簡析提高檔案管理現代化水平的途徑

楊芳

摘 要：本文從檔案管理現代化的體現入手，簡述我國目前檔案管理現代化存在的問題，并提出對應的解決措施，為提高檔案管理現代化建設提供參考。

關鍵詞：檔案管理；現代化；標準化

1 引言

隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，傳統的檔案交流和共享方式已經難以滿足人們的需求，因此傳統的檔案管理模式已經無法促進社會的發展，檔案管理工作勢必從傳統的紙質管理模式向現代化的管理模式轉變。隨著計算機技術和信息技術在各領域的運用也越來越廣泛，將計算機技術和信息技術運用于檔案管理現代化建設中，能夠有效地降低檔案管理工作人員工作強度，進而提高檔案管理工作效率。但是目前的檔案管理現代化建設存在很多問題，所以通過采用具有針對性的解決措施，有效地提高檔案管理的現代化水平，才能滿足在信息時代的背景下社會各界對檔案工作的需求，使檔案信息轉化為推動社會前進的動力，服務于當今的信息時代。

2 檔案管理現代化的體現

（一）檔案資源信息化

進入21世紀，信息化正在成為各行業現代化建設的核心。因此，檔案資源的信息化也是檔案管理現代化建設的重要內容。檔案資源信息化的步驟包括：1.利用信息技術對檔案資源進行管理，建立規范化、標準化的數據庫。2.采用信息技術對檔案資源進行加工，建立檔案資源共享的技術平臺。3.通過網絡技術實現檔案資源的傳輸和共享。因此，信息化已經成為檔案管理現代化的核心內容。

（二）檔案管理無紙化、虛擬化

隨著計算機技術在各領域的普及和發展，也促進了檔案管理向無紙化、虛擬化方向發展。相比于傳統的手工檔案管理模式，現代化的檔案管理具有如下優點：1.檔案資源均通過數據化的形式體現，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等特征，因此管理方便、查閱便捷。2.現代化的檔案管理，具備無紙化、虛擬化等特征，通過計算機技術對檔案進行管理，并主要以監控信息為工作的主要內容，具有降低工作強度、提高工作效率等優點。

（三）檔案管理標準化

俗話說“無規矩不成方圓”，因此檔案管理的標準化是檔案管理現代化建設的另一重要內容。檔案管理現代化需要采用先進的技術，通過嚴密的分工和廣泛的協作來實現。隨著檔案資源的交流與傳遞日益頻繁，檔案管理工作亟待采用統一的標準和流程來進行規范，例如交換檔案數據、傳遞檔案資源和共享檔案資源等。

3 檔案管理現代化發展存在的問題

（一）檔案管理標準化程度低

檔案管理工作并沒有形成一個統一的標準和規范，造成檔案管理存在很大的盲目性，同時各檔案管理工作部門的硬件和軟件技術水平參差不齊，也會嚴重制約檔案標準化管理的建設。以此現狀繼續發展下去，將嚴重影響我國檔案管理現代化的進程。

（二）缺乏檔案管理專業人才

檔案管理現代化工作對檔案管理專業人才提出了更高的要求。目前我國檔案管理的工作人員普遍存在專業水平較低、管理能力較差、綜合素質不高、對計算機技術了解較少等問題，導致工作人員缺乏檔案意識，無法提供更好的檔案服務工作，并且新技術、新方法很難在檔案的現代化管理工作中推廣和使用，導致難以解決檔案管理工作中遇到的新情況、新問題，對檔案管理現代化建設的開展產生一定的影響。

（三）檔案管理資金投入不足

因為缺乏對檔案現代化管理的認識，導致檔案管理的資金投入不足。很多檔案管理工作部門存在資金不足而無法開展檔案管理現代化的建設，包括：沒有購買現代化管理設備、開發適應新形勢的檔案操作管理業務系統、對案管理人員開展管理技術培訓等。調查表明，目前很多檔案管理工作部門的資金僅能維持檔案管理工作的基本開銷和正常運轉，因此對檔案管理的服務方式以及能力產生重大影響，對檔案管理的現代化建設產生較為嚴重的阻礙。

