談清代軍機處的檔案管理工作

王越

摘 要：清代檔案是反映我國17世紀初至20世紀初社會歷史狀況的重要史料，是我國歷史上封建政權遺留下來的檔案中數量最多的部分。清王朝非常重視檔案管理工作，使我國封建社會后期的檔案工作達到一個新的高度。其中以軍機處的檔案管理最能體現清王朝的檔案管理特色，最具創新性。了解軍機處的沿革、職掌與其檔案管理情況，對于我們研究清代歷史與研究檔案管理工作，具有重要意義。本文結合有關資料對清代軍機處檔案管理制度作以淺析。

關鍵詞：軍機處 檔案 檔案管理制度

清代的軍機處設立于雍正初年，是輔助皇帝處理日常政務的最為重要的機構。軍機處的設立不僅溝通了君臣上下的聯系，提高了辦事效率，而且削弱了內閣權利，強化了皇權政治。在此基礎上形成的軍機處檔案管理制度呈現出專業性的特色，提高了檔案的調閱效率，創新了檔案的保存方法，極大地提高了檔案的利用價值，使我國封建社會后期的檔案工作達到一個新的水平。

一、清代軍機處的歷史沿革

軍機處全稱“辦理軍機事務處” ， 設立之初稱“軍機房” ， 雍正初年為辦理西北軍需而設。根據清人王昶所著《軍機處題名記》所記：“雍正七年，青海軍興，始設軍機房，領以親王大臣”的記載，認為始于雍正七年，因西北兩路用兵初設“軍機房” 。十年改為軍機處。十三年八月清世宗胤禎去世，清高宗弘歷繼皇帝位，守喪期間，將軍機處改名總理事務處。乾隆二年（1737），高宗服滿親政，總理事務王大臣等自請罷職。高宗恢復軍機處名稱，自此遂成定制，直至宣統三年（1911）四月初十清廷宣布成立“責任內閣”時廢止。在長達180多年的執政史中，軍機處職掌主要是：掌書諭旨，參贊軍國機務，參議重要政務及刑獄；用兵時則考其山川道里、兵馬錢糧之數，以備顧問；文武官員的簡放、換防、引見、記名、賜與，以及擬定對外藩朝覲者的頒賜等。軍機處的設立使內閣成為只是辦理例行事務的機構，一切軍政大事均歸于軍機處處理。

二、軍機處檔案的總體整理情況

清代內閣大庫中的檔案非常混亂，“塵封插架，灰堆積土中。隨意抽閱，皆典故也”是那時內閣大庫中檔案整理情況的真實寫照。與之相反，軍機處的檔案管理工作卻出奇的有序。“凡檔案皆依年月編存。如其為何年何月所發上諭，再檢是月之明發檔中，則其件斯得。故檢檔從無積滯。然一事而數見明發，則需一一考其年月而分檢之，又不如各衙門案卷之一線銜接矣。”據史料記載清代檔案調閱失敗的情況最大多數發生于順治、康熙兩朝。最讓人詬病的是內閣的紅本卷宗以及保存在六部的記錄的管理情況。自雍正或乾隆時期的檔案研究，是可以作得非常完整的。

三、軍機處檔案的管理制度

1、軍機處檔案的匯抄制度

匯抄制度，稱為清檔。據《樞垣記略》載：“凡本日所奉諭旨及所遞片單，抄訂成冊，按日遞添，按月一換，謂之清檔”。“清檔”是軍機處“按日常行之事” 抄錄，如凡軍機處擬訂的諭旨，經送交皇帝審定之后，均發回軍機處，由值日章京逐日逐條地謄錄在特備的薄冊之上，每月一冊，名曰：“現月檔”；每年現月檔都要另修一副本，按季分為“四季檔” 。可見，“清檔”為軍機處例行公事，以備日后查考，與檔案繕寫制度并不同。后來“清檔”范圍擴大，出現了按問題或事件來匯抄檔案。

2、軍機處檔案的副本制度

軍機處每日都將皇帝朱批后的奏折抄錄一份存案， 然后將原折封發具折人。錄副的奏折一般為草寫， 無須正楷。抄錄時奏折的內容及朱批諭旨一律用墨筆。抄錄的奏折與原折在內容上是一致的，因此， 錄副奏折也是可靠的檔案材料。到了乾隆朝， 清代的文書檔案副本制度達到了最完備的時期。同時也使得我國封建社會后期的檔案工作達到了一個新的水平。清代的副本制度在世界的檔案管理史與中國的檔案管理史上都是前所未有的創舉。

3、軍機處檔案的繕寫制度

所謂檔案繕寫制度，就是將已歸檔的檔案文件重新抄寫一份或若干份，另存他處以便在檔案原件丟失、損毀或被篡改時進行核查、校對等。軍機處檔案分為漢字檔、清字檔兩類，其繕寫也依次分類。“清字檔令方略館譯漢官繕寫， 漢字檔令內閣中書繕寫。” 乾隆二十五年，首次將少數軍機處檔冊交付謄抄。嘉慶十年起，軍機處漢字檔為五年一繕（ 有時以十年為期， 最多不超過十年） ，咸豐四年以后改為四年一繕； 清字檔為五年一繕， 始終未變。

4、軍機處檔案的修繕制度

清代軍機處檔案繕寫制度與修繕制度是緊密聯系在一起的，繕寫檔案的同時，往往將原來破損的檔案加以修補。因軍機處檔冊使用頻繁，易磨損或丟失，乾隆時期特規定每5年修繕一次。后因漢文檔案使用率增加，損壞較快，咸豐四年（1854）改為滿文檔每5年、漢文檔每3年修繕一次，遂為定制。修檔包括兩項內容：一是添修新檔；二是修補舊檔。其修就之正、副本檔冊，一存于宮內方略館大庫，一存于圓明園。

5、軍機處檔案的檢索目錄----隨手薄

隨手簿又稱隨手檔， 也稱隨手登記檔， 是軍機處每日處理的奏折及所奉諭旨等的摘由總目， 相當于現今的機關收發文登記總簿。隨手簿起于乾隆七年 ， 迄于宣統三年， 最初是一年二冊， 后因折奏增多，道光以后改為一季一冊。它是一種索引以協助從軍機處錄副折中提調文件。隨手登記不但可以用為軍機處錄副奏折的索引，而且可以當作一個用以檢查指示是否被執行的記錄文件。這樣使得常見的伴隨官僚作業而來的散漫與敷衍，在軍機處是不可能的。

清代軍機處的檔案管理制度運用了專業性與科學性的創新，以改進檔案文件的利用。它的管理辦法包括了有秩序的整理、密集化的奏折及檔冊的謄錄與擴大化并同時用作通訊管理工具的目錄，以及建立專門的清單與索引。這些都有助于對檔案材料的收集和保管，以及利用檔案材料從事歷史寫作。

參考文獻：

[1] 蔡美彪：《中國通史》（第九冊）第五節 清朝封建專制統治的加強 人民出版社，1994年10月第1版，1999年12月第7次印刷。

[2] [清] 梁章鉅， 朱智撰， 何英芳點校.樞垣記略（卷22） .北京： 中華書局， 1984.10

[3] 魏新 《 淺談清代軍機處的檔案及檔案工作 》 理論界 2007 （1）

[4] [清] 梁章鉅， 朱智撰， 何英芳點校.樞垣記略（卷3） .北京： 中華書局， 1984.10