新聞出版科技工程進度管理的實踐與探索

李薇

摘要：本文首先介紹了新聞出版科技工程的研發背景，其次對項目管理及進度管理進行了簡要說明，探討了新聞出版科技工程進度管理的必要性，并舉例分析了進度管理的實施步驟及方法，提出了新聞出版科技工程進度管理的實施建議，最后指出，進度管理對新聞出版科技工程的順利實施有重要意義。

關鍵詞：新聞出版 進度管理 科技工程 版權工程

新聞出版重大科技工程是“十一五”以來由國家新聞出版廣電總局牽頭的科技類重大工程，包括：國家數字復合出版系統工程、數字版權保護技術研發工程（以下簡稱“版權工程”）、中華字庫工程和國家知識資源數據庫工程。目前經過行業內外專家反復論證、深入研究，“版權工程”的主體研發任務已經完成，中華字庫工程進入實質性研發階段，國家知識資源數據庫工程的研發已經啟動，國家數字復合出版系統工程V1.0成果前不久已經發布。借助國家政策與財政的支持，大批新聞出版科技工程的科研成果在行業內得到實際應用。《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十三個五年規劃綱要》指出：“推進文化業態創新，大力發展創意文化產業，促進文化與科技、信息、旅游、體育、金融等產業融合發展。”重大科技工程的實施是推動傳統出版與新興出版融合，實現戰略轉型的必然要求，是實現新聞出版業可持續發展的迫切需要，是增強國際傳播能力的重要手段。

根據美國項目管理協會發布的《項目管理知識體系指南（PMBOK指南）》，項目管理（Project Management，簡稱PM）是管理項目的科學，是指把各種知識、技能、手段和技術應用于項目活動中，以達到項目的要求。項目管理包括整體管理、范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、風險管理、溝通管理、采購管理等九大領域。

進度管理是項目管理的領域之一，進度管理的過程是采用科學的方法確定進度目標，通過編制進度計劃、采用進度管理工具等方法進行項目的進度管理，在與質量、費用目標協調的基礎上，實現進度目標，在約定的時間內交付合格的項目。進度管理的具體過程包括活動定義、活動排序、活動資源估算、活動歷時估算、制訂進度計劃和進度控制。這些過程不僅彼此相互作用，而且還與項目管理其他知識領域的過程相互作用。

一、加強進度管理是新聞出版科技工程項目順利實施的保障

（一）構建完整的項目管理體系，提高項目管理水平

新聞出版科技工程具有出版行業的特點，包含了出版業務流程、出版活動運作的特殊性，可以運用項目管理的方式進行組織與管理。有效的進度管理可以明確新聞出版科技工程的目的與范圍，合理組織各類資源，使項目整體管理的思想方法和工作步驟更加條理化、系統化和科學化，從而構建完整的項目管理體系與創新體系，提高項目整體管理水平。

（二）實現合同要求，確保項目順利實施

進度管理是項目管理的重要方面之一，是項目成功的關鍵因素。對于新聞出版科技工程而言，項目復雜程度高，技術難度大，涉及的干系人多，干系人要求高。在項目的實施過程中，存在許多不確定因素或突發事件。為了使項目管理系統化、規范化，確保交付的成果滿足合同要求，科學有效的項目進度管理顯得尤為重要。實施有效的進度管理，對預計可能會發生的突發事件做好周密的應對策略，能夠確保項目的順利實施。

（三）體現管理能力，實現良好效益

為了保證項目進度目標的順利實現，項目實施單位必然按照合同要求及時組織資源，開展項目建設工作，科學地管理項目實施過程，這有利于工作效率的提高和責任制度的落實，為項目內部考核提供可靠的依據。同時，良好的項目進度管理，是實施單位遵守合同約定的一種體現，是誠信的一種表現，必然得到建設單位和社會的認可，從而獲得良好的社會效益和經濟效益。

二、制訂合理的工作分解結構，避免項目范圍的蔓延和進度延期

目前四大國家新聞出版重大科技工程中，“版權工程”已順利竣工，以“版權工程”的某分包為例，對該分包在項目實施過程中進行進度管理，主要關注制訂合理的工作分解結構（Work Breakdown Structure，WBS）、制訂進度計劃和進度控制三方面的工作。

WBS是面向可交付物的層次型結構，是對完成項目目標、創造可交付物所需執行的項目工作的分解，它組織并定義了整個項目范圍。制訂合理的WBS是進度管理的基礎。在前期需求調研的基礎上，根據項目管理計劃和范圍說明，對該分包進行活動定義，在此基礎上制訂WBS。以WBS作為開發工作的依據，有效避免了項目范圍的蔓延和進度的延期。

該分包的進度與“版權工程”總體進度保持一致，分為以下幾個階段，即啟動階段、需求分析階段、概要設計階段、詳細設計及實施階段、測試階段、集成優化階段和驗收總結階段。工作分解結構如圖1所示。

