BPM優(yōu)化出版社管理信息系統(tǒng)探析

邱雷+李琴

出版社管理信息系統(tǒng)是出版社信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)將出版社生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的大量的信息進(jìn)行系統(tǒng)處理，可以消除信息壁壘，減少信息流失，提高信息利用率。

業(yè)務(wù)流程管理（Business ProcessManagement，簡(jiǎn)稱(chēng)BPM），是指根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，采用IT工具推進(jìn)人與人之間、人與系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，以及調(diào)整經(jīng)營(yíng)方法與解決方案。

BPM的主要技術(shù)特點(diǎn)包括有針對(duì)性的表單應(yīng)用設(shè)計(jì)，靈活的流程定義，適用多種場(chǎng)景，易與其他系統(tǒng)的整合，敏捷的自主實(shí)施和易于操作的開(kāi)發(fā)平臺(tái)。

一、運(yùn)用BPM提高工作效率

運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化出版社管理信息系統(tǒng)，可通過(guò)對(duì)所研發(fā)的管理信息系統(tǒng)的各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況以及績(jī)效表現(xiàn)進(jìn)行分析診斷，發(fā)現(xiàn)出版活動(dòng)中一些流于形式的規(guī)章制度、各個(gè)相關(guān)部門(mén)之間的接口不順暢而導(dǎo)致重復(fù)返工、采用落后的流程導(dǎo)致工作效率低下等問(wèn)題，并有效地解決，為出版活動(dòng)的信息儲(chǔ)藏和管理、日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理的宏觀決策、提高管理水平等工作提供諸多便利。

（一）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化人與系統(tǒng)之間的整合，便于將各類(lèi)信息進(jìn)行系統(tǒng)地儲(chǔ)存和管理，提高信息利用率。優(yōu)化人與系統(tǒng)之間的整合，可將出版社生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中產(chǎn)生的大量的圖書(shū)制作信息、產(chǎn)品銷(xiāo)售信息、出版政策信息、財(cái)務(wù)信息、人力資源等信息納入出版社管理信息系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)地儲(chǔ)存，并將這些原始狀態(tài)為零星散亂、不成體系的信息進(jìn)行系統(tǒng)地處理。例如，編輯可利用出版管理信息系統(tǒng)的開(kāi)放式的框架和資源庫(kù)，通過(guò)“成本核算”軟件提供圖書(shū)的用紙品種、開(kāi)本、印數(shù)、頁(yè)面數(shù)、裝幀形式等，便可知道自己負(fù)責(zé)編輯的圖書(shū)的紙張?jiān)牧腺M(fèi)用、制版費(fèi)用、印裝（制作）費(fèi)用等直接成本，以及間接成本、期間費(fèi)用和全額成本盈（虧）點(diǎn)等情況；通過(guò)“發(fā)行管家”軟件進(jìn)入“征訂管理”子系統(tǒng)的開(kāi)放性框架上傳新書(shū)征訂信息、進(jìn)入“圖書(shū)銷(xiāo)售”子系統(tǒng)了解圖書(shū)銷(xiāo)量等動(dòng)態(tài)情況；也可以和發(fā)行員通過(guò)“財(cái)務(wù)”軟件查看編輯售書(shū)和銷(xiāo)售單位回款情況。為日后的選題策劃、市場(chǎng)調(diào)研、成本控制等積累有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

（二）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)優(yōu)化人與人之間的整合，有助于協(xié)調(diào)和控制日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，保證出版工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。圖書(shū)的出版是一個(gè)系統(tǒng)工程，全程涉及編輯、加工、出版制作、營(yíng)銷(xiāo)發(fā)行等多個(gè)部門(mén)。運(yùn)用出版社管理信息系統(tǒng)的集成業(yè)務(wù)流程分析，優(yōu)化人與人之間的整合，就能及時(shí)得到系統(tǒng)反饋提示的書(shū)稿編輯的工作量與后道工序提供的工作量發(fā)生嚴(yán)重不匹配等問(wèn)題，管理者即可及時(shí)發(fā)現(xiàn)出版社經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各種問(wèn)題并采取應(yīng)對(duì)措施，確保流程順暢運(yùn)行、目標(biāo)順利實(shí)施。

