民營建筑公司采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

孫潺溪　宋明　趙廣宇

摘 要：隨著建筑行業(yè)的高速發(fā)展，建筑市場內(nèi)部的競爭壓力也逐漸增多。民營建筑公司作為建筑行業(yè)中重要的組成部分，對于建筑市場發(fā)展起到了重要推動作用。但是，大部分民營建筑公司在采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制上普遍存在內(nèi)控不嚴(yán)、管理薄弱等問題，這嚴(yán)重影響了民營建筑公司在建筑市場的發(fā)展空間。因此，文章就民營建筑公司在采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的內(nèi)部控制措施來幫助民營建筑公司完善采購業(yè)務(wù)。

關(guān)鍵詞：民營建筑公司；采購業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

文章編號：1004-7026（2017）18-0092-01 中國圖書分類號：F274；F426.92 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

1 民營建筑公司采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

在目前的民營建筑公司采購業(yè)務(wù)中，主要可以將采購業(yè)務(wù)分為以下環(huán)節(jié)：

1.1 供應(yīng)商審核

民營建筑公司中項(xiàng)目部門、有關(guān)負(fù)責(zé)人必須對項(xiàng)目材料的供應(yīng)商進(jìn)行審核，保證材料的質(zhì)量和成本都在控制范圍之內(nèi)，并制作《合格材料供應(yīng)商名單》來向公司備案，方便下次采購材料時選擇供應(yīng)商。然而目前大部分民營建筑公司在對供應(yīng)商進(jìn)行審核完成后，都沒有制作《合格材料供應(yīng)商名單》，另外還有一部分民營建筑公司雖然制作了《合格材料供應(yīng)商名單》，但是卻并沒有對名單進(jìn)行定期的復(fù)查以及更新。

1.2 請購環(huán)節(jié)

在民營建筑公司中，對于請購環(huán)節(jié)并有相應(yīng)的公司制度來約束，大部分都是各個項(xiàng)目部門自行操作，然而由于各個項(xiàng)目部門在管理水平上有高低之分，因此使得請購環(huán)節(jié)出現(xiàn)了很大的內(nèi)部控制漏洞。所以，當(dāng)前民營建筑公司應(yīng)當(dāng)對請購環(huán)節(jié)統(tǒng)一制定請購制度，以此來明確請購責(zé)任部門、請購審核部門、審批人、請購要求等。

1.3 采購材料驗(yàn)收入庫

在將采購材料入庫時，要對材料的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查，保證材料無問題以后才能驗(yàn)收，并且材料保管員需要開具一式三份的“材料入庫單”，分別由保管員、采購負(fù)責(zé)人、公司財(cái)務(wù)一人一份進(jìn)行保管。但是，在目前的民營建筑行業(yè)中，由于一些項(xiàng)目需要臨時使用一些項(xiàng)目材料，而這些材料缺乏驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)，采購?fù)旰笾苯泳妥饔糜陧?xiàng)目中，后續(xù)也很少會進(jìn)行程序補(bǔ)辦，這樣對于工程項(xiàng)目應(yīng)急使用固然快捷，但是也會導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)上會出現(xiàn)賬實(shí)不符等情況。

2 民營建筑公司采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理

2.1 請購階段內(nèi)部控制

2.1.1 項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)請購與審批流程。對于在項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)決定的材料采購計(jì)劃，應(yīng)當(dāng)由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門的施工生產(chǎn)部門來對采購提出申請，然后由財(cái)務(wù)主管、該部門主管簽字審批以后，再交由材料采購員對這些材料進(jìn)行審批，數(shù)額較大的材料采購，還需要交由公司負(fù)責(zé)人查看審批，待所有環(huán)節(jié)過后，將材料采購清單交給材料采購員準(zhǔn)備采購。

2.1.2 項(xiàng)目計(jì)劃外請購與審批流程。對于起初沒有被列入項(xiàng)目材料采購計(jì)劃的材料，需要由項(xiàng)目責(zé)任部門中施工生產(chǎn)部門主動提出項(xiàng)目計(jì)劃外材料采購申請，并且對于采購材料的理由需要詳細(xì)說明，編制項(xiàng)目計(jì)劃外采購材料清單和采購申請單。項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門對于采購申請的合理性進(jìn)行研究，并交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽字、公司財(cái)務(wù)部門審批簽字、公司總經(jīng)理審批簽字，待所有流程完成后，交由材料采購員來進(jìn)行材料的采購。

2.2 采購階段內(nèi)部控制

材料采購員在材料申請審批通過以后，根據(jù)材料清單來進(jìn)行采購，在采購時最好在《合格材料供應(yīng)商》中選擇材料供應(yīng)商，并對其中4～6家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。然后對于它們所報(bào)出的材料價(jià)格、付款條件、供貨量進(jìn)行比較，并對于它們所提供的材料進(jìn)行現(xiàn)場檢驗(yàn)，最后編制《材料采購詢價(jià)表》并附上自己建議，交由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門審核，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來決定材料供應(yīng)商，并向公司提交項(xiàng)目材料采購報(bào)備。

2.3 材料驗(yàn)收出入庫

在對材料進(jìn)行檢驗(yàn)完畢后，倉庫保管員需要制作《材料入庫報(bào)表》以及每月需要制作《材料月報(bào)表》，然后每月由材料會計(jì)和保管員對倉庫內(nèi)材料進(jìn)行對賬清算，保證不出現(xiàn)賬實(shí)不符的情況。另外，材料項(xiàng)目部門在領(lǐng)用材料時，需要制作《材料領(lǐng)用清單》，并交由領(lǐng)用人、材料審核會計(jì)、倉庫保管員一人一份，并且還需要由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來審批，最后才能領(lǐng)取材料。

結(jié)束語

在目前的民營建筑公司當(dāng)中，主要存在的還是管理問題，而管理問題關(guān)乎著企業(yè)能否繼續(xù)壯大并有所發(fā)展，因此，對于民營建筑公司采購業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制措施，對于企業(yè)的發(fā)展能夠起到推動作用。我相信，隨著市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展而逐漸成長的民營建筑公司，未來將繼續(xù)推動國內(nèi)各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，使我國社會主義經(jīng)濟(jì)更加繁榮。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵輝.民營建筑企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制管理研究[D].復(fù)旦大學(xué)，2010.

[2]楊湘青.民營企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與實(shí)施研究[D].復(fù)旦大學(xué)，2008.