三、制訂進度計劃，進行進度控制，確保如期完成

制訂進度計劃就是決定項目活動的開始時間和完成時間，如果沒有制訂現實可達的進度計劃，項目就不可能如期完成。隨著項目的進展，進度計劃也將不斷更新。

（一）項目計劃制度

在“版權工程”該分包的實施過程中，運用MicrosoftProject編寫項目計劃。將整個分包項目逐層分解成易于控制的管理單元，通過對各種基本任務的控制來控制整個項目進度和結果，以便確認實現項目目標所需的所有工作項。在實施過程中做好跟蹤和監控，包括對照已文檔化的估計、約定、計劃評審跟蹤項目完成情況和結果，基于實際的完成情況和結果調整計劃，并對進度進行控制與更新，以便項目管理人員掌握各種計劃的安排，保證分包的順利進行。

（二）項目報告制度

制訂該分包的周例會、月報告和階段性成果匯報制度。周例會的內容包括：本周進度完成情況；檢查工作進度是否偏差并說明原因；質量狀態；風險監控情況；其他資源的使用情況；前期問題的解決情況；存在的問題及其解決措施；進度延遲的追趕計劃；下周的工作安排等。endprint

月報告的內容包括：本月進度完成情況；存在的問題及其解決措施；進度延遲的追趕計劃；重大問題報告；需求變動情況；人員變動情況；經費使用情況；質量狀態；風險監控情況；下月的工作安排等。

階段性成果即基線配置項，是指項目文檔或軟件源碼的一個穩定版本，它是進一步開發的基礎。該分包的階段性成果包括系統功能說明書、軟件需求規格說明書、設計規格說明書、測試規格說明、數據庫描述、模塊規格說明、運行系統、用戶文檔、采用的有關標準和規程等。階段性成果匯報將嚴格遵循項目管理辦公室的匯報流程。

（三）確定進度計劃

制訂進度計劃的核心是確定關鍵路徑。在前期工作的基礎上，根據各階段工作之問的依賴關系、資金需求、歷時估算和資源使用情況，分析得出該分包的關鍵路徑，用甘特圖描述具體的進度安排（甘特圖是一種能有效顯示活動時問計劃編制的方法，主要用于項目計劃和項目進度安排），如圖2所示。

（四）進度控制

項目進度控制是依據項目進度計劃對項目的實際進展情況進行控制，使項目能夠按時完成。“版權工程”中該分包的進度控制主要包括及時了解項目進度，獲取項目實時績效，與項目進度計劃比較，進行必要的調整，做好變更控制。在項目實施過程中，變更不可避免，為了最大程度降低變更產生的負面影響，結合“版權工程”的實施要求，該分包變更操作規范具體如下：

首先，提出變更申請。按照變更申請的原則，填寫變更申請表，提交項目管理辦公室審批。其次，對變更申請進行審批。項目管理辦公室根據變更申請的內容、大小以及變更的影響程度，組織相關專家對變更申請進行審批，必要時召開變更評審會。再次，變更的實施與確認。相關方對變更內容及相關事項達成統一并實施變更，將變更結果告知配置管理員及相關人員。

四、新聞出版科技工程進度管理的實施建議

新聞出版科技類工程是復雜的系統工程，項目分包多、干系人多、技術復雜、難度高、工程周期較長。目前僅“版權工程”的主體研發任務已完成，其余項目的研發工作仍在進行中，并且存在著項目延期、階段性成果完成質量不高等問題。為了推進項目進度、確保項目順利完成，對項目的進度管理提出以下建議：

一是提高項目團隊的進度管理意識，制訂切實可行的進度管理計劃。

切實可行的進度管理計劃能夠保證按期交付項目成果物，對提高用戶滿意度、降低項目生命周期的維護成本、提高項目的可維護性、穩定性等至關重要。制訂進度管理計劃應遵循以下原則：一是內容嚴謹，邏輯性強。項目管理人員要根據新聞出版科技工程的業務流程和邏輯關系分解工作量，避免工作安排混亂。二是計劃編排要詳細，落實到具體崗位和相關人員。

二是制訂并執行進度定期檢查制度。

項目進度計劃確定后，為及時發現問題，避免項目延期，項目管理辦公室應建立定期例會及匯報制度，定期檢查項目進展及項目階段性成果完成情況。首先，建立例會制度。由項目組長定期組織召開例會，了解項目進度、收集問題、解決項目實施過程中發現的風險和問題。其次，建立項目階段匯報制度。在項目的重大里程碑處，以召開評審會的形式匯報項目的階段性成果，并邀請業內專家及建設單位相關人員參加。

三是合理分配人力資源，建立良好的溝通機制。

首先，收集項目組成員信息，充分整合現有資源。根據不同的崗位性質對項目組成員分類，落實崗位責任制，使項目組成員充分發揮自身優勢。其次，建立內部溝通和外部溝通機制。在項目實施過程中，溝通是必不可少的環節，溝通的效果直接影響項目進度。項目組長在項目組內部制訂合理的溝通制度，確保研發人員、質量管理人員、財務人員和行政人員有良好的溝通平臺；并建立與外部專家及建設單位相關人員的溝通、匯報渠道，便于及時反饋、處理項目實施過程中的各類問題，避免風險的發生，為項目的順利進行提供保證。

進度管理是新聞出版科技工程項目管理中重要的管理工作。在項目實施過程中，從制訂合理的工作分解結構、制訂進度計劃和進度控制等方面，做好項目的進度管理，以項目章程和合同為依據，對發生偏離計劃的情況及時分析修改，有序推進項目的實施。科學有效的進度管理能夠使項目整體管理更加有序，實現項目的總體目標，對推動新聞出版科技工程的順利實施有重大意義。endprint