（三）運(yùn)用BPM的理論和技術(shù)調(diào)整經(jīng)營(yíng)方法，及時(shí)為經(jīng)營(yíng)管理的宏觀決策提供依據(jù)，提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效能和效益。信息時(shí)代的出版社經(jīng)營(yíng)管理，必然要依賴(lài)準(zhǔn)確、及時(shí)、有價(jià)值的信息作為決策的依據(jù)。出版社管理信息系統(tǒng)能夠?qū)Τ霭嫔绺黝?lèi)信息及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、計(jì)算、匯總、綜合，迅速提供各種數(shù)據(jù)。出版社的決策層通過(guò)這些有價(jià)值信息的使用，就能夠更為迅速、正確地作出決策，從而提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的效能和效益。例如，出版社管理信息系統(tǒng)顯示，一種暢銷(xiāo)圖書(shū)的銷(xiāo)量在一周內(nèi)突然迅速下降，或一種長(zhǎng)銷(xiāo)圖書(shū)的銷(xiāo)量連續(xù)兩個(gè)月呈下滑的趨勢(shì)，決策層便要對(duì)該圖書(shū)品種的經(jīng)營(yíng)方式作出新的決策：或是針對(duì)它的生命周期，調(diào)整市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策略；或是改進(jìn)它的構(gòu)成因素，如增改內(nèi)容，推出修訂版；或是改進(jìn)圖書(shū)的形態(tài)結(jié)構(gòu)及面封制作材料，便于讀者攜帶和使用，以此延長(zhǎng)它的經(jīng)濟(jì)壽命和市場(chǎng)壽命；或是自然淘汰該品種，以免造成不必要的浪費(fèi)。

（四）運(yùn)用BPM的理論優(yōu)化系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，有利于提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。筆者認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：高品質(zhì)的產(chǎn)品、穩(wěn)定的市場(chǎng)、通暢的信息。管理信息系統(tǒng)建設(shè)的程度側(cè)面反應(yīng)出版社競(jìng)爭(zhēng)力的強(qiáng)弱，管理信息系統(tǒng)建設(shè)的水平直接反映出版社管理水平。出版社若將一個(gè)集成的系統(tǒng)統(tǒng)一存放在數(shù)據(jù)庫(kù)中管理，通過(guò)系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合，讓網(wǎng)絡(luò)在一個(gè)集成的環(huán)境下工作，方便有相應(yīng)權(quán)限的人共享，可達(dá)到信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。

此外，出版社的外部供應(yīng)鏈也對(duì)出版社管理的信息化提出更多需求。例如，銷(xiāo)售商要求網(wǎng)站提供電子書(shū)目及其MARK數(shù)據(jù)等采購(gòu)信息的下載服務(wù)，讀者要求網(wǎng)站提供新書(shū)瀏覽、圖書(shū)購(gòu)買(mǎi)等服務(wù)。這都要求出版社加快管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，通過(guò)對(duì)集成業(yè)務(wù)流程的分析，來(lái)提高管理水平。

二、建設(shè)出版社管理信息系統(tǒng)必須注意的問(wèn)題

出版社在實(shí)施管理信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，首先要依靠專(zhuān)業(yè)的管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商或?qū)Ｓ蒙虅?wù)軟件供應(yīng)商的幫助。其次要明確自己的需求、目標(biāo)，需對(duì)開(kāi)發(fā)商、供應(yīng)商所提供的服務(wù)與產(chǎn)品進(jìn)行充分的調(diào)研、考察和評(píng)估后，擇優(yōu)選擇適合自己的合作商，并要對(duì)合作項(xiàng)目實(shí)施嚴(yán)格的項(xiàng)目管理。為此必須重視以下問(wèn)題。

（一）需要制定可行性的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

在管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，要充分考慮出版社今后的發(fā)展需要，系統(tǒng)對(duì)內(nèi)、對(duì)外都需留有可擴(kuò)展的接口，以利于不斷優(yōu)化完善。

在管理信息系統(tǒng)建設(shè)和使用之時(shí)，一是要對(duì)因建設(shè)周期長(zhǎng)而涉及各個(gè)部門(mén)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)，二是要對(duì)面臨的形形色色難以解決的問(wèn)題制定應(yīng)對(duì)預(yù)案。比如，一旦出版社管理信息系統(tǒng)投入使用，就要改變?cè)鹊墓芾砟Ｊ胶蜕a(chǎn)流程，可能會(huì)因此出現(xiàn)一系列問(wèn)題，需由決策層來(lái)承擔(dān)因這種改變而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)解決問(wèn)題。以此保證信息系統(tǒng)順利建設(shè)和運(yùn)行。

