新時期油田檔案信息化管理技術探討

魏杰

[摘 要]社會經濟的迅速發展，推動了我國油田企業的發展。油田檔案作為油田企業重要的信息資源，對油田企業的發展具有重要的作用。近年來，我國油田企業發展迅速，傳統的油田檔案管理方式已不再適應檔案工作的實際發展需求，如工作效率低下。在新時期，需要注重現代信息技術的應用，實現油田檔案信息化管理，才能有效提升油田檔案管理水平，從而有助于充分發揮油田檔案的作用，這對促進油田企業發展具有積極作用。本文從檔案管理云技術創新、軟件管理、數字化加工以及互聯網技術等方面，闡述新時期油田檔案信息化管理技術，主要目的是促進油田檔案信息化管理水平的提升，促進油田企業進一步發展。

[關鍵詞]油田檔案；信息化；管理技術

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.109

[中圖分類號]G270.7；TE3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-0-02

0 引 言

檔案作為一種重要的信息資源，在油田企業發展過程中，積累了大量的油田檔案。隨著我國社會經濟的迅速發展與科學技術的不斷進步，我國油田企業的發展十分迅速，在此過程中，油田檔案發揮了巨大的作用。傳統的油田檔案管理主要采用人工管理的方式，這種方式存在諸多缺點，如管理人員工作強度大、工作效率低下等，遠遠滿足不了現階段油田檔案工作的需求，難以充分發揮油田檔案的作用，對油田企業的發展帶來了不利影響。為此，在油田企業迅速發展的同時，其需要加強油田檔案管理的創新。信息技術的迅速發展，在諸多領域中得到了廣泛應用，將其應用在油田檔案管理中，可實現油田檔案信息化管理，能夠有效提升檔案管理水平，有助于高效運轉工作。鑒于此，本文深入分析油田檔案信息化管理技術，具有重要的現實意義。

1 檔案管理“云”技術創新

云計算技術的出現，為檔案管理的發展提供了一大助力，主要原因在于：云計算技術具有超強的計算能力與數字資源整合優勢，能夠實現檔案資源的共享，有助于提升企業檔案服務水平。總之，云計算技術的重要作用表現在以下幾個方面。

（1）檔案資源充分共享。通過構建云服務平臺，能夠將不同部門的檔案信息資源存入“云”中，利用其數據資源整合優勢，可以使油田生產單位快速獲取檔案信息資源，從而享受更為方便、快捷的信息服務。

（2）“云”智能推動服務。檔案館利用現代智能手機中的瀏覽功能，可建立檔案信息為主的網站，檔案信息資源使用者可以通過智能手機隨時隨地訪問網站，從而獲取自己需要的檔案信息資源。

（3）私人定制“云”平臺。以云服務平臺為基礎，個人或者單位可以依據自身的需求，制定私人“云”平臺，該平臺主要是根據使用者的需求，提供相應的信息資源服務，減少了諸多環節，有助于工作效率的提升。

2 檔案管理軟件的需求與評價

檔案管理軟件處理需求工作，其實質是協同作業的一個過程中，涉及所有利益相關者，如檔案管理人員、技術人員等。為此，油田檔案管理工作是否能夠順利開展，關鍵在于是否能夠制訂一個具有明確任務與責任劃分的項目計劃，其主要包括以下幾個方面的內容。

（1）需求評估。檔案管理人員需要對用戶需求加以評估分析，從而明確當前檔案管理工作流程的缺點，進而確定是否需要新的檔案管理軟件。值得注意的是，在分析過程中，需要重點分析現有檔案管理軟件的弱點是什么，只有這樣，才能選擇合適的新管理軟件，同時需要明確新檔案管理軟件的預期效果，以幫助組織確定需求。

（2）生成“功能清單”。工作人員需要針對需求，確定優先級，從而生成“功能清單”。除此之外，其還需要重點考慮用戶支持的質量、供應商信譽、成本以及技術平臺兼容性等功能。

（3）用戶評價。一款軟件效果是否良好，其主要是通過用戶評價來確定的，具體而言，就是詢問用戶軟件使用體驗。在此基礎上，檔案管理工作人員需要對管理軟件提供商進行必要的調查，如是否提供維修、定期更新等服務。

（4）適時調整與更新。隨著我國信息技術的迅速發展，檔案管理軟件同樣在不斷更新發展。為了適應油田檔案管理工作的需求，油田企業需要對油田檔案進行相應的更新與完善，以確保油田檔案管理工作水平的提升。

