信息化背景下檔案信息資源整合與共享急需解決的主要問題探析

張晗

檔案信息資源共享首先是基于整合的共享，即有效整合館藏檔案信息，檔案信息資源整合是檔案信息資源共享的前提；其次，網絡是共享的工具，即運用網絡技術傳遞檔案信息，是檔案信息資源共享的最佳途徑，同時加強科學管理及統籌規劃是實現檔案信息資源共享的保障；最后，實現檔案信息的社會共享是檔案信息資源共享的最終目標，要實現檔案信息資源的共享必須要有豐富的檔案信息資源以及對檔案信息資源的有效組織。解決好檔案信息資源整合與共享存在的題，是檔案工作者目前最主要的任務。

一、標準化建設

檔案數字化標準建設工作是檔案工作的一個重要方面，經過了這些年的發展，相續制定了一大批相關標準，十五期間制定的標準有：《中國檔案機讀目錄格式》、《電子文件名詞術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文件歸檔細則》、《電子郵件類公文歸檔程序與規則》、《網站資源歸檔與管理規范》、《歸檔電子文件真實性鑒定規程》、《電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《檔案網站管理辦法》、《紙質檔案數字化技術規范》、《縮微影像數字化轉換技術規范》、《照片檔案數字化技術規范》、《錄音檔案數字化技術規范》、《錄像檔案數字化技術規范》、《數字檔案館設計與建設規范》、《檔案管理網絡安全測試規程》。十一五期間制定的相關標準有：《各級國家檔案館接收電子檔案管理辦法》、《檔案數字化工作規范》、《檔案信息交換與共享管理辦法》、《數字檔案館建設規范》。上述標準、規范又可以進一步分為管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。管理性標準規范：管理性標準規范是指對信息資源管理維護方法、提供利用的模式、查詢權限的劃分等進行管理的一系列規則。包括檔案信息安全管理與利用的總體管理規定，計算機安全法規與標準，數字檔案館工作人員、用戶及設備管理規范，以及數字檔案館信息資源合法性的確認等。

具體來說，我國關于檔案管理和信息安全管理規范有：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《檔案館工作通則》、《計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機信息系統國際聯網保密管理規定》、《計算機病毒防治管理辦法》等。業務性規范有：《檔案工作基本術語》、《全宗卷規范》、《全宗指南編制規范》、《檔案館指南編制規范》、《歸檔文件整理規則》、《檔案主題標引規則》、《檔案分類標引規則》、《檔號編制規則》、《檔案著錄規則》、《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、國家及行業各種門類檔案（文書檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、重大建設項目檔案、會計檔案、名人檔案等）管理標準與規范等。目前已有的技術性規范為：《信息與文獻：文件管理》、《靜態影像壓縮標準（JPEG）》、《動態圖像編碼標準（MPEG）》、《紙質檔案數字化技術規范》等。檔案數字化工作的相關標準總體上制定的不少，內容涉及紙質檔案數字化的格式、機讀目錄的格式、檔案管理系統的功能及數字檔案館的建設規范等。然而，檔案數字化工作的相關標準大多為推薦標準，各檔案部門既可以采用也可以不采用，尤其是級別低一些的檔案部門，限于人員知識的有限根本就不知道還有相關標準，實際工作中各行其是。檔案數字化工作的相關標準數量很多，但都沒有強制約束力，很多檔案部門都另辟捷徑采用自已的標準和要求，如此一來，在大統一的情況下小差異又很多，這些差異在全社會檔案信息資源建設過程又成為不可逾越的障礙，使檔案信息資源整合的難度大大上升，進而影響到檔案信息資源的社會共享。因此，加強標準化建設，堅持規范性原則，統一規范，具體工作上應續編、修訂現有的標準，完善檔案信息化方面的標準體系并抓好標準的實施。

二、館藏數字化，檔案信息資源庫建設

檔案數字化工作雖然很早就有一些嘗試，但前些年沒有廣泛開展，全面、深入的檔案數字化工作近幾年才進行。館藏數量龐大、數字化工作任務繁重與配備的專業人員較少形成了很大的矛盾。省、市級檔案館目前基本上已經完成案卷級或文件級目錄數據庫的建設，全文庫的建設正在進行，比起目錄級數據庫建設，全文級數據庫的建設需要花費的人力和物力更加龐大，工作量也更加繁重。檔案信息資源建設的核心任務是建立檔案全文數據庫，檔案全文數據庫是檔案信息資源整合與共享的基礎，全文庫建設的好壞將直接關系到檔案信息整合的全面性與系統性，關系到檔案信息深度開發與專業服務的質量，并最終影響到檔案信息資源共享。截止目前我國還沒有建立起全國統一的檔案門戶網站，也沒有構建起大規模的國家檔案數據庫，還無法實現對外一體化的檔案信息服務。另外，雖然我國各級各類檔案館已經普遍使用計算機輔助檔案管理，各類檔案管理軟件也已開發出來并投入到檔案館的日常工作中，數字檔案館建設的現象已經存在，但在該領域我國的實踐還很少，只在深圳、青島等幾個地方進行了試點性質的嘗試。由于館藏檔案數字化的不足，人才資源的匱乏，配套法律法規的不完善等因素，不但制約了數字檔案館的發展進程，也直接影響檔案信息資源的整合與共享。因此，依托電子政務建設，建立檔案信息化建設保障機構，盡量獲得檔案信息化建設的財政支持，并將檔案資源建設納入當地電子政務發展規劃，構建一個基于計算機網絡環境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的檔案資源管理系統，保證檔案信息資源的共享。館藏數字化，檔案信息資源庫建設是目前必須打好的基礎工作之一。

三、檔案信息安全保障

1、電子檔案的安全：信息安全和載體安全電子檔案的安全也分為載體安全與信息安全兩大方面，電子檔案的安全是近年檔案界研究的熱點問題之一。與傳統的紙質檔案相比，電子檔案的安全是一個技術性很強的復雜問題，電子檔案載體安全涉及載體的種類，硬件升級后的識別與兼容性，以及自然災害和人為破壞等；電子檔案信息安全涉及的層面有很多，有來自硬件的破壞、軟件及應用程序中潛伏的病毒、操作系統中及管理系統中的操作權限及黑客攻擊等。電子檔案信息的安全保障是一個重要的問題，是檔案信息資源整合與共享的安全衛士，目前的計算機病毒泛濫，從技術層面做好防衛工作是現實中必須解決好的又一重要問題之一。此外，計算機網絡方面的信息安全立法也是安全防護的一項措施。我國目前的計算機、信息、網絡信息安全法律法規有：中華人民共和國郵電部通告、中國公用計算機互聯網國際聯網管理辦法、計算機信息網絡國際聯網出入口信道管理辦法、中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例、公安部關于對與國際聯網的計算機信息系統進行備案工作的通知、中國公眾多媒體通信管理辦法、中華人民共和國計算機信息網絡國際聯網管理暫行規定、計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法。