淺談石油工程檔案管理

宋菁媛+++賈春洪

摘 要：隨著建筑公司的崛起，各企業的管理者看到了石油帶來的巨大的利潤。雖然石油工程的前期投資較為巨大，但隨著石油項目種類與類型的增多，石油工程可以在較短的時間內帶來巨大的收益。因此，如何管理好石油工程檔案是石油工程有序進行的重要保障，本文將對如何進行石油工程檔案管理進行分析，希望對石油工程的檔案管理工作具有借鑒的意義。

關鍵詞：石油工程 檔案管理 應用

中圖分類號：F426.22 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）08（b）-0193-02

我國石油產業為了適應市場的需求與發展，開始增加對于石油工程建設的投資，致使石油項目種類逐年增多，由此帶來的石油工程檔案管理工作成為企業的必備工作之一，前期的準備資料、監察資料以及后期的竣工資料都反映了石油工程進行的具體情況，對于工程日后的管理與維修起到非常重要的參考價值。因此，石油工程的檔案管理對于石油工程進一步發展起到非常重要的作用。

1 石油工程項目檔案管理的發展現狀

我國經濟的發展帶動了石油產業等相關產業的發展，隨著西氣東輸、西電東送等項目的順利進行，我國的油氣勘探行業有了進一步的起色。在國家石油勘探政策的支持與扶持下，石油工程項目在項目類型、檔案數量以及地域分布等方面均急劇增長，這一巨大的改革有利于我國各地區能源結構合理化發展，促進我國新能源經濟可持續發展。在新的時代發展下，如何規范石油項目檔案管理工作，深化開發石油項目成為石油工程工作者的首要任務，這對于石油項目再生產企業以及銷售企業的發展起到良好的支撐與協助作用。

2 石油工程項目檔案管理的特點

2.1 檔案來源廣泛

常規的石油工程施工建設會涉及到各類的工作單位，工程的時間以及合作單位數量巨大，因此，從工程施工開始一直到工程結束，所包含的工程內容的信息量也是十分龐大的。一個合格的工程建設需要包括前期的資料準備、工程施工過程中的一些列安排以及工程結束后的檢驗與督查等各個環節，與此同時還需要各級監管部門的材料審批與參與，涉及到各類各級的工程材料。由此可以看出，石油工程檔案管理的日常工作材料來源繁雜，工作量十分巨大。

2.2 記錄保存形式多樣

石油工程建設施工與室內辦公有很大的區別，工程日常工作的環境十分多變，不局限于室內工作，還會在室外，施工場地等條件較為艱苦的地方進行施工作業。復雜的施工環境要求石油工程檔案管理的工作人員需要采用多樣的文件記錄方式來進行工作記錄，如文字記錄、錄音、報告說明等方式。在于合作單位進行工作來往或者材料交流時，需要采用正規的報告批文等具有法律效力的證明材料，維護雙方的正當合法權益。工程施工過程的施工材料材料管理部門需要進行詳細的記錄與保存，便于施工工作人員隨時參考與查看。雖然一些企業目前已經采用視頻或者錄音的方式進行記錄，但是對于記錄大型的數據仍然存在一些弊病，查找起來也比較消耗時間，使用較為廣泛的記錄方式仍然是電子記錄。

2.3 完整性較高

石油工程的檔案管理是分局不同的工程進行分類管理保存的，每一個施工單位隸屬不同的部門，因此檔案管理部門需要將檔案文件進行及時的歸類與整合，便于施工單位和合作單位進行資料查找，同時也避免因工作疏忽但是企業內部文件泄密。檔案管理部門的一個最主要的任務是保障工程施工材料的完整性與保密性，維護企業內部信息的機密。

3 石油工程項目檔案管理發展存在的不足

3.1 沒有發揮出現代檔案管理的優勢

目前我國的石油工程檔案管理主要以人工與機器合作的方式進行材料整理與保存，但是在工作流程中仍然沒有擺脫傳統的工作方式與工作模式，工作效率較低，檔案管理的機械設備較為陳舊，一些先進的管理理念與工作模式沒有被及時的引進，企業的管理者對于檔案管理中存在的問題沒有及時的進行防范與管理，導致石油工程的檔案管理工作較為落后，發展緩慢。

