加快信息化建設 提升科研管理水平助推企業科技創新發展

張丹

[摘 要]企業通過創新管理理念，運用先進的信息化手段，從科研能力、研究方向、課題規模、科研經費及科研產出等方面進行頂層設計，以實現科技項目從孕育、申報、立項，到經費管理、變更、中期檢查，再到結題、歸檔、成果管理等的全過程信息化管理，有效提升科技研發管理水平。

[關鍵詞]項目管理；科研管理；信息化；科技創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.20.025

[中圖分類號]F273.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）20-00-02

0 引 言

近年來，北京礦冶研究總院按照《2006-2020年國家信息化發展戰略》要求，以及國務院國有資產監督管理委員會《關于加強中央企業信息化工作的指導意見》，部署實施了科研管理信息化發展計劃。以科研計劃及其執行管理為核心，綜合運用創新的管理理念和先進的信息技術，對全院科研行為進行全方位、立體化、多角度管控。

科研管理信息系統的成功實施，對于規范科研管理流程、降低管理成本、提高管理效益至關重要。縱觀本次信息化項目從規劃到實現的全過程，有4個要素是決定系統成功實施的必要條件。

1 明確實現目標，量化任務指標

依照現代項目管理理論，北京礦冶研究總院要完成從“目的”到“指標”的逐步細化，即明確推進信息化的目的是什么，進一步具體到系統要實現的目標是什么，再細化到本次要完成的量化任務指標。

北京礦冶研究總院通過目的—目標—指標“三步走”，最終量化了科研管理系統的建設任務，實現從項目申報、立項批復，到合同管理、經費管理、中期檢查，再到項目結題、歸檔、成果管理的全過程管理；采用先進的工作流引擎技術，實現網上審批功能。科技管理部門能夠全面掌握項目基本信息，如項目實施進度、經費支出和成果產出等。課題負責人對所負責項目進行過程精細化管理，統一管理，分級授權；與其他信息系統互聯互通，實現資源共享。

2 全面整合統籌，加強科學規劃

科研管理信息化是一項復雜的系統工程。信息系統的有效實施，首先需要各級領導的理解和支持，“一把手”的重視是科研管理信息化工作順利實施的重要前提和保障。其次，統籌安排、充分調研、科學規劃，是科研管理信息化工作順利開展的重要保障。

為加快北京礦冶研究總院科研管理信息化建設和升級的步伐，院領導高點站位，始終堅持以信息手段助推科技創新，明確以信息化建設帶動辦公自動化和科研管理現代化的工作思路，成立了以院領導班子帶隊的“院信息化領導小組”。立足實際需求，對北京礦冶研究總院科研管理工作相關問題進行深入的研究分析，充分聽取各職能部門、研究所和子公司的意見、建議，統一部署、合理規劃。按照科研管理工作分工，將科研管理信息化工作分為3個主要業務板塊，分別為項目管理、條件平臺、成果管理。

各業務板塊既有分工，又相互關聯，特別是項目管理貫穿科研管理工作始終。科研項目管理信息化設計是否科學、合理，關系著科研管理信息化工作的成敗。為此，北京礦冶研究總院以科研項目管理為主線，加強人員和資源配備，梳理了科研項目管理各環節的審批流程、設置管理權限，明確開放共享數據信息等，從科研能力、研究方向、課題規模、科研經費與科研產出等方面進行頂層設計，確保科研管理信息化有序推進。

科研項目管理的重心在于研發項目中的計劃制訂、執行和跟蹤。通過信息化手段，各級科研管理人員能夠對項目進行實時規劃和監控。與此同時，系統對所有中間數據進行記錄，實現了技術研發生命周期數據的全過程管理，確保研究工作按期、保質交付。

3 運用先進技術，釋放卓越功能

3.1 先進的技術構架

在業務梳理清楚后，信息化的實現方式和技術落地是軟件廠商的主要工作。而檢驗軟件廠商是否有能力完成技術實現任務的方法包括：①對業務的理解能力，是否有過類似的系統開發經驗；②軟件廠商提供的“科研管理系統”產品是否成熟、穩定、易用；③產品技術架構是否先進，能否適應業務不斷調整的需要。

基于以上3點，從科研管理系統的技術先進性、穩定性、易用性及易維護性4個方面綜合考慮，北京礦冶研究總院和軟件廠商一起決定采用J2EE作為整個平臺的架構技術，基于Browse/Server結構，使用目前主流的3大框架（Struts + Spring + Hibernate）作為整個系統的技術架構，搭建整個科研管理信息系統。其系統體系結構如圖1所示。

從圖1來看，可以把整個系統抽象概括為“一個門戶、三個體系、五個層次”。“一個門戶”，該門戶將采用J2EE技術實現統一的安全訪問策略，為各級用戶提供方便、安全的信息集成服務，實現“單點登錄、全網漫游（在多個系統間無縫切換）”。“三個體系”是指，標準規范體系、安全保障體系、運行管理體系；“五個層次”是指，基礎設施層、數據系統層、系統平臺層、應用支撐層與綜合應用層。這樣的模塊化結構設計帶來的好處是：便于功能擴展；便于和其他系統接口。

