關于對醫院計劃生育檔案管理的探討

李清榮

1.醫院計劃生育檔案管理的重要性

1.1計劃生育檔案夠為醫院管理者的科學決策提供依據。同時還可以使統計得出的結果用于醫院計劃生育工作，使之明確工作重點，有計劃、有步驟地落實計劃生育政策，更好地完成對人口控制的目標，為人口計生決策提供可靠依據，有助于社會主義和諧社會的構建。

1.2計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優質的服務

利用計劃生育檔案能夠為育齡女性提供更加優質的服務，使醫院不斷改進計劃生育工作方法，不斷滿足廣大育齡婦女的需求。醫院計劃生育檔案可以對流動人口的婚姻以及生育情況進行初步了解，建立流動人口計劃生育檔案，能夠滿足流動人口對計劃生育及生殖健康的需求，使他們能夠在醫院的指導下落實避孕節育措施，避免出現超生現象。

2.當前醫院計劃生育檔案管理存在問題

2.1計劃生育檔案管理工作意識淡薄，管理人員素質有待提高

在實際工作中，院方領導并未對計劃生育檔案管理工作給予高度重視，沒有意識到加強計劃生育的重要性。對于檔案的管理不能做到嚴格要求，對于單位內部聘用的臨時工、停薪留職以及下崗人員的生育節育出現漏管的情況，個別單位報喜不報憂現象嚴重，出現造假資料、證明，大大降低了計劃生育檔案的真實性。計劃生育檔案管理工作人員存在思想渙散、工作不嚴謹，導致一些計生資料收集不全，計生資料系統性、全面性較差。當前計劃生育檔案管理信息化建設進一步加強，而基層檔案管理人員對于信息化軟件的操作使用不熟練。信息化管理經驗不足，管理經驗與理念跟不上新時期計劃生育檔案管理工作的要求。很多檔案管理人員的管理理念和管理水平仍停留在傳統層面上，管理工作缺乏靈活性與創新力。有一些計劃生育檔案管理人員流動性強，多為兼職，人員不固定，在單位內部沒有相應的職務，這部分人員往往文化素質不高，缺乏系統完備的檔案管理知識，這也造成了檔案資料出現流失，影響了計劃生育檔案的完整性。

2.2計劃生育檔案管理方法落后，管理制度有待完善

沒有制定嚴格的檔案管理規章制度，沒有添置必要的檔案保管設備，檔案室存在一房多用，檔案資料污損、丟失現象較為嚴重。由于計劃生育檔案資料案卷數量繁多，在基層對于計劃生育檔案的管理并沒有統一的要求，計生資料的收集并沒有按照檔案的立卷原則規范來進行，如組卷混亂現象較嚴重，檔案號不規范，出現一卷多冊現象等。檔案的收集、整理、編目等多數仍是采用手工管理模式，管理人員缺乏專業的檔案知識，工作積極性不夠，管理模式陳舊、缺乏創新力，現代化管理手段還沒有完全地應用于計劃生育檔案管理中，制約了計生檔案資料管理水平的提高。

2.3資金投入不足，計生檔案信息化建設有待加強

近年來，隨著信息技術與互聯網的發展，檔案管理信息化建設進一步推進。醫院計劃生育檔案管理工作要跟上時代的步伐，符合人們對于計生與生殖健康的要求，就必須推進計劃生育檔案的信息化建設。而這就要增加相應的硬件設備，但是由于領導層未對計生檔案的管理給予足夠的重視，對于計生檔案的經費投入很有限，這些有限的經費顯然不能滿足信息化建設的需要。信息化建設的受限，使得提供服務及資源共享方面范圍狹窄，服務層次較低。同時，在計劃生育檔案信息化建設中由于缺乏專業技術指導，也出現了一系列新的問題，這也在一定程度上制約了醫院計劃生育檔案信息化建設的推進。

3.加強醫院計劃生育檔案管理措施

3.1提高計生檔案意識，加大計生檔案管理經費投入力度

計劃生育檔案能夠有效促使計劃生育政策的貫徹落實，隨著醫院檔案管理向科學化、現代化的發展，計生檔案管理已成為醫院檔案管理工作的重要內容。各級醫院領導要提高加強計生檔案管理的意識，將加強計生檔案管理工作納入重要議事日程，確保檔案管理事業與醫院業務同步發展。要通過多種方式，加大檔案管理重要性的宣傳，提高全院職工檔案管理的認識，使其意識到做好計劃生育檔案管理所帶來的經濟效益和社會效益。不斷普及檔案管理相關法律法規，使領導層加大對計劃生育檔案管理的經費投入，推進計生檔案管理信息化建設，加強在職檔案管理人員的業務素質培訓，不斷提高檔案管理人員的業務水平，確保在人力、財力等方面給予檔案管理全面支持與保障，促使醫院計劃生育檔案管理事業不斷發展。

3.2計生檔案管理人員要更新觀念，加強自身素質建設

計劃生育檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理工作的質量，因此計生檔案管理人員應不斷更新理念，加強自身業務素質的全面提升至關重要。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案信息化已經成為一種趨勢，人們對檔案信息的利用需求增大，這就對檔案管理人員的素質提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要妥善保管好檔案資料，而且還要具備熟練的計算機操作技術，不僅要掌握扎實的檔案管理基礎知識，還要具備現代管理理念與管理技術，掌握一定的計算機知識，具備一定的信息處理能力。同時檔案管理人員還要具備一定的創新精神和創新能力，要敢于打破傳統管理模式的束縛，在計劃生育檔案管理工作中有所創新。醫院要做好對檔案管理人員的業務培訓與技術學習工作，不斷優化人才結構，更新知識體系，檔案管理工作人員的整體素質提升必將給計生檔案管理工作帶來新的發展思路。

3.3建立健全醫院計生檔案管理制度，不斷提高檔案管理水平

完善的計生檔案管理制度是做好檔案管理的重要保證，要根據醫院實際情況，不斷更新管理手段，建立健全醫院計劃生育檔案管理制度，只有不斷改革與創新，才能適應時代發展的要求，促使醫院計生檔案管理持續發展。計劃生育檔案管理工作內容繁多復雜，醫院領導要對檔案管理工作做好宏觀把控，建立完善的職責體系，要確保每項工作都能具體落實到責任人，這樣利于檔案管理工作的開展以及責任追究，促使每位工作人員都能嚴于律己，嚴格要求，做好本職工作。要不斷完善檔案管理方式，更新管理手段，建立符合醫院實際情況的管理模式，建立信息檔案科，不斷完善檔案資料收集制度，嚴把用人關，做好計劃生育檔案資料的搜集，確保工作人員能夠按照專業要求對資料進行分類整理。同時要建立一套完善的檔案管理評估體系，確保計生檔案管理中出現的問題及早發現，及早解決，為檔案管理水平的提高提供保障。

（作者單位：菏澤高新技術產業開發區萬福辦事處衛生和計劃生育管理辦公室）