王根榮,陸慧.標準物質及其管理[J].化學分析計量,2004,13(6):59-62.

[2]徐 捷,史永富,黃宣運,等.實驗室標準物質智能管理系統[J],中國漁業質量與標準,2013,3(2):102-107.

[3]范文重,馮艷玲,卓海華,等.實驗室樣品管理系統開發探索,人民長江,2012,43(12):89-91.

With the help of Microsoft of fice 2007 technology to design and develop intelligent management system of reference materials and make it have the function of resetting the valid period and expiry automatic warning for reference materials through the IF formula and conditional formatting tools of excel.Besides,through the color sets,it can view usage status of reference materials clearly. It can solve the complicated and tedious problem in traditional management,management and improve the level of laboratory management and save human resource through the table Settings and functions.

Reference materials;Intelligent management system;Excel.

G322

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ISSN.2095-8242.2017.40.7896.02

本文編輯：王雨辰