淺談鯉城區機關事業單位職工檔案管理

黃海燕

摘 要：文章在闡述鯉城區機關事業單位職工檔案管理現狀的基礎上，分析當前機關事業單位職工檔案存在的問題及原因，提出了規范職工檔案管理工作的對策與措施。

關鍵詞：機關事業單位；職工檔案；管理

職工檔案是職工信息的縮影，是職工在社會各項實踐活動中形成的原始記錄，是職工在德、能、勤、績等方面的綜合體現。近年來，隨著社會對民生檔案解民憂的關注度越來越高，如何規范機關事業單位職工檔案管理，促進機關事業單位健康發展，引起了相關部門的日益重視。本人擬在分析鯉城區機關事業單位職工檔案現狀、存在問題及原因的基礎上，探索并提出相應的對策與思路。

1 當前鯉城區機關事業單位職工檔案管理現狀

除個別單位外，鯉城區絕大多數機關事業單位都有職工，且人數不少。現有機關事業單位職工檔案近千份，其中事業職工檔案所占比重最大，有600多份，其次是退休職工檔案有300多份，行政職工檔案較少，約占總數的十分之一。一直以來，鯉城區堅持關注民生檔案促進和諧發展的理念，認真貫徹落實《福建省用人單位職工檔案管理辦法》，在推進機關事業單位職工檔案規范化、科學化建設上取得了良好的成效。鯉城區大多數管檔單位能夠意識到職工檔案工作的重要性，設立職工檔案工作領導小組，明確分管領導，配備專門檔案人員。建立標準的檔案庫房，配備符合標準要求的檔案裝具，并由機關辦公室或內設人事部門或綜合檔案室負責管理。建立完善職工檔案查閱、借閱、庫房管理、保密等保管利用的規章制度。能做好職工檔案的收集歸檔，按要求進行分類。特別是教育系統、原糧食系統等職工人數較多的單位，設立了人事部門和專門檔案室，配備專人對本系統職工檔案進行統一管理，確保職工檔案完整性和規范性。大部分主管單位能加強對所屬事業單位職工檔案工作的監督和指導。鯉城區機關事業單位職工檔案與職工利息休戚相關，這些職工檔案的規范保管和利用有利于維護職工利益，調動職工工作積極性，促進鯉城經濟社會和諧健康發展。

2 鯉城區機關事業單位職工檔案存在問題及原因分析

雖然近年來鯉城區機關事業單位并沒有出現因職工檔案問題導致嚴重糾紛，但仍存在不少隱患應該引起我們的重視。

（一）檔案意識淡薄。一方面，作為職工檔案管理“主力軍”的用人單位仍有一些單位存有認識上的誤區，以為職工檔案的管理工作不是本單位的主要工作，而是一種保管人事信息資源或者機密文件的事務性工作，只要不損壞，不丟失，不泄密，能夠進行查檔、轉遞等工作就可以了。另一方面，由于長期以來檔案管理重“保密”輕“利用”，使得一些職工成了“檔案盲”，對自身檔案持一種“檔案無用論”的觀念，認為檔案可有可無，不會主動利用檔案，有的由于工作變動甚至不知道自身檔案在哪里，等到需要辦理退休、社保等必須用到檔案的時候才發現檔案材料不齊全或者檔案丟失，給自己造成各方面的損失和影響。

（二）檔案管理制度執行不到位。在職工檔案管理制度方面，大部分單位能制定并落實好查閱利用和安全保管等制度，但在職工檔案的歸檔制度、轉遞移交制度等方面落實力度不夠，比如有的單位職工檔案材料收集歸檔不夠及時或者材料收集不齊全；少數單位有及時收集職工新產生的檔案，但整理不夠規范；個別單位在職工工作調動后，沒有及時辦理轉遞或接收，導致職工在新舊單位產生的檔案分散保管，直接影響職工檔案的完整性、系統性和規范性，損害了職工切身利益。

（三）檔案管理主體多頭錯位。鯉城區目前保管職工檔案的主體有組織部、人社局、用人單位上級主管部門和用人單位，這種多頭交叉管理的現象主要體現在兩個方面，一是同個單位的職工檔案分散在組織部、人社局或本單位等不同單位管理，比如有個別單位的職工檔案存在兩個或兩個以上單位交叉管理的現象；二是同一個職工的檔案，分散在不同的單位管理，比如有些單位的個別職工的檔案，既部分保存在本單位，又部分保存在組織部或人社局。之所以出現上述現象，是因為原人事管理體制、1997年鯉城區行政區劃調整遺留問題及工作人員身份改制（由干部改制為職工）等原因造成的。

（四）檔案管理的軟硬件水平不足。在檔案管理硬件方面，個別單位不重視檔案工作，投入經費不足，“八防”設備配套不齊全，防火、防潮、防蟲等不達標，職工檔案存在安全隱患。在軟件方面，檔案管理隊伍綜合素質有待提高。大多數管理人員有大學學歷，持證上崗，并積極參加各級檔案業務培訓，有較高檔案管理水平。但是有的單位由于人手不足，檔案管理人員是兼職的，且人員變動頻繁，檔案人員對檔案材料的收集歸檔裝訂等業務不熟悉，對檔案工作投入精力不足，很大程度上制約了職工檔案管理水平。職工檔案管理方式方法較落后，檔案的調用和查閱大多采用手工操作，紙質檔案材料的反復調用，造成紙張褶鄒、破損等，不利于檔案的完整與安全。

