關于事業單位電子檔案管理中的問題及對策探討

張爽

摘要：在社會經濟快速發展的今天，檔案管理工作獲得了很大進步。信息技術在檔案管理中的應用有效地提高了檔案管理的效率，但是當前形成的電子檔案管理仍然處于初級階段，管理人員對電子檔案管理的認識不夠，專業能力不足，都影響了電子檔案管理的安全性。文章主要對當前事業單位電子檔案管理工作的現狀進行了分析，進而推動電子檔案實現現代化管理，提高電子檔案的使用價值。

關鍵詞：事業單位；電子檔案管理；問題；對策

當前事業單位也在積極地推進電子檔案管理工作，相比傳統的檔案管理方式，當前的電子檔案管理更加便捷，并在實際應用中逐步被認可和推廣。不過，當前我國事業單位的電子檔案管理呈現出無序管理狀態，不僅缺少管理制度，而且管理人員也不專業，這就對電子檔案管理工作的發展造成了阻礙，進而影響到事業 單位檔案管理工作的有序開展。

1電子檔案的優越性

1.1電子檔案能有效降低辦公成本

過去的檔案管理模式不僅需要大量的管理設備和物資，同時還需要大量的人力用于整理、分類、登記等工作，不僅工作量大，而且辦公成本也提高了。相比傳統的檔案管理模式，電子檔案管理只需要一臺計算機、一套管理程序以及一個專業性強的技術管理人員，就可以基本完成電子檔案管理工作，這不僅提高了工作效率，同時也節省了辦公成本。在電子檔案管理工作中，檔案資料從查閱到使用能夠很快速地完成，并且也實現了無紙化作業，節省了資源。

1.2電子檔案管理能進一步提高工作效率

傳統的建檔過程主要通過手動來完成，不僅效率低，而且準確率也不高。當前通過電子建檔的方法，不僅能夠節省人力，同時也節省了大量的時間，提高了建檔的效率，準確率也大大地提高了。電子建檔把過去的按卷歸檔改為按件歸檔，同時還能夠查缺補漏，并把重復的檔案刪除，在后期使用過程中也能夠實現快速查詢，為使用者提供了方便。

1.3電子檔案保密程度更高

傳統的按卷歸檔，如果使用者想要查閱其中一份檔案，那么可能就會看到整卷的內容，這就會造成檔案資料泄露。如果使用電子檔案管理，所有的檔案信息都儲存在電腦里，并且每份檔案資料都是獨立存在的，查看哪份檔案直接搜索出來，別的檔案資料不會被看到，這就有效地提高了檔案的保密性。

1.4電子檔案更有利于發揮檔案資料的價值

在過去的檔案管理工作中，如果使用者想要找一份檔案資料，就需要工作人員逐一對檔案進行查找，由于檔案量比較大，信息量更加寬泛，查找起來不僅費時間而且也增加了管理人員的工作量，最后能夠查閱到還不知道。如果使用電子檔案管理，所有的檔案都按照關鍵詞或者某種信息建檔，如果要查閱某份檔案，只需要在檔案數據庫中輸入相應的關鍵詞，那么數據庫中所有有關這個關鍵詞的檔案都會逐條排列，過程只需要幾分鐘，這就大大地縮短了查找的時間，減少了工作人員的工作量，提高了工作效率。

2電子檔案管理中存在的問題分析

2.1電子檔案管理缺乏安全性

雖然電子檔案管理比過去傳統的檔案管理方式的安全性藥膏，但是隨著計算機技術的不斷發展，黑客、病毒等都會影響到電子檔案管理的安全性。有些事業單位的電子檔案管理設備十分陳舊，殺毒軟件等軟件配套設施不夠完善，檔案管理人員對安全性的認識不足，這些都會給電子檔案的安全造成威脅。此外，在檔案傳輸、發送、接受等過程中都可能受到病毒的入侵，所以安全性問題必須引起相關人士的重視。

2.2檔案管理人員沒有認識到電子檔案的重要性

有些事業單位雖然已經引進了電子檔案管理的設備，但是檔案管理人員卻還是沒有完全從過去傳統的管理模式中脫離出來，有些年齡較大的管理人員并沒有認識到電子檔案管理工作的優勢，不愿意接受新鮮事物，使得電子檔案管理工作不能得到很好的發展。甚至有些事業單位所引進的計算機設備都在閑置，管理人員仍然在使用手動建檔，這也能看出事業單位對檔案管理人員的知識培訓投入不足。

2.3電子檔案管理制度不完善

有些事業單位雖然已經使用了電子檔案管理，但是整個管理的過程卻缺乏完善的管理制度。這就導致電子檔案管理處在無序管理的狀態。一旦出現了管理上的問題，領導沒有處罰的依據，使得管理人員的行為無法得到約束，不利于電子檔案管理工作的開展。

3 電子檔案管理的加強對策

3.1完善電子檔案管理軟硬件設施，保證電子檔案安全

為了保證電子檔案的安全性，事業單位應該配備高質量的硬件設備，采用安全穩定的系統軟件，并把管理區域與其他部門隔離。這也是保證電子檔案能夠穩定安全發展的前提。在管理的過程中定期地對硬件設備進行維護和保養，保證計算機能夠正常運行，同時也需要對系統軟件進行殺毒，避免因為病毒入侵導致檔案資料泄漏。對重要檔案資料設置密碼，并只能由有專門權限的人才可以使用。

3.2培養專業的電子檔案管理人員

各事業單位抽調綜合素質高、責任心強、勇于創新、工作嚴謹的檔案管理人員，作為重點培養對象，通過自學、集體培訓、交流學習、先進經驗分享等形式，對電子檔案的法律法規、軟硬件操作技術、業務知識等進行全面的學習，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優勢，真正提高檔案管理人員的創新意識和業務能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.3建立健全電子檔案管理的各項規章制度

電子檔案管理制度化、規范化管理，必須有健全完善的規章制度作為保障。事業單位要結合檔案法、檔案管理規定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調閱等標準，促進硬件設備、軟件升級、人員培訓、保密協議等各項工作制度化、規范化，確保電子檔案管理工作安全有序發展。

4結束語

綜上所述，實現電子檔案管理已經成為了事業單位的重要管理方面，也是順應時代發展的需要。不過在實際管理的過程中各個環節都還不夠成熟，檔案管理人員自身專業知識不足，也缺乏足夠的創新精神。這就要事業單位能夠積極地引進專業的電子檔案管理人員，對原有管理人員進行培訓，進一步提高其業務水平，同時也要不斷完善硬件設備，建立規范的管理制度。

參考文獻：

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