提高新時期企業辦公室秘書素質的基本要求

李智

摘要：經濟的大幅提升使得企業也在逐漸進行改革，對于企業的辦公室秘書也有了更新更高的要求。在新時期，需要企業辦公室秘書提高自身的綜合素質，做好相關的專業工作，提高自身的工作效率才能做好秘書工作，適應企業的需要，為企業的發展做出自己的貢獻。

關鍵詞：新時期；企業；辦公室秘書；素質

現階段，辦公室秘書的工作是非常重要的，其能夠溝通各個部門的信息，把領導對各個工作的要求轉達給每個相關的部門，并且還要協調各個部門之間的關系與工作，使得領導的要求能夠按時達成。因此辦公室秘書的工作是非常關鍵的，需要不斷提升他們的素質，進而促進企業未來的發展。

一、具備良好的綜合素質是提高企業辦公室秘書素質的基礎

辦公室秘書的綜合素質包括身體素質、心理素質和思想方面的素質。具備良好的身體素質才可以保證能夠做好秘書工作，才能保證工作任務不因為身體原因而被影響。還要具有過硬的心理素質。因為秘書的工作需要與企業的各個部門進行聯系，必須要能夠具有過硬的心理素質才能保證自己的情緒不會因為周圍環境的變化而產生問題，需才能保證以平和的心態來處理遇到的各項事務。具備思想方面的素質是指要秘書需要具有實事求是的思想作風。在工作的過程中，需要從實際情況出發，根據實際的需要進行工作，按照要求實事求是，還要做到客觀準確，對于因為自身原因導致的錯誤，要勇敢地承擔責任并及時改正錯誤。并且，還要在具備謙虛謹慎的工作態度。按照相關的要求與原則來進行工作。

二、擁有扎實的文字功底是做好秘書工作的保證

秘書可以說是企業領導的最有力的助手，其主要的職責有兩個方面，一方面是進行記錄工作與抄寫工作，包括對領導的口授事物進行記錄，對會議內容進行記錄，對相關的電話內容進行記錄等等。而抄寫是對一些經過多次修改和斟酌的文稿來謄寫，方便以后的再次修改以及相關的打印工作。另一方面是對文稿進行起草工作，這個工作也是秘書最重要的工作內容。在對文稿進行起草的過程中，一般情況下是通過領導與秘書共同合作完成的。有些時候領導會自己書寫，秘書主要是幫助進行謄寫，并根據內容進行改進與補充。有些時也可能出現領導口授文稿的重點內容，秘書主要對其進行記錄，再對其進行加工和整合，有些情況下領導只是對一個要點內容進行口述，而秘書主要根據要點的內容來對相關的材料進行收集工作，再對相關的觀點進行深入的分析，再形成一份完整的文稿。還有最后一種形式，領導只是根據自己的觀點來制定出文稿的題目，文稿的提綱，中間用到的材料以及相關的修改工作整個過程都是秘書來完成的。需要注意的是，在對文稿進行起草的過程中，秘書可以在和領導進行討論的過程中根據內容提出自己的觀點和想法，最終形成文稿的初稿，在讓領導對文稿的內容進行判斷與選擇。通過這樣的方式形成的文稿才可以更具真實性和全面性，可以將領導的意圖與觀點有效地反映出來，并進行科學的實施。

三、提高秘書的工作效率是做好秘書工作的關鍵

企業的辦公室秘書，需要面對很多復雜的工作問題，因此他們的時間是非常緊湊的，需要秘書根據實際的情況對工作內容進行全面的總結，不斷改進工作方法和手段，在實踐中逐漸提高工作效率，提升工作質量。首先，秘書在工作過程中要保持頭腦與思路的清晰，在工作內容比較復雜時，需要理清頭緒，對工作進行科學的規劃，把工作中的重點內容找出來，對工作的內容進行合理的計劃，使得工作可以在規定的時間內完成，并且可以保證其的質量。不可以出現手忙腳亂的情況，導致工作內容完成時間過長，效率又不高的情況發生。同時，還要在實踐中把握工作的規律與特征，通過不斷的觀察和研究，把握工作的主要規律，根據工作的規律對工作方法與手段進行創新與改進，進而提高工作的質量和效率，節省企業的成本。另外，還要跟隨時代的發展提高自身的綜合素質，通過對信息技術的學習來提高對計算機的應用與操作能力，還有各種各樣的辦公設備，包括打印機和傳真機等等設備，秘書人員必須緊跟時代的步伐，熟練掌握對各種辦公設備的操作，通過這些設備的使用來提高工作效率，降低工作難度。企業可以根據需要對企業的辦公室秘書進行定期的培訓，通過培訓來提高秘書的專業水平，還要根據培訓內容建立相應的考核機制，這樣來促進秘書自主地投入到對新的工作方法和手段的學習中去，提高他們的學習效率與質量。還要根據需要，比如在會議中秘書需要對相關的設備進行操作，包括計算機設備、攝像設備、錄像設備、攝影等等相關的技能。只有掌握這些能力才能做好秘書工作，才可以成為領導的得力助手，實現秘書存在的價值。

四、總結

在新時期，科學技術不斷進步，社會發展也日新月異，需要企業的秘書人員跟隨時代的發展不斷提升自身的工作能力與專業能力，逐漸提高工作效率與質量，進而為領導提供更加全面的幫助，促進企業的又好又快發展。

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（作者單位：青海油田采氣一廠）endprint