檔案信息管理的措施

邊曉紅

[摘 要] 在網絡時代，隨著信息技術逐漸普及，檔案信息管理也朝著這個方向逐漸轉變。在企業管理工作中，檔案信息管理占據著極其重要的位置，在日漸激烈市場競爭下，它的存在將直接左右企業的主動權。因此加強檔案信息管理措施尤為重要。文章主要以基礎設施建設、檔案管理應用系統及其管理機制、信息管理人才的培養三方面進行了論述。

[關鍵詞] 網絡；信息；檔案管理；基礎設施；管理系統；管理機制；人才培養

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 070

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0166- 02

0 引 言

在信息化普及的時代，我國檔案信息管理及工作重心發生了較大的變化，傳統的紙質檔案管理轉向數字化管理，使得檔案信息具有組織形式、信息流通網絡化以及信息檢索自動化等多種特點。加強檔案信息管理，對促進檔案管理工作的科學化和制度化有著重要意義。

1 加強基礎設施建設

檔案信息管理核心便是擁有過硬的技術支持，所以加強信息管理工作一定要注重信息技術的完善。計算機、服務器、掃描儀、數碼攝錄機、復印機及打印機作為信息處理設備的一些主要配置，這些基礎設施的加強應該受到政府及檔案相關管理部門重視，并努力給檔案管理人員配置優質和優良性能的檔案信息管理硬件設備，還應加入對應的防電磁干擾設施，從根本降低檔案管理工作中造成的損壞情況，使得電子信息檔案管理更加廣泛，文件管理得到超前控制，且每個系統的數據接口能夠實現緊密銜接，提高檔案管理工作的效率。建設且完善檔案網絡，將局域網、政務網及互聯網實行物理隔離，形成相對獨立的網絡體系。檔案部門可以試圖在網頁上設立一個可以實現自動上傳電子文件的工作窗口，能夠滿足工作人員足不出戶，就可以通過使用自己單位中的局域網絡將整篇電子文件自動傳輸到檔案服務器上歸檔，這樣不僅大大節省了工作時間，還極大的提高了工作效率以及管理水平。

2 強化檔案管理應用系統及管理機制

隨著信息技術的迅速發展，檔案管理不能僅僅滿足于計算機管理，而是要向網絡化方向前進。先前的檔案管理軟件雖然實現了對信息資源的計算機化管理，但是范圍較窄，并不能夠滿足對大量信息的管理。但是網絡版的軟件可以彌補這一不足，不僅實現了在網絡環境下對大量信息資源的管理工作，還得到了大眾的一致認可并被接受。政府及相關檔案管理部門應該積極推廣網絡版檔案管理軟件，促進文件管理工作的高效運行。還需要開發一套標準的OA系統，該系統可以使辦公效率大大提高。使用統一的OA系統，可以滿足各單位網絡數據之間的無縫連接，能夠更方便的為檔案部門提供良好的平臺，也可以實現檔案資源的區域管理及各類信息共享服務。

形成標準規范的檔案管理機制。需要將各項工作進行改革，各項標準進行統一化，健全各項工作機制，形成一種全新的具有安全性的檔案管理體制；還應該做好一切調研工作，吸取國外一些先進的管理標準和管理模式，并整合形成符合自身工作性質的檔案資源庫，確保檔案管理工作安全暢通的運行。在檔案網站設計上應該轉向以人為本的觀念，設計應具有針對性，而不再是以往的簡單統一的語言模式，應該依據不同的訪問人群給予不同的語言表達方式，并且選擇專業人員對網站實施專職維護，以保證信息資源的安全性及實時更新。

3 加強信息管理人員的專業素養

在這個網絡化時代，檔案信息管理工作需要實時更新和發展。信息管理人員應該及時學習并更新管理理念，加強管理者的網絡意識。在這個基礎上，政府及相關部門應該加大對管理人員的培訓力度，及時學習最新的信息管理知識以及必備的專業素養。在培訓過程中，要求認真研究《檔案法》和檔案信息管理工作的詳細內容。管理人員也應該明確傳統檔案管理與現代信息檔案管理在方式上的主要區別，加強網絡意識，這樣才能在檔案管理工作中，避開傳統檔案管理的束縛。專業人才的培養更重要的是從教學抓起，依托高等院校來培養高素養的專業人才。高等院校不僅可以提供專業的培訓基地，還擁有強大的師資隊伍及教學設施。政府應該推行一系列政策來擴充對人才的招收，滿足實際工作中對專業人才的需求，其中可以嘗試網絡遠程教育。也應該鼓勵各院校加大改革力度，根據實際需要嘗試對人才培養目標做出適當的調整，還可以制定一系列切實可行的培養計劃，鼓勵專業型、兼職型檔案人員通過在職培訓，學習一些相關的基礎知識及技術，培養出檔案學專業的高端研究人才、宏觀層次人才、管理型人才以及技術型人才。這種人才需要具備檔案信息管理服務意識，較高的管理知識儲備，了解并熟練掌握現代化的管理技能，可以實現將理論知識完美的運用到實踐中去。努力實現檔案信息管理團隊的整體水平的提高，能夠使技術適應檔案電子信息化時代的發展需求。

4 結 語

在這個信息化的時代，加強檔案信息管理工作，不僅需要加強基礎設施建設，完善信息技術，還需要加強對管理人才的培訓，形成一種標準、規范的管理應用系統及管理體制，培養檔案管理人才網絡意識，能夠及時區分傳統信息管理與網絡管理，使每一位管理人才能夠發揮其擁有的潛能，將理論知識與實踐相結合，在新形勢下使科技檔案管理工作的作用與價值得到充分的發揮。

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