（二）需要調(diào)整與規(guī)范業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)等要素

出版社管理信息系統(tǒng)的實(shí)施，包括業(yè)務(wù)流程規(guī)范與重組，規(guī)章制度完善與執(zhí)行，組織結(jié)構(gòu)調(diào)整與管理模式轉(zhuǎn)變，崗位設(shè)置與職能調(diào)整等。由此帶來(lái)的信息革命必然會(huì)影響到集體和個(gè)人的利益得失，在建立、調(diào)試和試用管理信息系統(tǒng)過(guò)程中，可能會(huì)因新老管理系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行而大大增加員工的工作量，這都需要全員理解和配合。

因此，管理信息系統(tǒng)建設(shè)之初，出版社各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要對(duì)業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整與規(guī)范，形成一股齊抓共管的合力，同時(shí)動(dòng)員全體員工給予積極配合。要讓全員認(rèn)識(shí)到管理信息系統(tǒng)與自己的工作有著密切的關(guān)聯(lián)。他們是該系統(tǒng)的使用者，一個(gè)功能完善、使用方便、信息齊備的管理信息系統(tǒng)會(huì)給選題開(kāi)發(fā)、成本控制、市場(chǎng)預(yù)測(cè)等出版工作帶來(lái)極大的便利。他們還是該系統(tǒng)的信息提供者，他們所提供的信息的正確度和完備性直接決定了管理信息系統(tǒng)的使用功能。

（三）需要有專(zhuān)門(mén)的資金投入及保障機(jī)制

出版社的管理信息系統(tǒng)建設(shè)需要隨著出版社的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步而不斷優(yōu)化完善。因此，必須有長(zhǎng)期的、穩(wěn)定的、專(zhuān)門(mén)的資金投入，才能保證出版社管理信息系統(tǒng)持續(xù)有效地運(yùn)行。

在資金投入上，必須對(duì)專(zhuān)門(mén)的資金實(shí)行“專(zhuān)人管理、專(zhuān)戶(hù)儲(chǔ)存、專(zhuān)賬核算、專(zhuān)門(mén)使用”，絕不能挪作他用。信息化是個(gè)不斷完善的過(guò)程，不可能做到一次到位，應(yīng)本著循序漸進(jìn)的原則，制定出適合本社特點(diǎn)的信息化路線及其投資計(jì)劃。因此，出版社應(yīng)根據(jù)本單位具體情況，不要盲目好大攀高，要充分考慮自己的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和資金能力，以適用、夠用為度。

（四）需要與信息化標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，同時(shí)建立健全信息安全保護(hù)系統(tǒng)

出版社管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，必須與圖書(shū)出版標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)、圖書(shū)發(fā)行標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)制定的一系列行業(yè)內(nèi)的生產(chǎn)、流通標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，并能順利對(duì)接。自覺(jué)維護(hù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不但可避免資源浪費(fèi)，加快圖書(shū)產(chǎn)品的流通，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)發(fā)展，而且也為出版社自身的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

標(biāo)準(zhǔn)的使用也可以用來(lái)提高系統(tǒng)的可管理性，從而降低信息化系統(tǒng)的使用成本。因此，企業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)就是在企業(yè)級(jí)架構(gòu)的層面結(jié)合業(yè)界的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，形成適合于企業(yè)自己的標(biāo)準(zhǔn)，而不是簡(jiǎn)單的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的堆砌。

建設(shè)出版社管理信息系統(tǒng)時(shí)，出版社要根據(jù)《信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法》，結(jié)合出版社實(shí)際情況確定一個(gè)信息安全等級(jí)，明確提出信息安全方面要求，同時(shí)還要按《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》等國(guó)家應(yīng)用類(lèi)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范系統(tǒng)的建設(shè)。運(yùn)行出版社管理信息系統(tǒng)時(shí)，要按《信息系統(tǒng)安全管理要求》《信息系統(tǒng)安全工程管理要求》等國(guó)家應(yīng)用類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)外要防范黑客的攻擊；對(duì)內(nèi)要有監(jiān)控機(jī)制，可在每個(gè)子系統(tǒng)中設(shè)置“系統(tǒng)維護(hù)”管理系統(tǒng)，用于控制不同部門(mén)和不同級(jí)別的人進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽或上傳信息的權(quán)限，保障出版工作的安全和順利進(jìn)行。

可見(jiàn)，在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，出版社管理信息系統(tǒng)所發(fā)揮的優(yōu)勢(shì)功能已成為增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。出版社唯有在現(xiàn)代信息社會(huì)不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理信息化水平，才能提高可持續(xù)發(fā)展水平。endprint