3 檔案數字化加工過程的質量控制

將傳統的手工油田檔案管理轉變為信息化管理，就需要對檔案進行數字化加工。為了確保油田檔案的真實可靠性，油田企業就需要在油田檔案數字化加工過程中，加強質量控制。檔案數字化加工過程中的質量控制，主要通過以下3個方面的工作入手。

（1）完善檔案數字化管理制度。為了避免在檔案數字化加工過程中出現不規范操作，油田企業除了需要制定相應的標準與規范，還需要完善檔案數字化管理制度，從而對檔案數字化加工過程實現全程的監督與管理。

（2）固定與完善工作流程。油田檔案數字化加工質量，關鍵在于是否能夠在具體工作過程中，嚴格落實“歸檔范圍確認制”與“歸檔范圍備案審批制”。檔案管理人員需要對不同檔案進行數量校對，以及檔案整理質量核查，只有在確保一系列質量的基礎上，才能進行下一環節的工作。一旦在檢查過程中，發現了不合格問題，檔案管理人員就需要及時返工，待到工序質量合格后，再進行下一環節的工作。與此同時，檔案管理人員需要確保檔案當天出庫加工處理，當天必須完整入庫。此外，管理人員需要將檔案數字化加工流程加以規定，確保加工工作的規范性，只有這樣，才能避免在檔案數字化加工過程中出現質量問題。

（3）確保檔案原件的安全。一是在檔案整理過程中，檔案管理人員需要嚴格按照規定進行檔案修復。二是在檔案還原過程中，其需要按照順序排放至檔案盒中。通常情況下，油田檔案在初始采用的是案卷級裝訂的方式存儲，在掃描過程中需要拆卷活動，還原并不需要再次裝訂成冊保存。三是在檔案還原過程中，其需要確保檔案數字化加工場所的安全，避免在加工過程中，原件受到溫度、濕度以及火等方面的不利影響。endprint

4 互聯網與檔案系統的智能化共享

智能化檔案管理系統主要是多個子系統構成，如管理終端、數控標簽、智能安全門檢測，以及數據交互程序方式設計等。檔案管理人員需要先對其進行一一分析，具體內容如下。

（1）檔案數控標簽的選擇。在數控標簽選擇過程中，為了簡便算法，快速通過終端，進行電子標簽數據掃描，檔案管理人員就需要避免在管理系統中融入較多的辨識標簽的驗證環節，只有這樣，才能減少驗證時間，提升終端掃描效率。

（2）管理終端設備設計。管理人員終端設備主要由兩部分組成，分別是電控讀寫器以及主辦公室。首先，電控讀寫器。其主要作用是進行快速防沖突解析，通常情況下，解析半徑超過4分米，并具有讀寫能力。其次，主辦公室配備電腦終端。其主要功能有進出檔案的信息識別以及數據信息處理，電腦終端實現自動控制。其主要是能對貼有標簽的檔案加以識別，并監督進出情況，為其他人提供檔案流通工作平臺。

（3）智能安全門檢測設計。智能安全門的實質是一套智能門禁檢測系統。該檢測系統能夠對檔案出入后進行自動識別，并配備自動報警功能，一旦檢測系統開始工作，將會對進出人員的次數進行有效統計，并對進出口人員的流動情況實施有效監督，可以提升檔案館的監控能力，從而避免檔案被盜竊的問題，提高檔案的安全性。

（4）數據交互程序方式設計。數據交互程序方式主要包括檔案出入庫、盤點以及修改等模塊。交互模式的設計，主要是依據企業檔案館實際工作需求，同時結合處理需求與運行環境等，從而確定數據庫類型。這不僅僅有助于提高工作效率，還能提升交互程度的網絡防火墻層級與加密數位的安全性能。

5 結 語

社會的迅速發展，推動了油田企業發展。在油田企業發展過程中，積累了大量的油田檔案，并對油田發展發揮巨大的推動作用。傳統的油田檔案管理難以充分發揮油田檔案的作用，但隨著信息技術的迅速發展，并在社會諸多領域中的推廣使用，尤其是在油田檔案管理中的應用，其促進了油田檔案的管理創新，使油田檔案實現了信息化管理，提高了檔案管理水平，并且一定程度上提高了油田檔案的安全性，為油田企業發展奠定了良好的基礎。

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