3 規范機關事業單位職工檔案管理工作的對策與措施

規范機關事業單位職工檔案管理工作，應順應新形勢，堅持“以人為本”的原則，有針對性地采取措施，調動相關部門的主動性，切實保障職工的合法利益，維護社會和諧穩定。

（一）加大宣傳，提高思想認識。提高全社會的檔案意識是做好職工檔案工作的首要環節。各用人單位和管檔單位要樹立高度自覺的大局意識，把職工檔案工作列入本單位的中心工作上來謀劃，不斷推進新時期的職工檔案工作。檔案部門要定期組織機關事業單位的相關領導和檔案管理人員參加職工檔案管理的有關知識的培訓學習，學習《檔案法》、《福建省用人單位職工檔案管理辦法》等檔案法律法規，不斷提高單位領導和檔案人員對職工檔案工作的重視度和檔案業務水平。要充分運用電視臺、報刊、網絡等多種媒體，集中宣傳規范職工檔案管理工作的重要性，營造濃厚的輿論氛圍，擴大檔案工作的社會效果，提高全社會檔案意識， 從而更好地督促職工檔案管理工作。

（二）健全制度，強化監督。 各職工檔案管理單位要健全完善并嚴格落實機關事業單位職工檔案管理制度，嚴格按制度和程序收集、鑒別、歸檔和移交職工檔案材料，做到查閱、借閱檔案有登記，轉入、轉出職工檔案辦理交接手續，確保“檔隨人走”。要建立健全職工檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，把職工檔案工作作為相關領導干部和管理人員年度考核的一項重要內容，人社局和檔案局要定期檢查、指導和監督各單位職工檔案管理工作，對督查中發現的問題責令限期整改；對損毀、涂改或丟失職工檔案等行為必須追究相關人員法律責任，確保職工檔案工作落到實處。endprint

（三）理清管理體制，明確管理主體。根據《福建省用人單位職工檔案管理辦法》規定，職工檔案只能由人社局和用人單位來管理，考慮鯉城的實際情況，借鑒山東省泗水縣、武漢市新洲區等地方的做法，鯉城區職工檔案的管理應突出職能管理。一是單位主管部門管理。針對鯉城教育、衛生系統職工數量較多、主管單位職工檔案管理水平較高、有專門內設人事部門和檔案室的特點，教育、衛生系統的職工檔案可以由其主管單位管理本單位及下屬事業單位職工檔案，同時接受人社局和檔案局在業務上的檢查、指導和監督。二是統一管理。人社局設立專門的檔案室，依法綜合管理除教育、衛生系統外鯉城轄區內機關事業單位的職工檔案，用人單位應負責本單位職工檔案新產生材料的收集和定期報送歸檔工作，人社局對各單位材料的報送情況進行監督指導，同時接受檔案局的監督指導。

（四）開展檔案清查，摸清家底。開展檔案清查核對是確保檔案完整規范管理的關鍵步驟。必須由人社局和檔案局等單位聯合開展一次全區性大規模機關事業單位職工檔案清查整理工作。一是上門指導。人社局和檔案局要組織人員分批次到各用人單位進行職工檔案業務操作的上門指導，認真開展職工檔案補充、整理、裝訂和歸檔工作，對職工檔案進行逐份核對、清點登記，統一梳理、封裝，對檔案中材料不齊全、記錄不規范的，認真調查核實，及時補充完善。對個別多頭存放的職工檔案，要督促用人單位聯系相關單位，將存放于不同地方的職工檔案進行整合，并查閱單位文書檔案或相關資料，將散落的職工檔案材料收集整理歸檔，做到“一人一檔”，“人檔相符”，規范整理。二是做好移交備案工作。教育、衛生系統等具備獨立管理職工檔案條件的主管單位，在規范整理所管理的職工檔案的基礎上，要按規定制作職工檔案名冊報送區人社局和檔案局備案。其他用人單位應將規范整理好的職工檔案，按規定全部移交區人社局集中統一管理，由區人社局建立職工檔案名冊，確保職工檔案管理規范化、科學化。

（五）加強隊伍建設，提高業務水平。檔案人員的管理水平的高低直接決定檔案管理水平的優劣。檔案工作是一項業務性很強、繁瑣單調的工作，所以檔案人員必須具有愛崗敬業、責任心強、做事嚴謹認真、甘于奉獻的精神；必須強化服務意識，樹立工作就是服務的理念；必須積極參加省市區檔案部門組織的各項檔案專業知識的學習培訓，及時掌握新技術和新方法，堅持學以致用，不斷提升自身業務水平；必須堅持原則，嚴守紀律，嚴格依法治檔才能適應新時期的檔案管理工作，促進職工檔案工作標準化、規范化和現代化。

（六）加快信息化建設，提高工作效率。實現職工檔案信息化管理是提高職工檔案管理工作的重要手段。必須建立統一的職工檔案基本數據庫，數據庫的用戶分為管理員（人社局）和普通用戶（各職工檔案管理部門），普通用戶根據工作職責的不同，以不同的用戶名和密碼登錄系統，具有不同的使用權限。各職工檔案管理部門可以利用數據庫平臺查找特定職工檔案目錄內容、檔案轉入轉出情況等基本信息，提高工作效率的同時可以及時督促職工檔案材料的收集完整。同時，必須通過制度管理和技術管理等措施保證職工檔案的信息安全。

參考文獻

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