高校檔案管理工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用

郭佳琪

[摘 要] 為在電大教育檔案工作中盡快實(shí)現(xiàn)施現(xiàn)代化管理，提出電大教育檔案信息化管理應(yīng)采用的具體對(duì)策。緊緊抓住電大發(fā)展前所未有的機(jī)遇，籌集各方資金，實(shí)施重點(diǎn)建設(shè)，并運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，強(qiáng)化電大教育中檔案信息管理質(zhì)量，注重培訓(xùn)檔案管理工作人員，這是實(shí)現(xiàn)電大檔案管理信息化的主要渠道。

[關(guān)鍵詞] 高校檔案管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 066

[中圖分類號(hào)] F271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）19- 0159- 02

0 前 言

電大學(xué)校中的檔案指的是“電大學(xué)校從事招生、科研以及管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)于學(xué)生和學(xué)校有著較強(qiáng)保存價(jià)值的歷史記錄”。電大學(xué)校檔案不但是在真實(shí)的記錄著全校教師和學(xué)生的能力、學(xué)習(xí)成績(jī)等內(nèi)容，而且還對(duì)學(xué)校內(nèi)職能活動(dòng)有所反應(yīng)，同時(shí)也反映著電大學(xué)校建校歷史的發(fā)展記錄。所以，應(yīng)對(duì)電大教育中的檔案資料充分開發(fā)，并將電大學(xué)校檔案的功能充分發(fā)揮，這是促使電大學(xué)校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化前提，也是建設(shè)當(dāng)前電大學(xué)校數(shù)字化趨勢(shì)的基礎(chǔ)。

1 電大學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要性

1.1 有助于滿足檔案管理工作服務(wù)需求

在電大學(xué)校檔案管理中，信息需求者搜索信息的方式是很復(fù)雜的，以前的檔案信息管理服務(wù)方式已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代人們使用檔案信息的需求。電大學(xué)校檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化會(huì)為信息檢索者帶來很大的方便，使其能夠在短期內(nèi)，投入最少的資源、運(yùn)用最快捷的方式得到想要的信息數(shù)據(jù)。

1.2 有助于提高檔案管理工作效率

在信息量急劇增加的背景下，以前的學(xué)校檔案服務(wù)方式與操作手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代信息時(shí)代的需求，導(dǎo)致檔案信息效率較低，很難達(dá)到學(xué)校與社會(huì)有效、準(zhǔn)確的新需求。在檔案實(shí)現(xiàn)信息化，收集和加工檔案信息，可大大縮短處理和報(bào)送檔案信息的時(shí)間，進(jìn)而大大加強(qiáng)了信息管理的質(zhì)量和效率。所以，電大學(xué)校檔案管理的信息化是強(qiáng)化管理質(zhì)量強(qiáng)有力手段。

2 當(dāng)前電大學(xué)校檔案信息化中的問題

2.1 信息化檔案管理不規(guī)范

目前，我國(guó)并未構(gòu)建完善的電大學(xué)校信息化檔案管理體系，電大學(xué)校并未制定完善的、有效的信息化管理規(guī)范。所以，造成了學(xué)校信息化檔案管理水平較低。并且還對(duì)學(xué)校信息化檔案資源的共享和查詢功能的發(fā)揮有所影響，嚴(yán)重影響了電大學(xué)校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

2.2 缺乏完善的信息化檔案安全保障

在信息時(shí)代的今天，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展極大的變革了學(xué)校檔案管理工作，打破了檔案查詢和共享信息的諸多限制，在帶來諸多便利性的基礎(chǔ)上也潛藏著很多安全隱患。首先，在越發(fā)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息檔案會(huì)處在檔案專網(wǎng)、校園內(nèi)網(wǎng)中，因?yàn)椴《尽⒑诳图夹g(shù)等，嚴(yán)重影響著檔案信息資料的安全。其次，因?yàn)闄n案管理人員并未有較強(qiáng)的安全意識(shí)，在工作中常常出現(xiàn)漏洞，造成檔案信息經(jīng)常出現(xiàn)泄密問題。

2.3 信息化檔案建設(shè)投入力度低

當(dāng)前電大學(xué)校并未意識(shí)到信息化檔案管理工作的重要性。所以，在檔案管理的硬件和軟件上人力、財(cái)力投入較低，造成檔案管理效率不高。在這一實(shí)際情況下，檔案管理管理只能運(yùn)用不足的資金來建設(shè)檔案信息，再加上檔案管理辦公設(shè)備過于陳舊，沒有及時(shí)更新，也嚴(yán)重影響了檔案建設(shè)的信息化進(jìn)程。

2.4 缺乏檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

當(dāng)前，電大學(xué)校的檔案管理并沒有緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，也沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變以前的檔案管理理念以及方式，依然運(yùn)用紙質(zhì)化的檔案管理方式。檔案管理工作始終被人們忽視，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也并未意識(shí)到建設(shè)現(xiàn)代化檔案信息的必要性，也沒有深入意識(shí)到檔案信息化管理在學(xué)校教研工作中的關(guān)鍵性。在建設(shè)檔案信息化管理進(jìn)程中缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的、具體的規(guī)劃，對(duì)嚴(yán)重影響學(xué)校信息化檔案管理的效率與進(jìn)程。

