高校二級體制下教學秘書工作探析

李慧 宋萬杰 李芳

摘 要： 隨著高校管理體制改革不斷深入，建設地方應用型本科高校成為我校現(xiàn)階段的主要任務和發(fā)展目標。同時二級學院的建立對教學秘書工作從范圍到職責上也有了新的劃分，提出了新的要求。教學秘書作為一線教學管理人員，是教學管理工作的具體執(zhí)行者，也是學院及學校各部門管理工作的協(xié)調(diào)者，還是全校師生的服務者。以石家莊學院為代表的很多高校處于體制改革的階段，教學秘書的工作需要緊跟改革步伐，教學秘書隊伍的建設更加緊迫。怎樣建立一個良好的教學秘書隊伍，更好促進高校的教學管理工作順利進行，適應學校在轉(zhuǎn)型期間和轉(zhuǎn)型后的需要，是我們當前應該認真思考與探討的問題。

關鍵詞： 二級學院； 教學秘書； 教學管理

【中圖分類號】 G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2236-1879（2017）12-0018-02

二級學院作為一種管理制度，產(chǎn)生于中世紀的歐洲大學，現(xiàn)已成為世界大多數(shù)國家的管理形式。在二級管理體制下，學院在行政管理上具有較大自主權，成為集教學、科研、人事和財務等權利于一身的實體性機構(gòu)。比如牛津大學，在院長之下，設有主管教學的教務主任，工作性質(zhì)等同于我國高校的教學秘書。可見，國外對教學管理的人員設置也是十分明確和重視的。隨李慧著高校管理體制改革不斷深入，建設地方應用型本科高校成為河北省現(xiàn)階段很多高校的主要任務和發(fā)展目標。同時二級學院的建立對教學秘書工作從范圍到職責上也有了新的劃分，提出了新的要求。

1 研究高校二級體制下教學秘書工作現(xiàn)狀的必要性

（1）由于教學管理權限的下放，二級學院管理內(nèi)容覆蓋面擴大，并從教育教學管理為重心的系演變?yōu)榧嬗袑W術管理和行政管理雙重職能的綜合管理學院。教學管理工作需要相應的更細致，更全面，也更實際，這就對教學秘書的工作提出了新的要求，思想和實際工作能力都需要進一步的提升。

（2）通過對教學秘書工作的現(xiàn)狀進行深入了解，可以找出實際工作中出現(xiàn)的問題的根本原因，針對性地進行進行改革。比如說可以減少工作中由溝通不善造成的成本耗費，避免由管理權限不明確造成的管理糾紛等。

（3）通過對二級體制下教學成果顯著的高校的學習和對比，深入挖掘教學秘書工作的改善方向。在以往教學秘書工作中值得提倡的方面，要保持和發(fā)揚。而多年遺留的問題和不適于現(xiàn)有教育體制的制度及辦事方法則需逐步的改善。

2 二級學院管理制度下教學秘書的工作現(xiàn)狀

通過對石家莊學院15個學院共17名教學秘書（其中有兩個學院具有兩名教學秘書，其他學院均為一名）的工作現(xiàn)狀的調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，教學秘書主要肩負的工作量大，內(nèi)容廣，強度高，涉及到學院和教學相關的一切大小事務，極易受外界因素影響，繁雜程度可想而知。

2.1 石家莊學院教學秘書的個人基本情況的現(xiàn)狀分析

（1）數(shù)據(jù)顯示，石家莊學院教學秘書年齡在28-48歲，以30-40歲為主。由此可見，教學秘書崗位的教師普遍年齡適中，具有一定工作經(jīng)驗，抗壓能力強，可以靈活處理同時發(fā)生的多種事務。

（2）從性別上分析，17名教學秘書中，11名為女性教師，6名男性教師，有明顯的性別傾向性，原因固然離不開學校本身的性質(zhì)，女性為主的現(xiàn)狀對教學秘書團隊的穩(wěn)定性具有一定的影響。

（3）從學歷學位上看，除年齡在40歲以上的2位教師以外，其余均為全日制碩士研究生，其中一半出自211院校，具備石家莊學院的教師崗位要的學歷學位要求。

（4）從所學專業(yè)角度分析，在崗的17名教學秘書除部分為教育類專業(yè)，其余都是招聘的所在院系本專業(yè)的碩士畢業(yè)生，對自己所在學院的課程有所了解，可以更好地為二級學院的教學管理工作服務。

