水利工程檔案管理的信息化建設

張艷莉

【摘要】隨著社會的發展以及人們的生活水平提高，如今這個社會，已經是一個信息化的時代。在這樣的時代背景下，網絡信息就是一種取之不盡、用之不竭的資源，而且網絡在科技、生活當中也得到了廣泛的應用，不僅對社會的發展起著非常大的促進作用，也給人們的生活帶來很大的便利。本文論述了水利工程檔案管理的信息化建設，以及如何應用信息化的方式，更好地對水利工程的檔案進行管理。

【關鍵詞】水利工程；檔案管理；信息化建設

水利工程的檔案管理工作影響著整個水利事業，水利工程的檔案涉及到各方面的材料以及整個水利工程的進展，有比較大的參考價值以及研究價值，而這種能夠將水利工程建設的詳細情況進行反映的文檔材料，其管理的工作也比較重要。

一、信息化水利工程檔案管理的重要意義

隨著科技的進步、網絡的發展，水利工程的電子資料同紙質資料一樣，漸漸地成為了保存水利檔案的不可替代的部分，而且電子資料在水利檔案管理中的地位越來越重要，電子資料檔案和紙質資料檔案可以優勢互補，缺一不可。信息化管理水利工程檔案有很多的好處，包括儲存的信息量豐富、便于查詢、占用比較小的體積等好處。所以，在對水利工程對檔案進行管理時，可以應用信息化網絡技術，這樣檔案保存和收集的實效性和齊全性可以得到提高。在一定程度上，還能將檔案信息的利用率提高，特別在抗旱防汛中能夠起到非常重要的作用。實施信息化管理建設水利檔案，能夠使得檔案和文書實現一體化管理，通過數字化一次性輸入查詢，可以有效地將搜索時間縮短，這對檔案的工作人員管理檔案起著非常大的幫助作用，從而讓檔案的利用率得到提高。完善信息化管理檔案，還可以實現資源共享，便于查詢檔案的內容。

二、信息化檔案管理存在的問題

當前，在推動信息化管理水利檔案的進程中還存在一些問題，特別是在我國水管部門和新疆等偏遠地區，主要表現為以下幾點：第一，建設信息化水利工程檔案沒有形成統一的規范。比如不規范的案卷目錄內容、不規范的檔案編號、少了目錄號。第二點就是沒能夠充分地將信息化系統的設備功能利用起來。第三就是沒有集中分布水利工程的檔案信息，致使各部門不能實現共享。第四，從事檔案管理的工作人員沒有足夠的工作能力能夠適應現代信息化檔案管理的工作，即使信息化不斷地在發展，但是有些數據庫只能用來檢索目錄，而且由于檔案管理工作人員沒有進行過專業的培訓，所以信息化管理收集資料、將信息檔案歸納整理和網上答疑的業務能力還不具備。

三、實現信息化管理的對策

（一）強化現代信息化管理檔案的意識

從始至終，廣大群眾對水利工程的管理形成的都是比較淺顯的認識，這也直接的阻礙檔案管理工作的發展進程，也使得檔案工作與時代共同發展的腳步受到了一定程度的影響。而要想改變這種狀況，就得轉變這個行業一直被動的觀念，在管理水利工程的檔案管理工作時進行創新，進行改革，摒棄傳統的管理觀念。并在管理檔案工作時，適時地將先進的管理檔案的技術引進，使得信息化管理的意識得到加強。還有要同相關管理工作的系統軟件結合在一起，設立一個主管負責人的領導小組，對信息化網絡發展的規劃進行討論，確立下來發展規劃的幾個階段。為解決信息化管理檔案過程中遇到的困難和不足，要將集體的智慧充分發揮出來，讓水利工程檔案管理發揮出應有的作用，為后續工作的開展打下堅實的基礎。

（二）強化水利工程資料的整理和收集的工作

水利工程檔案的各種特點致使水利工程的資料難以采集、難以歸檔，所以要想實現信息化管理檔案首先要做的就是強化新疆等區域水利工程材料的整理和收集的工作。在對檔案進行采集的過程中，針對不同的水利工程項目，可以利用分階段采集以及追蹤采集等兩種方式。追蹤采集的方式適用于周期不長的水利工程，可以快速的將項目進行整理，有很強的目的性，快速的采集速度，這樣就不會因為時間的拖延而致使文件資料的遺缺。而分階段采集的方式適用于周期比較長的項目的文件材料，所以在進行采集的過程中，要對采集的內容和時間段進行明確規定，防止水利工程的初始資料丟失的情況發生，確保水利工程的完整性和連貫性。此外，在完成檔案采集工作后，還要強化檔案的整理，整理完畢之后，主管部門要對檔案管理人員整理歸檔錄影錄像和電子文檔的工作進行全面的指導。為方便日后能迅速查詢，要編制好檔案號（分類號、工程代號、案宗號）。

（三）強化建設檔案的信息庫，確保檔案材料的安全性

信息化的檔案系統，仍舊處在發展的初級階段，而要想完全實現信息化管理檔案，還要將檔案的信息庫進行完善，使得信息化水利檔案的設備系統的配置得到強化，比如復印機、檔案防磁柜、掃描錄音設備、電腦還有其他信息化檔案管理需要的設備和系統。要改進和升級綜合的信息庫，各部門要建立起水利工程信息的目錄庫，通過連接電子網絡形成開放的局域網，這樣會使得水利工程管理工作的效率大大地提高。

（四）針對性的對管理人員進行培訓

要實現信息化建設，人才也是關鍵的因素。在任何行業，人才都占據了重要的地位，所以要建設信息化檔案，最重要的就是要對人才進行培養。使得信息化發展的主要力量就是建設一支計算機技術隊伍。管理人員的業務能夠對整個信息化管理檔案的水平有很大的影響，所以要針對信息化水利檔案的特點和發展現狀，加大招納信息化水利檔案管理的人才的力度，建設一支高的業務水平、凝聚力強的水利工程檔案管理隊伍，推動信息化管理檔案的發展進程。另外，水利的部門還可以針對性的對從業人員進行培訓，使得員工的技能得到提高，充分調動起管理工作的積極性。

四、結束語

雖然，在實現信息化管理檔案的過程中還存在一些問題，但是從整體上來看， 還是有比較樂觀的前景。隨著社會經濟的發展，網絡技術的進步，必然會促進信息化管理水利工程檔案的進程。在新的形勢下，水利部門要摒棄傳統的管理模式，才能適應時代發展的需要。

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