2.5 檔案管理意識(shí)淺薄

在實(shí)際工作過程中，人們還并未意識(shí)到建設(shè)電大檔案管理信息化對(duì)于促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重要性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)也沒有一定的思考，對(duì)檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)管理理念與方式，缺少創(chuàng)新和發(fā)展意識(shí)，難以實(shí)施創(chuàng)新實(shí)踐，忽視了開發(fā)和充分運(yùn)用檔案信息資源。

3 電大檔案管理中有效應(yīng)用信息技術(shù)的對(duì)策

我國(guó)電大學(xué)校檔案管理依然使用以前的管理方式，收集、保管和整理對(duì)于學(xué)校發(fā)展有用的信息。但在科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，特別是在普遍運(yùn)用信息技術(shù)下，以前的學(xué)校檔案工作模式暴露出很多問題，所以，在檔案信息管理中充分運(yùn)用信息技術(shù)是刻不容緩的。

3.1 加大對(duì)信息化檔案管理的投入力度

加大對(duì)軟件和硬件設(shè)施的投入，并投入更多的建設(shè)資金，這是確保有效開展信息化檔案管理的前提。在信息化時(shí)代的今天，檔案管理工作的內(nèi)部與外部環(huán)境都有著很大變化，電大學(xué)校應(yīng)結(jié)合信息化檔案管理實(shí)際情況，針對(duì)性、有目的投入資金，并將傳統(tǒng)的、落后的設(shè)備及時(shí)淘汰，并在第一時(shí)間內(nèi)升級(jí)改造檔案管理軟件，極大程度上達(dá)到檔案管理信息化的多樣需求。

3.2 加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案管理隊(duì)伍

想要加強(qiáng)信息化檔案管理實(shí)際質(zhì)量，應(yīng)打造一支專業(yè)素質(zhì)高、技能水平強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。想要加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案管理隊(duì)伍，需要從如下兩個(gè)方面進(jìn)行：首先，要在各種方式下，大力培訓(xùn)檔案管理隊(duì)伍，既需要強(qiáng)化檔案管理整體人員的專業(yè)素養(yǎng)，并還要強(qiáng)化檔案管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力；其次，還需要結(jié)合檔案管理隊(duì)伍實(shí)際狀況，從其他領(lǐng)域中引入專業(yè)能力強(qiáng)、素質(zhì)素養(yǎng)高的檔案管理人員，對(duì)檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)進(jìn)行大力優(yōu)化。

3.3 加強(qiáng)有關(guān)人員檔案管理意識(shí)

在促進(jìn)電大學(xué)校教育現(xiàn)代化進(jìn)程過程中，要意識(shí)到檔案管理信息化對(duì)于電大學(xué)校發(fā)展的實(shí)質(zhì)性作用，并強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。作為電大的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略中融入信息化檔案管理工作，強(qiáng)化宏觀指導(dǎo)信息化檔案管理工作，逐步的加大對(duì)檔案管理的信息化人力、物力和財(cái)力等資源的投入。

3.4 健全信息化檔案管理制度

隨著信息技術(shù)的完善和發(fā)展，信息化檔案管理工作越發(fā)復(fù)雜化，所以應(yīng)有標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理工作準(zhǔn)則進(jìn)行大力規(guī)范。電大應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況，通過各種方式調(diào)研，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作流程加以明確，并構(gòu)建完善的信息化檔案管理制度，并構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)而大大提高檔案管理工作人員工作的積極性，并切實(shí)將各項(xiàng)制度落實(shí)到實(shí)處。

3.5 構(gòu)建信息檔案管理安全保障機(jī)制

在電大信息化檔案管理工作過程中，安全問題是首要重視的問題。所以，要加強(qiáng)建設(shè)信息化檔案管理安全保障體系，應(yīng)從如下方面上進(jìn)行：首先，應(yīng)運(yùn)用數(shù)字證書、加密等方式，并在存儲(chǔ)方式上運(yùn)用遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和熱冷備份的方式來保存檔案信息，保證檔案系統(tǒng)即便受到攻擊后，也能夠在最短時(shí)間恢復(fù)；其次，設(shè)置跟蹤檔案數(shù)據(jù)和信息來源的機(jī)制，并切實(shí)落實(shí)和執(zhí)行；最后，需要一種完善合理的防黑客掃描工具，經(jīng)常掃描網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，確保網(wǎng)絡(luò)的安全。

4 結(jié) 語

電大想要促進(jìn)檔案管理的信息化，就必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，做到積極創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)，在學(xué)校檔案管理中充分運(yùn)用信息化技術(shù)，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理人員整體素質(zhì)水平，并加大對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的資金投入力度，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化做好各方面工作。

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