中國高校基層教學單位辦公室管理工作難點及對策探析

摘 要：高校基層單位辦公室工作，涉及面廣泛，具有綜合職能、服務職能、參謀職能、督辦職能以及公關職能。由于其多項職能的工作特點，高校基層單位辦公室工作存在運行體制不健全及職能劃分不清的難點。因此，本文提出健全、完善運行體制并明確劃分職能以應對這些難點。

關鍵詞：高校辦基層教學單位公室管理；職能分析；難點分析；對策解析

隨著高校的擴招，高校行政管理已成為現代高校運行非常重要的一部分。高校行政管理主要分為兩個方面，一是基于學校層面的行政管理，另一個則是基于院系層面的行政管理。其中，基層教學單位的行政管理對高校整體的發展發揮著舉重若輕的作用。我國高校基層教學單位的行政管理根據管理內容及對象基本可以分為三大部分：教學管理，學生管理，科研管理以及涵蓋其他各方面的辦公室管理。教學管理部門主管教學，包括課程設置、課程安排、學生成績、考試安排、教室使用等等。學生管理主管學生活動，包括學生思想政治動態、出勤狀況、業余活動、就業指導等等。科研管理主要負責教師以及學生的科研相關工作。辦公室管理則涵蓋了除以上提及的行政管理的其他所有行政工作，主要包括協調溝通、人事財務、安全防火等。

1 高校辦基層教學單位公室職能分析

總體來說，高校基層教學單位辦公室主要具有以下幾種職能：綜合職能、服務職能、參謀職能、督辦職能以及公關職能[1]。

綜合職能是辦公室的首要職能。也是這個首要職能決定了辦公室管理職能劃分的困難。綜合職能是指辦公室在教學單位的管理工作中占據核心地位，起著總攬全局、調度各方的作用[2]。其中的調度及協調，協調包括領導間、部門間、領導與部門、師生間以及高校與校外單位間關系的協調[3]。

服務職能是指高校行政管理工作實際上是服務性質的工作，服務主體不僅包括領導，也包括廣大師生；服務范圍不僅涉及教學科研也涉及后勤保障等。

參謀職能是指辦公室在領導做決策時通過開展調查研究、搜集信息而輔助領導決策。

督辦職能指的是根據學校做出的決策，督查各單位的執行情況，從而確保學校各項方針政策得到真正落實[2]。

公關職能是指辦公室作為學校或學院的對外窗口，在對外工作中起著學校或學院和外單位的橋梁紐帶作用，代表著學校或學院的整體形象。

2 高校基層教學單位辦公室管理工作難點分析

（一）運行體制不健全

較之于學校層面的辦公室，高校基層教學單位辦公室由于規模較小，其運行體制相對來說更不健全。首先，內部管理制度不健全。基層教學單位關于教學、科研能會出臺非常詳細的各種制度，然而，對于辦公室管理，其制度通常都較為簡單、不全面、不規范。這就導致辦公室管理工作難度加大，工作量增多，工作效率降低等不良后果。其次，基層教學單位辦公室管理工作缺乏激勵機制。由于不是高校核心工種，學校以及很多教師或者學生都對辦公室工作不夠重視，對辦公室工作缺乏激勵，導致工作人員工作積極性降低，影響工作效率。再次，基層教學單位辦公室管理工作人員缺少提升的機會。學生管理的工作人員，經常會有在崗培訓、出差學習等機會，而對于辦公室的工作人員一般沒有這種機會。學習針對學生管理的工作人員還可參加比賽、申請多種項目等。對于辦公室工作人員來說，提升自身的機會實在少之又少。

（二）職能劃分不清

高校辦公室職能中的綜合職能使得高校辦公室的職能劃分常出現劃分不清的情況。由于其綜合職能，無論是上級部門、校外單位或個人、領導、教師或者學生，可能由于不清楚學院各個部門之間的工作職能劃分，一遇到看起來非常規的、非劃分明晰然而實際有不同部門分工的工作都會首先找到學院辦公室。這樣，無形中給本就工作繁雜、工作量大的辦公室帶來更大的工作負擔，進一步使得服務效率降低。另外，還有一些難以劃分職責的工作，這種工作一般都歸于辦公室。

3 高校基層教學單位辦公室管理工作難點對策解析

（一）健全、完善運行體制

首先要健全內部管理制度。制度健全可以使得工作人員在工作時有章可循，提高工作效率。要做到健全制度，就要合理細化辦公室的工作職責，明確分工，保證工作各個環節，以免出現失誤。在制度健全的基礎之上，還需要做到嚴格執行，將制度落實到位。這要求工作人員高度自律，嚴格按照規章制度辦事。此外，還要保持制度創新，堅持與時俱進。不同時期的工作有各自的重點及特點，這就需要工作人員按照教育工作的原則不停探索工作的方式及規律，及時創新工作制度。

其次，完善激勵機制。高校應該重視辦公室工作，并建立長效的激勵制度，充分調動工作人員的工作積極性。高校可效仿對教師的教學或科研獎勵，對辦公室工作人員基于其工作表現給予適當的物質 或精神獎勵。同時注重內在激勵，讓工作人員提高工作熱情，改善工作態度。

再次，提供提升途徑。為辦公室工作人員提供提升自身的途徑，包括培訓、學習、交流等。可為辦公室的工作人員提供崗前培訓、在崗培訓，提高工作技能。也可為辦公室工作人員提供到校內其他單位或校外單位學習的機會。還可以為辦公室工作人員提供比賽、項目等互相交流的機會。

（二）明確劃分職能

首先，建立健全各部門的管理制度，明確辦公室的職能。基層教學單位的各行政管理部門之間的職能要劃分清楚。各個部門的職能應當劃分清楚。如果出現不知該歸誰的工作，應該在完成之后再次明確分工。如此才可以明確分工，提高工作效率。

其次，各部門的職能劃分清楚之后，要公開各部門的職能。辦公室工作職能不清很大一部分原因是由于外人不清楚基層教學單位的職能劃分，有事情就找辦公室。一旦各個部門的職能對外公開，上級部門、校外單位或個人、領導、教師以及學生都能對應找到辦事的部門，這樣不僅為需要服務的人員節省了時間，同時也提高了辦公室人員的工作效率。

總之，辦公室在基層教學單位管理中起著承上啟下的紐帶作用，關乎整個單位的全局。因此，在管理中，高效應當直面辦公室管理存在的難點，多措并舉，逐一攻破，為高效的教學、科研工作提供保障，促進高效持續、健康、穩定地發展。

參考文獻

[1]戴亞軍.高校辦公室管理存在問題及對策研究[D].鄭州：鄭州大學公共管理學院， 2011：7-8.

[2]傅麗濱.高校辦公室管理工作難點解析[J].院校管理， 2014： 192.

[3]馬小渭.高校辦公室管理中的問題及對策研究[D].濟南：山東師范大學公共管理學院， 2014：10.

作者簡介

伍秀楓（1990-），女，漢族，江西九江市人，研究實習員，文學碩士，吉林大學外國語學院辦公室，研究方向：高校管理。endprint