醫院后勤固定資產管理信息化建設問題與實施對策

馬龍++簡銳

[摘 要] 醫院后勤固定資產管理是醫院管理工作中的重要組成部分，隨著近年來信息化程度的不斷提升，固定資產管理也正利用信息化管理工具讓自身朝著精準、高效、快捷的方向邁步，然而在信息化建設過程中都不可避免的遇到一系列問題，文章就固定資產管理信息化建設過程當中遇到的核心問題——物資編碼問題進行相關分析并提供相應對策實施建議。

[關鍵詞] 固定資產管理；信息化；物資編碼；對策建議

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 022

[中圖分類號] F232；R197.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0053- 03

0 前 言

固定資產管理的核心是從物資的購置、領用、轉移、盤點、清理到報廢等環節利用有效的管理工具進行準確監管，最終實現 “賬”“卡”“物”三者相符。

固定資產管理信息化建設的核心是利用專業軟件工具科學建立物資編碼，其主要涵蓋了固定資產管理系統中的“資產編號”與財務系統中的“物品序列號”。固定資產卡片示意見圖1。

1 現 狀

目前醫院即將引入HERP系統重新對固定資產信息進行更加標準化、統一化、專業化管理。預計將現有的固定資產基礎數據庫直接導入HERP系統，然而因醫院固定資產管理制度長期未更新，管理工具滯后，固定資產出現大量賬、物混亂、價格不符，物資名稱、型號規格不統一、同一物資名稱多樣，以及物資管理人員責任劃分不明確等一系列問題。

2 問題分析與對策實施建議

以問題為導向，圍繞固定資產管理信息化建設核心做出分析，其主要由第一，從“資產編號”即“一類一碼”引出的問題分析解決；第二，從“物品序列號”即“一物一碼”所引出的問題分析解決。

2.1 關于“資產編號”引出的問題與對策實施建議

“資產編號”是醫院財務科為便于在物資購置上賬時能有效區分某一類物品，根據其名稱、規格、型號等相關因素由軟件生成的編號，簡稱“一類一碼”，意義在于如果把物品A形成一個資產編號，在以后同一款物品A購置上賬時找出這一物品A的原始編號并錄入財務系統，做到賬、物名稱規范統一。目前醫院采用的是流水編號，物資錄入系統時自動按照順序累加生成資產編號。

然而醫院的固定資產編號方法產生了兩個問題：

問題1：編號、名稱錄入不規范，無規則條例可循；

問題2：編號方法過于簡化，編號過于細化、目錄復雜不便于物資編號錄入。

2.1.1 問題分析

固定資產編號（名稱+規格+型號=資產編號）是由財務系統自動流水編號生成的。

例如： 辦公桌+實木+（1.5米×0.8米×0.9米）→資產編號30000001

辦公桌+實木+（1.6米×0.8米×0.9米）→資產編號30000002

辦公桌+合成板+（1.5米×0.8米×0.9米）→資產編號30000003

從舉例中看出，同是辦公桌，但因規格、型號中的某一項發生變化，系統就會生成一個新的資產編號，導致財務系統中物資種類過于細化，資產編號紛繁復雜，從而使得資產管理人員在每次物質購置上賬時不能快速的找出這一款物品的資產編號，繼而在數據龐大且復雜的系統里生成一個新編號，最終在固定資產盤點時出現同一規格型號物資有多個不同的名稱和不同的編號，導致賬、物不符，加大固定資產盤點工作量。

2.1.2 對策實施建議

對固定資產編號進行規范，建立相關淘汰現有的固定資產“流水編號方法”，改用其他有效的編號方法將物資詳細劃分，并最終形成固定資產錄入準則，為財務人員上賬時對物品的編號提供參考和依據。例如建立固定資產一級、二級、三級……目錄，將固定資產“類別化”，先將物資劃分為“一類一碼”。