3.2 系統功能設計簡述

科研管理系統實現了對科技項目的全過程管理。該系統的主要用戶包括科技管理部門（科技發展部）、科研人員（項目負責人、項目參與人）、科研助理及其他管理人員，并通過以下5個子系統實現。

3.2.1 項目申報管理

項目申報管理主要針對縱向課題的申報過程，包括指南信息發布、項目申報、內部審批、批復下達等功能。項目申報管理中科技發展部在申報指南中添加項目批次信息，項目負責人通過內部申報、領導審批及項目的批復下達等重要流程建立網上統一的規范，方便項目負責人及各級領導隨時進行項目申報情況的瀏覽。

3.2.2 合同管理

合同管理主要功能包括合同申辦管理、合同審批、合同臺賬管理，以及在此信息基礎上的統計分析、查詢。合同管理的目的是通過網絡手段將合同信息結構化、電子化，使合同信息管理更加及時有效，統計分析更加靈活方便。由負責人將合同基本信息進行添加，在系統中進行合同的審批，并進行合同執行各個節點的監督，形成實時的合同臺賬，供不同權限用戶管理、查看。endprint

圖1 系統總體技術架構

3.2.3 項目實施過程管理

項目實施過程管理包括實施方案制訂、進度監控、中期檢查、項目變更、結題驗收以及技術文件歸檔等功能，主要實現功能為將立項項目執行的過程進行全面管理。

首先，科技發展部將項目立項的信息發布后，項目負責人會在項目開題階段完成項目基本信息填報、項目預算、實施方案設計及項目實施進度安排等方案的編制，同時將項目任務進行分解，使項目組成員可以在系統中添加項目的完成情況等，系統會完成項目中重要的里程碑節點的檢查，如中期檢查、結題驗收等。結題驗收后，項目負責人會將項目過程中的各種技術文檔或相關資料統一進行歸檔。

3.2.4 經費管理

經費管理包括經費預算、撥付、拆分以及使用等功能，同時通過數據實時對接，及時了解項目各科目支出情況等。各級管理者對項目經費的撥付和支出情況及時監控，確保項目經費使用的合理性。

3.2.5 成果管理

成果管理模塊包括項目成果、論文論著、專利與知識產權等，具有鑒定、評獎、成果轉化等功能。項目成果管理模塊是對科研項目中產生的科研產物依據不同的類型（如論文論著、專利、標準庫等）進行管理。項目成果需進行分類管理，保證科研管理人員和項目負責人直觀地查看到項目成果信息。

成果鑒定及評獎，由科技發展部發布成果鑒定、評獎信息，由科研人員進行網上申請，通過評審或審批的手段進行成果的內部鑒定，內部鑒定、評獎完成后，可申報國家獎等，這些結果也將被記錄在系統中，方便管理人員進行成果登記，并掌握成果的實時動態。

4 堅持以人為本，注重持續發展

科研管理信息化建設是一項長期的、持續完善和不斷改進的任務，不可能一蹴而就，更做不到一勞永逸。這其中既有技術問題和管理因素，但更重要的是觀念轉變和理念創新。

北京礦冶研究總院充分考慮到科研人員的實際需求，各個環節的設計均遵循了“盡量減少科研人員工作量”的原則，從而帶來了管理觀念的革新，有效消除了舊有科研管理模式的弊端，將整個組織的資源、信息有機地組織在一起，不僅拓寬了管理者的視野以及加大管理工作的深度和廣度，也強化了廣大科技工作者間的交流和理解，從而激發了他們的創新精神。科研管理信息化的內涵在于創新出能夠體現系統性、關聯性、即時性與針對性等特點的新的管理流程和管理模式，替代原有的管理模式，從而使工作人員從繁雜的事務處理中解放出來。

信息化系統順利實施的另一個重要因素是系統應用推廣和培訓。在新科研管理系統上線前和上線后，北京礦冶研究總院多次組織各部門科研人員和管理人員開展科研系統管理培訓，明確科研管理信息化工作在北京礦冶研究總院科研工作中的重要作用，針對業務流程和信息化管理的具體操作進行培訓。通過培訓使管理者和研究人員了解新的工作程序和操作，確保系統能夠為廣大科研和管理人員服務，并通過系統操作便捷地完成各項工作任務。

系統要想持續地發展，就要不斷改進與完善，包括平臺的升級與轉移、應用程序的優化與改進、數據質量的提高、管理運維體系的建立、服務質量的提升以及管理理念的提升，還有從形式到內涵的管理創新等。科技創新是北京礦冶研究總院得以生存發展的靈魂，而信息化是推動科技創新的重要力量，北京礦冶研究總院要在創新中發展，信息化程度和水平也將在應用中不斷提高，更好地為科技創新提供支持。

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