2.2 石家莊學院教學秘書崗位工作現(xiàn)狀

（1）從對石家莊學院二級學院的教秘群體和主管教學副院長等的訪談中可以發(fā)現(xiàn)，沒有一個人清楚教學秘書培養(yǎng)和使用相關的政策和實施細則。相比輔導員的各種崗前和一年多次的培訓，教學秘書沒有接受過任何上崗培訓，全憑自己摸索和對其他教秘和教務處人員的咨詢，費時費力不說還造成工作效率低下。

（2）教學秘書的工作繁雜程度幾乎為學校所有基層崗位之首，可根據(jù)調(diào)研數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的教學秘書都同時兼任著其他崗位工作，最常見得有科研秘書，外事秘書，輔導員等。究其原因，與學校對各崗位人員的職責劃分和管理制度不明確有關。

（3）通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，教學秘書的薪資待遇普遍低于專職教師，最多能和輔導員持平。由于教學秘書工作很多都無法量化，對于工作量和超工作量的計算就相對模糊，造成干多干少都一樣的情況，對于認真負責的教學秘書是很不公平的。

2.3 石家莊學院教學秘書崗位發(fā)展現(xiàn)狀

（1）在石家莊學院的教學秘書團隊中，除兩名40歲以上的教學秘書為科級，其他均為科員，職位層次普遍偏低。在對各學院專職教師和教學副院長等熟悉教學秘書工作的人員進行訪談后可以知道，教學秘書基本沒有明確的晉升渠道。

（2）石家莊學院的教學秘書團隊，一半為講師，一半為助教，沒有一個副高和高級職稱。相對于專職教師，繁忙的工作導致教學秘書既沒有時間研究教學，也無暇顧及科研，對個人的職業(yè)發(fā)展有很大的影響。這也是教學秘書崗位不討喜的一大原因。

3 二級學院管理制度下教學秘書工作的主要問題

3.1 教學秘書的工作倦怠

（1）石家莊學院以建設應用型本科院校為目標，主要依托教學工作，因此科研能力相對薄弱，很少有二級學院需要獨立設置科研秘書崗位。其他諸如外事，圖書館等方面事務就更少了。這種情況下，教學秘書會同時兼任一個或幾個其他崗位秘書或管理員，增加了崗位工作量，工作強度就更大了。

（2）基于教學秘書工作的復雜性和隨機性，很難通過特定方式來計量，因此，無法像教師一樣計算工作量，對崗位人員的激勵效果不足，長時間下來會很容易形成倦怠。

3.2 教學秘書的職業(yè)發(fā)展

（1）教學秘書在招收的時候的專業(yè)限定沒有具體要求，大部分都是以教育、管理和本專業(yè)研究生為主，但不乏有非相關專業(yè)的人，在此崗位上對自身專業(yè)的發(fā)展基本沒有關系，對今后的發(fā)展造成了一定的局限性。

（2）在具有同等學歷學位層次的情況下，教學秘書無論在專業(yè)技術職務、職位層次還是薪資待遇上都沒有明顯的提升空間，這對從事本職業(yè)的人員造成了巨大的壓力，工作積極性受到很大的打擊。這也正好可以解釋為什么在對各學院專職教師進行問卷調(diào)查后，針對“是否愿意從事教學秘書工作”這一題目，答案全部為“否”。

3.3 教學秘書自身發(fā)展的建議：

盡管教學秘書職業(yè)困難重重，從客觀上有諸多的問題有待解決，但是也并不可否認，依然存在很多自身的問題。

（1）教學秘書需要同時面對教務處，二級學院主管教學院長，全體專職教師，全體輔導員。不僅是考驗一個人對事務的處理能力，也同時對待人接物有一定的要求。一個好的教學秘書除了提升業(yè)務能力，還要學會與人溝通，這無疑對教學秘書團隊提出了更高的要求。

（2）雖然教學工作繁忙，可也不能因此放棄自身的進步。教學工作相對于整個一個學期來說，開學后和放假前是最繁忙的時段，期間總有一些時間相對沒有那么忙，去提升自己的教學和科研能力水，這就需要提高我們的時間管理能力。

4 對二級學院管理制度下教學秘書工作及隊伍建設問題的建議

4.1 對教學秘書本職工作上的提高

（1）教學秘書不僅要需要提高工作的積極性和主動性，更要提高溝通能力和協(xié)作能力：

教學秘書的工作由原來單一的接受教務處的指令轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃佑趯W校教務處以及各個教學單位之間進行溝通，使得教學秘書的工作需要由被動向主動轉(zhuǎn)變，各學院教學秘書之間的溝通變得尤為重要，而溝通是否順暢直接影響教學秘書之間的協(xié)作是否良好。