根據國家《事業單位國有資產管理暫行辦法》及醫院財務科具體要求，對固定資產進行編號。常用編號方法有“流水編碼法”、“分組編號法”、“數字分段法”、“后數位編碼法”、“實際意義編碼法”、“暗示編碼法”，根據單位實際情況參照目錄擇優選取編號方法進行資產編號，并將編號方法流程形成準則，以作為單位固定資產管理的執行標準。

建議在對物資進行目錄劃分時，應盡量避免物資目錄過于細化，編號過于復雜，數據庫過于龐大，同時達到優化固定資產管理流程，也在物資購置錄入系統時便于操作，避免錄入錯誤且導致資產編號不斷增加。建議將物資編號控制在三、四級目錄范圍內，且在劃分第三級目錄時，可盡量選取同類物資的“共有屬性”作為劃分標準，以便于減少資產編號的數量及復雜程度。

例如在冰箱在劃分三級目錄時可選取容積作為冰箱類物資的“共有屬性”，而不以品牌作為標準，因冰箱是按照國家標準統一制造，具有相同容積，使得在建立目錄時更加具有包容性和可操作性，繼而資產編碼更加準確。

2.1.3 建立資產編號規范

根據醫院自身資產編號方法和具體情況，建議科學制定資產編號規范。

2.2 關于“物品序列號”引出的問題與對策實施建議

“物品序列號”是單位固定資產管理過程中為便于資產管理、盤點在建立卡片時為每一個物資設計編寫的號碼，物品序列號具有“物品身份證”的作用，簡稱“一物一碼”。其編碼原則應具有：①“唯一性”，即每個編碼對象只有一個代碼，既一個代碼只代表一個物資；②“簡易性”，即代碼結構應盡量簡單，以便于記憶，同時減少代碼處理中的差錯，提高信息處理效率；③“擴充彈性”，即為將來可能增加的物資留有擴充編號的余地；④“充足性”，即所采用的文字、記號或數字應足夠用來編號；⑤“安全性”，即編碼應具有安全特性，應具有防止公司機密外泄；⑥“一貫性”，即每一種物資都有一種代碼來表示，而且必須統一，具有連貫性；⑦“計算機易處理性”，即便于計算機處理是物資編碼的重要原則，只有通過計算機進行處理，才能真正提高物資信息傳遞與處理的正確性，提高物資盤點效率。

現在單位物品序列號編寫遇到的主要問題有：

問題1：實物與序列號不能一一對應，不便于固定資產盤點及管理。

問題2：物品序列號過于簡化，導致物品在轉移、報廢等過程中不能快捷操作。

2.2.1 問題分析與對策實施建議

單位采用流水編號方法對每一個物資按照購進的先后順序采取順序編號，編號依據僅是該物資的購置順序，沒有物資的相關信息，如類別、型號、使用部門、存放地點、領用日期等。為更好地將物資的所有信息呈現在物品序列號內，便于在物資清查、轉移、報廢等處置流程時快捷簡便的進行操作，建議在設定物品序號時賦予一定的功能作用。

例如：數字X1X2X3X4X5X6X7X8X9X10 ，其中X1X2X3為使用科室編號，X4X5X6 X7為物資購入批次號，X8X9X10為本批次物資順序號。

2.2.2 建立物品序列號編寫規范

根據醫院自身物品序列號的選用方法和具體情況，建議科學制定物品序列號編寫規范。

3 總 結

因此，醫院后勤固定資產管理在信息化建設的道路上應該不斷深化完善，建立完備的制度體系，緊跟時代步伐，逐步提高管理水平，及時更新管理工具，落實管理人員責任，從而形成一套固定資產管理的長效機制。

主要參考文獻

[1]史愛翠.高校固定資產管理問題研究[M].北京：經濟科學出版社，2010.

[2]張海成.條碼技術與應用[M].北京：清華大學出版社，2003.

[3]張鐸.物品編碼標識[M].北京：清華大學出版社，2013.endprint