淺談高等職業院校的檔案管理工作

劉洋

摘 要

論文簡要地介紹了高等職業院校檔案管理工作中存在的問題，提出了加強高等職業院校檔案制度建設、提升檔案管理工作者的業務水平以及推進高等職業院校檔案管理信息化建設水平等對策來推進高等職業院校檔案管理正規化建設。

【關鍵詞】高等職業院校；檔案管理；對策

高等職業院校的檔案詳細地記載了學校的各個職能部門在學校的各個發展階段所經歷的重要事件，對高等職業院校的發展將產生至關重要的影響。論文列舉了高等職業院校檔案管理工作中存在的突出問題，并提出了解決這些問題的對策和方案。

1 高等職業院校檔案管理工作面臨的主要問題

1.1 兼職檔案管理工作者業務生疏

高等職業院校一般設置綜合檔案室，負責收集各個部門提交的部門檔案；學校的各個部門配備有兼職的檔案管理工作者，負責本部門重要文件的歸檔。兼職的檔案管理工作者沒有受過專業的檔案管理培訓，檔案管理的業務比較生疏。一般來說，這些同志的日常工作比較繁忙，只是在每年規定的時間將本部門的檔案材料上交綜合檔案室，因此不可避免地在檔案整理過程中存在一些疏漏。比如：在檔案記載的格式上與學院的規定不符，紙制檔案的歸檔日期填寫錯誤，檔案袋內的檔案件數與檔案袋上的記載不符合等。

1.2 教職員工不了解學校的檔案管理規定，導致檔案管理工作上的不便。

高等職業院校檔案管理部門往往有嚴格的借閱規定，要求各個職能部門的在職工作人員攜帶蓋有部門公章的檔案借閱單方能夠查閱本部門存檔的文書檔案。部分學校的教職員工不了解上述的檔案借閱規定，隨時隨地地到學校檔案管理部門要求查閱檔案。檔案管理部門的工作人員需要向這些同志耐心地介紹檔案管理的相關制度，這些同志才悻悻地離開。更有甚者，某些職能部門的領導無視學校的相關檔案管理制度，打個電話到檔案管理部門來就要求查詢相關的信息。此時，檔案管理部門的工作人員必須予以拒絕，并向這些領導做出合理的解釋。

1.3 檔案管理崗位人員編制不足，檔案管理工作強度較大。

高等職業院校往往以教學工作為中心，加之辦學經費比較緊張，因此主要招聘一線教師，限制招聘教輔人員。檔案管理人員屬于教輔人員，這樣高等職業院校通常嚴格地限制檔案管理崗位人員的編制，因此高等職業院校非常缺少專業的檔案管理人員。高等職業院校的檔案涵蓋教學工作檔案、學生工作檔案、職工人事檔案、退休職工檔案以及畢業生檔案等。幾個檔案管理人員面對數百教工的文書檔案和數千學生的紙制檔案的管理工作，工作強度之大可想而知。

2 改進高等職業院校檔案管理工作的對策

2.1 加強高等職業院校檔案制度建設

高等職業院校檔案管理部門應加強高等職業院校檔案制度建設，嚴格地規范各部門兼職檔案管理工作者的檔案建立、檔案編目以及檔案提交工作。檔案管理部門要在主管校長的領導下，結合高等職業院校的實際情況，制訂專任檔案管理人員的崗位目標責任制，使得文書檔案的歸檔、鑒定、保管、利用、保密、銷毀、移交、借閱等一系列工作有條不紊地開展。學校方面應該表彰優秀的兼職檔案管理工作者，同時對在檔案整理過程中經常出現疏忽的兼職檔案管理人員進行批評和教育。為了引起高等職業院校各個職能部門領導的重視，學校方面可以考慮將部門檔案管理工作作為該部門領導年度述職考核的內容之一。建設和完善檔案管理工作制度，使檔案工作逐步實現規范化管理，完善檔案工作各項制度，《檔案室工作職責》、《檔案人員職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等。學校可以開展專門的宣傳活動，大力地宣傳學校的檔案管理制度，使得全校的師生員工都了解檔案查閱的基本流程，避免因不了解制度而誤解學校檔案管理人員的情況。

2.2 提高檔案管理人員的責任心和業務水平

檔案管理工作整天和無聲的紙張打交道，工作性質枯燥乏味。檔案管理人員長期地從事這種枯燥的工作，不免產生習慣性的職業倦怠。首先，學校應該定期地對檔案管理人員開展工作責任心方面的教育，要求他們在日常的檔案管理工作中做到一絲不茍，熱情地接待來訪的檔案借閱人員，遇到緊急任務時需要有奉獻精神。如在教育廳職業教育實習基地建設項目檔案驗收工作中，我校檔案部門的工作人員克服了時間緊迫和任務繁重的困難，利用下班時間整理文書檔案，受到了學校領導的表彰和獎勵。其次，高等職業院校要增強檔案管理人員的檔案安全意識。檔案安全意識體現在兩個方面，一是做到檔案內容不要泄密，二是文書檔案保管的安全性，避免檔案遭受引燃、盜竊、水淹以及蟲蛀等方面的危害。

2.3 推進高等職業院校檔案管理信息化建設水平

高等職業院校應該招聘具備信息管理知識和計算機知識的人才來充實檔案管理隊伍，培養復合型的檔案管理工作者。另外，高等職業院校應該加強網絡基礎設施建設，為檔案管理信息化建設奠定網絡基礎。同時，高等職業院校應該加大硬件設備的經費投入，為檔案管理部門購置嶄新的計算機設備，為檔案管理信息化建設奠定硬件基礎。

總之，高等職業院校的檔案管理工作為學校各項工作的順利開展奠定了基礎。我們要充分地認識到高等職業院校檔案管理工作的重要意義，使檔案資料更好地為高等職業院校的健康發展服務。

參考文獻

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作者單位

黑龍江生態工程職業學院 黑龍江省哈爾濱市 150025endprint