向上應該定期向教務處匯報學院工作，可以通過定式的工作匯報表進行階段性工作匯報，使得教務處領導可以時刻掌握學院實際工作情況。通過對各學院現(xiàn)有工作情況的分析，幫助教務人員對各學院有針對性地進行下一步工作安排或調(diào)整。同時還要保證教務處對學院提出的要求和下達的命令得以順利執(zhí)行，要熟悉教務處工作程序，提前安排并布置工作，確保可以按時保量的完成。

向下加強與本學院各教研室、教師、學生之間的溝通，只有對本學院的教學情況了如指掌，才能保證各項工作的順利進行。比如，通過對教學任務執(zhí)行的監(jiān)督有效提高教學質(zhì)量，尤其對外聘老師數(shù)量較高的學院，有必要要求教研室對他們的工作進行監(jiān)督指導，統(tǒng)一大綱和教材，避免出現(xiàn)偏離教學重點，無法準確評判學生學習情況的問題。

相同層次學院間的溝通同樣必不可少。各學院間交叉上課，教室的占用等問題時刻出現(xiàn)在我們的工作中。首先，教務處可以針對學院間上課情況等問題給出明文規(guī)定，以便教學管理工作有據(jù)可依，減少各學院間因為理解的不同造成的人力物力損耗。其次，教務處可以定期安排各學院秘書進行座談，收集問題的同時，加強各學院間聯(lián)系，為我們主動溝通創(chuàng)造機會，搭建平臺。

（2）教學秘書針對學院自身特色，進行有針對性的工作：

各學院自身的差異性使得教學秘書對很多工作的認識無法統(tǒng)一，包括學院自身的制度，工作流程，工作習慣等。

各學院因組織構(gòu)成，專業(yè)設置的不同，具體教學工作在進行中會出現(xiàn)差異性。開設公共基礎課為主的學院和以本學院專業(yè)課為主的學院因授課主體的不同而存在排課和教師管理等差異性。以本科為主的院系和本專科各半的學院因?qū)W生層次的不同而存在培養(yǎng)方案制定和教材教案使用等差異性。

4.2 通過教學秘書自身能力的提高

（1）通過培訓學習等途徑，提高教學秘書的業(yè)務水平和管理能力：

教學秘書作為基層管理人員，猶如機器中的螺絲釘一樣，看似不起眼，卻發(fā)揮不可或缺的作用。教學秘書的工作性質(zhì)造成了教學秘書離開崗位進行培訓學習的可能性降低。可高等學校教學改革不斷創(chuàng)新，對教學秘書的要求不斷提高，沒有相應的培養(yǎng)機制，就無法與時俱進地真正提高工作能力。因此，每年提供一到兩次的培訓機會，可以保證教學秘書的工作質(zhì)量和創(chuàng)新能力。

（2）確立教學秘書的價值實現(xiàn)途徑：

教學秘書工作的重要性不言而喻，在教學管理工作中處于主力軍的位置。教學秘書工作繁雜，其熟練程度也是體現(xiàn)教學秘書工作質(zhì)量的一大指標。教學秘書頻繁換崗勢必造成工作交接，重新學習的人員和成本浪費，因此工作的流動性太強是必然影響教學秘書隊伍的整體工作進度。因此，通過一個怎樣的價值實現(xiàn)途徑，比如從獎勵機制，晉升途徑等不同方面進行改革，可以讓教學秘書對自身工作崗位有一個全面的認識。

4.3 通過學校教學管理層面來支持和改善教學秘書隊伍建設

（1）完善教學管理制度，明確教學秘書責任義務。

因為基礎管理制度不明確和責任義務劃分不清而造成的團隊間內(nèi)耗時常發(fā)生，相對其他影響因素，這個是最容易做出改善的，也是非常必須做出改善的。

（2）教學秘書面對的很多困境，比如職能發(fā)揮，職業(yè)發(fā)展等，履行職責時常有舉步維艱的感覺，迫使很多教學秘書無法承受選擇逃避工作，勢必對團隊的工作造成消極影響，延緩整體工作進程。教學秘書處于管理人員中的基層，在實施管理職能的時候因為毫無實權而時常“碰壁”，嚴重阻礙了工作進程，應該從領導層面出發(fā)，幫助教學秘書脫離困境。

希望可以針對教學秘書的實際情況，通過對教學秘書崗位的調(diào)整和改善，激發(fā)教學秘書的工作熱情，促進教學秘書工作能力的提高，更好地協(xié)助學院領導和配合教務處的工作，改善本學院的管理秩序，有效提升全校教學管理水平和工作效率。

參考文獻

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[2] 汪明玥，，對新時期高校二級學院教務秘書工作的幾點思考[J]，教育教學論壇，2013.

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