檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

齊偉紅

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面存在不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講，目前，我國的綜合檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長，且由于多年來一直是封閉式管理，檔案管理僅以保管為目的、以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案管理基礎(chǔ)工作普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范或有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的、按職能部門管轄權(quán)限組的、按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之，綜合檔案館建館時(shí)間越長、館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看，目前，我國綜合檔案館還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件，需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知，要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合檔案館，由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件，所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則，是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，要根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中，還應(yīng)加強(qiáng)校審力度，以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤，并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

4.規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中，要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，尤其是對于那些建館時(shí)間較長的綜合檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中，只要掌握了以下重點(diǎn)，便基本可以取得著錄工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。

1.分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的，是為了提高檔案的利用率。綜合檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一，或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容，且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理，不但能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”“案件”等，則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時(shí)間，提高效率。“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效，同時(shí)，存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊，可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯“關(guān)鍵詞”進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。