淺析如何做好檔案管理工作

趙慶媛

【摘要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)帶動(dòng)了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的快速發(fā)展，就檔案管理這一項(xiàng)工作來說，應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代高新技術(shù)，做好檔案管理的本職工作，建立完善的檔案服務(wù)體系，保證建立的檔案服務(wù)體系能夠持久順利地運(yùn)營(yíng)行下去，實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新，滿足用戶對(duì)知識(shí)的渴求，提供個(gè)性化的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作分析；現(xiàn)狀

做好檔案工作，對(duì)檔案實(shí)行全面、系統(tǒng)、科學(xué)的管理，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)，創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是擺在檔案工作者面前的新課題、新任務(wù)。下面就新形勢(shì)下做好檔案工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、檔案管理的工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理的效果不理想，管理體制需不斷完善

檔案管理員并沒有意識(shí)到管理理念的轉(zhuǎn)變正在引導(dǎo)檔案管理模式的創(chuàng)新。當(dāng)前部分檔案工作仍然采用原來的管理方法，加上檔案管理員整體素質(zhì)并不高，在工作過程中缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，尚未建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，使得檔案的管理結(jié)果并不理想。從客觀條件上來看，雖然大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)已經(jīng)采用了先進(jìn)的儲(chǔ)存系統(tǒng)，方便了用戶的使用，但是檔案管理模式并沒有發(fā)生根本性的改變，因?yàn)樗麄儗?duì)于檔案的本質(zhì)內(nèi)容并不了解，只能操作一些單一的、低層次的服務(wù)，又沒有完善的管理機(jī)制對(duì)他們進(jìn)行約束，導(dǎo)致他們的整體業(yè)務(wù)能力跟不上硬件設(shè)施的更新，工作不主動(dòng)且缺乏危機(jī)意識(shí)。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低

由于一些人對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠，很多單位在人員規(guī)模日益擴(kuò)大、檔案數(shù)量逐漸增多、檔案管理難度增大的情況下，對(duì)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)上缺乏相應(yīng)的措施。提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)已經(jīng)是現(xiàn)今各部門應(yīng)該重視起來的關(guān)鍵點(diǎn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，讓檔案管理跟得上社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步，要努力培養(yǎng)業(yè)務(wù)精練、水平過關(guān)、負(fù)責(zé)任的檔案工作人員。

二、改進(jìn)檔案管理工作的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

現(xiàn)階段，雖然很多單位都認(rèn)同了檔案管理工作的重要性，但仍有少數(shù)單位管理層認(rèn)為檔案是一項(xiàng)隱性的、專業(yè)技術(shù)含量低的工作，對(duì)于提高經(jīng)濟(jì)效益沒有太大的作用，因此不重視檔案管理工作，在實(shí)際工作中沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位經(jīng)濟(jì)、政治、文化建設(shè)的重要性。檔案能客觀記錄一個(gè)單位歷史發(fā)展的全過程，真實(shí)再現(xiàn)發(fā)展歷程，是單位各項(xiàng)決策、活動(dòng)的重要憑證，能有效提高經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。現(xiàn)階段，我國(guó)政府越來越重視檔案管理工作，對(duì)于檔案管理部門提出新的要求。筆者認(rèn)為，新形勢(shì)下，單位要高度重視檔案管理工作對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、文化、和諧社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮的重要作用，在開展檔案管理工作時(shí)，提高全員的配合度與參與度，加強(qiáng)各部門、職工之間的交流溝通，提高協(xié)作能力，提高檔案的利用效率。另外，現(xiàn)階段，法制觀念深入人心，人們對(duì)于檔案的查閱、利用需求越來越多，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)要加大檔案管理宣傳和推廣力度，讓他們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，營(yíng)造良好的工作氛圍，調(diào)動(dòng)工作人員的工作自主性與積極性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的政策、資金支持力度。

（二）推動(dòng)檔案管理的信息化

面臨新形勢(shì)下的技術(shù)變革及信息爆炸帶來的巨大壓力，如何順應(yīng)發(fā)展潮流是單位檔案部門必須要考慮的問題。時(shí)間在不斷推移，檔案管理人員也逐漸意識(shí)到利用先進(jìn)的技術(shù)與方法來加強(qiáng)檔案管理的重要性。在工作過程中，單位要探索檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化之路，不但要加大建設(shè)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的力度，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，大力建設(shè)館藏檔案數(shù)據(jù)庫，推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程；開展網(wǎng)上查詢檔案的信息化服務(wù)工作，建立健全信息化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系以及安全保障體系，通過網(wǎng)絡(luò)化、信息化的檔案管理給單位帶來顯著的收益；建立單位的檔案信息網(wǎng)站，并把該網(wǎng)站聯(lián)入單位的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，在實(shí)現(xiàn)各單位檔案部門交流信息、共享資源的基礎(chǔ)上拓展利用檔案資源的范圍，將以往的封閉服務(wù)轉(zhuǎn)化成開放服務(wù)，提高檔案信息化水平，推動(dòng)新形勢(shì)下檔案管理的信息化進(jìn)程。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的。首先，隨著科技的進(jìn)步，新形勢(shì)下的檔案管理工作已經(jīng)逐漸往自動(dòng)化的趨勢(shì)發(fā)展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業(yè)技能。檔案管理工作并不簡(jiǎn)單，因此在招聘工作人員的時(shí)候，應(yīng)選擇檔案專業(yè)畢業(yè)的高校學(xué)生，另外，在其正式上崗前，還可以對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于檔案管理工作知識(shí)的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。其次，要求檔案管理工作人員有著較高的職業(yè)素質(zhì)，對(duì)于企業(yè)和事業(yè)單位來說，檔案記錄著其發(fā)展過程中非常重要的事項(xiàng)，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養(yǎng)不高，很容易出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，不利于檔案管理的發(fā)展。因此，要求企業(yè)將提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)作為管理的重點(diǎn)，加強(qiáng)工作人員責(zé)任感的培養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語

科學(xué)高效的檔案管理只有堅(jiān)持創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)與利用工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，更能夠使檔案管理這項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的進(jìn)步。

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