檔案管理工作路徑探討

劉娜

一、信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容及特點(diǎn)

（1）信息時代下檔案管理工作的內(nèi)容。

針對信息時代下的檔案管理而言，它在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)嶓w的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

（2）信息時代下檔案管理工作的主要特點(diǎn)。

一是在信息時代背景下，針對檔案管理來說，不僅要對相關(guān)的法律進(jìn)行遵循，同時也要對相關(guān)的政策以及法規(guī)進(jìn)行遵循，并且這些政策在一定程度上都是由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一制定的。二是針對目前來說，檔案管理大多數(shù)以電子檔案形式或者是重要電子文件形式進(jìn)行的，這在一定程度上標(biāo)志著國家以及企業(yè)走向信息化時代。三是檔案管理工作在信息時代下，對現(xiàn)代信息技術(shù)所具有的優(yōu)勢在一定程度上進(jìn)行了充分的利用，不僅實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，同時也實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，對檔案管理在工作過程中的效率進(jìn)行有效的提高，讓檔案在管理的過程中不僅具有高效性，并且還具有一定的準(zhǔn)確性。

二、新常態(tài)下完善檔案管理工作的有效舉措

（1）提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

檔案管理工作小到與我們每個人的工作和生活息息相關(guān)，大到關(guān)系國家方針、政策的制定和調(diào)整。檔案管理的信息化和數(shù)字化，可以對龐大的數(shù)據(jù)群體進(jìn)行迅速分析，從而得出最科學(xué)的結(jié)果，應(yīng)用到國家的各項建設(shè)事業(yè)中去。所以，只有全社會都重視檔案管理的新常態(tài)化建設(shè)，我們的檔案管理工作才能有實質(zhì)性、突破性的跨越。利用電子計算機(jī)以及專業(yè)檔案管理軟件，可以有效提高檔案管理工作的效率，減輕檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，在進(jìn)行檔案管理的過程中，避免文檔的存積。檔案管理信息化可以方便對文檔的補(bǔ)漏，檔案管理人員僅僅需要對檔案進(jìn)行歸檔，在計算機(jī)上對相關(guān)信息進(jìn)行檢索，就可以方便地找出檔案管理中的問題，及時補(bǔ)漏。檔案的信息化管理可以有效實現(xiàn)信息的開放性及共享性，提高工作的效率。

（2）加大檔案管理工作的投入保障力度。

在檔案管理工作中，人才、資金、技術(shù)、培訓(xùn)等多方面的投入必不可少，沒有專業(yè)性人才，信息化工作就無從談起。而缺少資金的保障，就無法采購新設(shè)備、新技術(shù)。沒有信息化所需的技術(shù)，工作就會盲目，無從適應(yīng)數(shù)字化需要。如果沒有培訓(xùn)保障，檔案人員就不能更好地接受新知識、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素為主導(dǎo)，調(diào)動人的積極性尤為重要，所以工作中的激勵機(jī)制同樣是做好檔案管理工作的有力保障。我們各級單位和部門，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作給予充分的重視與支持，尤其是人才的選拔和培養(yǎng)，檔案存儲場地和管理設(shè)備的配置等。

（3）完善檔案信息化管理體系尤其重要。

開展各項工作都需要有一整套體系，保證所開展的工作完整、規(guī)范、良好地運(yùn)作。建立完善的檔案信息化管理體系是開展檔案管理各項工作的基礎(chǔ)。一是要建立完善的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系。對檔案信息化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)及目標(biāo)要求進(jìn)行明確的規(guī)定，以保障檔案信息化管理能夠有方向性的指導(dǎo)和必要的約束。二是要建立完善的開發(fā)利用體系。對檔案資料的存儲及信息咨詢服務(wù)等一系列流程進(jìn)行有效規(guī)范，開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具。三是要建立規(guī)范運(yùn)作的制度保障體系。要確保工作規(guī)范有序開展，提高信息化管理的技術(shù)水平，從而在有效實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

三、信息時代下改進(jìn)檔案管理工作的措施

（1）不斷推進(jìn)檔案管理的制度建設(shè)。

制度在一定程度上是規(guī)范管理的主要基礎(chǔ)，同時也是對檔案管理科學(xué)化的基本要求。由于檔案管理方式的變革，進(jìn)一步要求對其管理制度也要作出相應(yīng)的調(diào)整。要想把檔案管理工作做好，首先應(yīng)該做的就是加強(qiáng)制度建設(shè)，相關(guān)的工作要作出具體的規(guī)定，只有這樣才能讓檔案管理工作在今后能健康有序地發(fā)展。檔案的保存時間、方式、方法以及公開的程度都要進(jìn)行明確的界定，讓檔案管理相關(guān)的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循，在新技術(shù)背景下，讓檔案管理更加規(guī)范有序。檔案管理制度建設(shè)一定要適應(yīng)社會的發(fā)展，對不適應(yīng)發(fā)展的制度不僅要進(jìn)行修訂，還要對其進(jìn)行變革，對空白的地方要制定出新的制度進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充等。

（2）完善檔案管理的體制。

由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，讓檔案工作管理工作能夠和信息技術(shù)進(jìn)行有效的集合。但是就目前來說，在信息化的時代下，檔案信息管理體制在一定程度上存在著管理力度不夠的問題，并且檔案在使用的過程中也不是很方便。我國的檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行建設(shè)的過程中比較分散，在軟硬件進(jìn)行選用上也還存在著一定的問題，所以，應(yīng)該在管理體制上進(jìn)一步地保證各個部門能夠在一定程度上對信息自動化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這不僅要求對技術(shù)操作進(jìn)行有效的規(guī)范，還要求對軟硬件的選擇進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范。

（3）實現(xiàn)檔案信息資源的充分共享。

目前在信息化建設(shè)過程中，對軟件的使用比較混亂，而且硬件上的功能在一定程度上也沒有得到有效地發(fā)揮，這樣就會進(jìn)一步導(dǎo)致檔案信息不能充分共享，相關(guān)各個部門的檔案信息在管理的過程中都是各自為營。所以，應(yīng)該在一定程度上應(yīng)該明確檔案管理過程中的內(nèi)容以及范圍，并且有效地規(guī)范檔案管理過程中各項工作和檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，建立相對比較規(guī)范的系統(tǒng)工程，以保證檔案信息資源共享渠道的暢通。

（4）加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應(yīng)該本著從低級到高級的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

（作者單位：公主嶺市中心血站）