淺談新時期電子文檔對醫院檔案工作的影響及對策

朱文穎

摘要：進入21世紀以來，我國的經濟迎來了黃金發展期，醫療方面也是更上一層樓，大型醫院越來越多，在管理上也正趨向于完善，但是對于醫院電子檔案工作來說，雖然取得了一定的進步，而現實的一些問題仍然存在，需要后來人不斷地去加以完善，使其能夠更好的為大眾服務。文章接下來將主要就新時期電子檔案對醫院檔案工作的影響及對策進行探討，在分析總結當下有關問題的基礎上，給出與之相對應的解決對策。

關鍵詞：電子文檔；醫院檔案；電子檔案

21世紀是一個網絡化的世紀，計算機技術的日趨成熟，令其被應用到各行各業，醫院當然也不會例外，醫院的檔案從過去的紙筆記錄演變為電子檔案。電子檔案的應用使這項繁瑣的工作變得簡單快捷，節省了大量的人力物力，并在此基礎之上提升了原有的工作效率。但全新的問題也隨之而來，這種方式的改變，計算機的應用需要具有更高水平的檔案管理人員來操作，總體來說當前電子檔案在醫院中的應用有便捷之處，同樣也有不足之處，而這些不足就是需要我們去彌補的地方。

一、新時期醫院電子檔案管理現狀以及影響

（一）檔案管理人員專業素質水平不高

傳統的紙質檔案的應用時代已經一去不返，時代的發展技術的進步，已經把這項工作帶到了電子時代，處于過渡時期的相關工作人員，在計算機的應用上專業素質普遍不足，以往負責相關工作的人員所具備的技能已經滿足不了當下的需求，電子檔案工作不僅僅要求工作人員具備文化知識，更要良好的掌握計算機的相關一系列的知識。然而這也是當下絕大多數醫院檔案工作者的軟肋，負責這項工作的人員的技能與思想還都停留在紙質檔案的年代，對電子檔案所會用到的計算機技能更是一無所知，這種內在與現狀極不匹配的情況，所帶來的直接后果只能是檔案管理工作的一團糟。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入

電子檔案的管理工作是一項系統化的工作，離不開資金的支持，尤其是在硬件上的更新與完善，然而當下的大多數醫院在認知上還停留在那個有紙有筆就能記錄的年代，對此項工作的重視程度不足，所給予電子檔案管理的資金投入更是匱乏，巧婦難為無米之炊，即使相關的工作人員的能力再強，在軟硬件上得不到及時的更新與維修，試想工作效率又何談提高？當下醫院電子檔案管理工作，迫在眉睫的就是專業檔案軟件配置老化想象嚴重，急需大量資金的投入。

（三）電子文件的特性帶來的問題

電子檔案不同于過往的紙質檔案，電子檔案所進行的是網絡存儲，對計算機網絡有高度的依賴性，這一特殊的存儲環境決定了它易于分享的特性。這種特性既賦予電子檔案便利，同時也增添了安全風險，使其管理不當的情況下極易被修改和復制甚

至銷毀。

（四）醫院電子檔案管理系統制度不完善

目前醫院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規范檔案的管理，醫院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準確預測電子文件管理中可能出現的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。檔案管理過程隨意性強，醫院信息管理水平有待提高。

二、加強醫院電子檔案質量的具體對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質

人是一切工作開展的源泉，只有人員的專業素質能夠駕馭工作，如此一來工作才能順利的進行，醫院電子檔案工作也是如此，院方應該重視起對負責此項工作員工的定期技能培訓，強化檔案管理人員專業技能，專業技能除了所涉及的檔案理論知識外，還要注重計算機理論知識以及操作技能的培訓，除此之外還應具備一定的網絡安全知識。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實現檔案的現代化管理

需要院方的領導們從思想上轉變觀念，增加對電子檔案管理工作的重視，進而給予這部分工作更大的資金投入，以此來更換原本落后的軟硬件設備，訂購配置優異的計算機、掃描儀、刻錄機、文件管理軟件等，并安裝相關的網絡安全防護軟件，確保所有檔案信息的高度安全性。

（三）嚴格把關電子信息的歸檔，做好電子信息的動態管理

第一點，把電子檔案所涉及的詳細電子信息，開展逐一的檢查、鑒定和驗收，在此過程中找出所存在的問題，并及時的進行解決，從而達到入檔的所有信息皆具有專業性和安全性。第二點，實時對所涉及的檔案信息進行動態掌控強化管理，第一時間查漏補缺完善檔案系統。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制度

每個醫院的實際情況間檔案工作有所差異，應根據自身的實際情況，建立起符合實際需求的健全電子檔案管理制度，并落實到負責專人，以此來真正做到有制有責。制度的制定應貫穿電子檔案的收集、整理、錄入、存檔等整個環節。

三、結束語

時代決定了人們工作的方式，同樣時代發展所帶來的科學技術也在極力的輔助著我們的工作，良好的應用與之相關的技術，就可以使日常的工作事半功倍，新時期電子檔案在醫院中的應用，就是一個最具代表的例子。通過電子技術的應用改變了檔案工作的方式，帶來便利的同時我們要做的就是積極地掌握，這些原本對我們來說陌生的技術。希望我國醫院的電子檔案工作越來越好，從而更好地為大眾服務。

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