3.2 缺少專業人才

檔案管理專業不同于熱門的計算機專業，具有眾多的資源與實踐機會，檔案管理的相關專業發展較為緩慢，在我國仍處于紅牌職業，企業的許多檔案管理工作的工作人員缺乏專業的入職培訓和后續職業訓練，雖然可以維持企業檔案管理工作的正常運行，但是對于工作的細節、更新與維護缺乏正確的專業認知與深入的了解。尤其對于現代化的檔案管理的工作模式更是缺乏了解與學習，因此工作業績不明顯。

3.3 缺乏資金支持

雖然檔案管理工作對于企業工程施工正常進行具有十分重要的作用，但是由于受到資金的影響，企業的管理者對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，企業的運轉資金更加傾向于運用在施工建設與銷售渠道商，對于檔案管理工作缺乏足夠的資金支持，導致一些企業沒有足夠的資金來吸引優秀的檔案管理人才，檔案管理工作部門的人才流失較為嚴重，一些企業甚至出現其他部門的工作人員兼職檔案管理工作的現象。

3.4 檔案管理起步較晚

石油工程建設的檔案管理工作是隨著工程建設的不斷擴大化應運而生的，因此起步的時間較晚，發展仍處于不成熟的階段，對于現代化先進的工作經驗更是了解甚少。檔案工作管理意識的匱乏以及日常工作標準的模糊使得企業的檔案工作管理模式出現弊病，無法形成一個完成的運行體系。

4 加強石油工程項目檔案管理的措施

4.1 加強企業在石油工程項目檔案管理上的投入

在注意到石油工程檔案管理工作對于日常工作運行的重要性后，企業需要加強對于檔案管理工作的投入。管理者應該提高工程檔案工作人員的管理意識，重視檔案工作基礎設施的建設，保證檔案工作的各項材料的完整性，盡量避免因檔案管理工作的疏忽造成企業建設過程中不必要的損失，同時學習現代化的工作檔案管理模式，結合企業發展特點運用到企業的日常工作管理中。

4.2 注重專業化人才的培養

企業應注重提升工作人員的專業素質，培養工作人員對于檔案管理的責任意識與專業素質，結合現代化檔案工作管理的特點，嘗試創新型模式管理方式。企業應為公司職員提供專業的檔案管理培訓，結合企業的發展歷程，聘請相關專家進行實地講解，提升企業人員對于工作內容的熟悉程度，抵制工作過程中的不良誘惑，拒絕不良風氣，發揮個人的專業素質與道德風尚，做到將最合適的人安排在最適合的崗位，為企業創收。

4.3 完善檔案管理系統

企業在運行過程中，一般會不斷積累大量的工作檔案，檔案管理人員應該及時的對檔案進行整理與分類，建立和完善檔案管理系統，對于收集到的企業資料進行分門別類，提升工作效率。檔案管理系統應該保證收集的材料均是原始材料，不可以是修改過的或者不切實際的檔案資料，并要定期的檢查檔案資料的真實性。在實際的檔案管理工作中，檔案整理是一項較為耗時的工作，因此需要工作人員嚴格按照檔案管理系統的要求進行整理與安排，保障資料的真實可靠性。

4.4 加強企業檔案部門資金管理

檔案管理工作在工作過程中需要大量的人力與先進的設備作為支撐，維持工作的正常運行，雖然檔案管理工作無法直接為企業創造利潤價值，但是優質的檔案管理工作卻可以在無形中保障企業的經濟利益不會受損，提升企業的名譽，維持企業與其他單位的合作關系。因此，企業應該提升對于檔案管理部門的資金支持，為檔案管理工作提供先進的設備與專業的人才，為企業人才發展提供更多的學習機會與交流機會。企業的資金鏈應該維持在一個穩定的狀態，注重多個部門共同發展的工作局面，不同的部門在企業發展中都十分的重要，檔案管理工作是企業發展的后備力量，工程檔案是否齊全直接關系到整個工程建設是否可以高效地完成，作為企業的管理者，應該充分認識到檔案管理工作對于工程建設的重要性。

參考文獻

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