（四）重檔案管理，輕資源利用

我國的社會主義市場經濟體制還不完善，導致部分檔案管理工作人員還保留著“重視管理、輕視利用”的陳舊觀念，缺乏對檔案資源的開發和檔案信息利用率的重視。很多檔案管理工作部門的檔案資源開發和利用方式較為單一和陳舊，對檔案資源的再次開發和專題編寫的重視程度不夠，導致很多重要的檔案資源沒有得到充分利用，使得檔案資源的利用率比較低。

4 提高檔案管理現代化水平的途徑

（一）加強檔案管理標準化建設

檔案管理的標準化建設是檔案管理的現代化建設的基礎，只有采用先進的技術、通過廣泛的協作和嚴密的分工才能夠建立起現代化的檔案管理模式，實現檔案管理現代化水平的提升。隨著計算機技術的普及和發展，檔案資源的交流與共享需要采用統一的標準進行規范，比如：檔案數據的交換、檔案資源的傳遞和檔案資源的共享等。另外，機關、企事業單位只有建立健全適應發展需要的檔案管理制度體系，才能明確各門類檔案歸屬與流向。通過建立完善的檔案管理標準，逐步構建檔案管理的標準化體系，最終實現現代化的檔案管理工作。

（二）加快專業檔案管理人才培養

提高檔案管理現代化水平，必須重視檔案管理工作人員專業技能和綜合素質的提升。首先，加強對檔案管理工作人員的專業培訓，提高檔案管理工作人員的專業水平和現代化設備的操作技術。其次，由于檔案管理涉及多學科的交叉，檔案管理工作人員需要具備比較廣的知識面，例如：管理學、情報學等，因此要求檔案管理工作人員進行多學科涉獵，更新和完善知識結構。最后，強化對檔案管理工作人員的綜合素質教育，轉變檔案管理工作人員的服務意識，提高檔案管理工作人員的服務水平，這樣才能更好地實現檔案管理現代化的建設。

（三）加強檔案管理現代化意識

提高檔案管理現代化水平，檔案管理工作人員必須具備現代化的檔案管理意識。首先，檔案管理工作人員應當要意識到檔案管理的重要性。其次，應當意識到檔案管理現代化的重要性。提高自身的思想認識之后進一步去轉變自身的思想觀念，從而建立現代化的檔案管理意識。通過樹立現代化的檔案管理模式，確保檔案管理工作更好地滿足社會發展和社會需求，為檔案管理現代化水平的建設打下思想基礎。機關、企事業單位還應將檔案管理工作納入專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，每年至少要研究一至兩次檔案工作的重大事項，重要課題，定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。再者，領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作，營造一種互幫互學的氛圍，以先進帶動落后，發揮各自優勢，彌補檔案現代化管理上的差異。

（四）提高檔案管理資金投入

提高檔案管理現代化水平，必須提高對檔案管理工作的資金投入。首先，支持檔案管理現代化工作的技術投入，包括：購置硬件和軟件設施，檔案管理維護等。其次，加強檔案管理工作人才培養的資金投入，包括：專業知識培訓，檔案管理工作交流和學習等。最后把檔案管理的資金投入納入檔案管理工作部門的工作計劃，研究制定檔案工作發展規劃和年度工作計劃，對檔案管理工作部門的達標情況進行考核。

5 結論

隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，知識和信息已經成為時代的重要特征。本文從檔案管理現代化的作用入手，簡析了我國目前檔案管理現代化建設中存在的問題，并提出了提高檔案管理現代化建設的措施，包括：加強檔案管理標準化建設、加快專業檔案管理人才培養、加強檔案管理現代化意識和提高檔案管理資金投入，不斷推進檔案管理的現代化建設，將檔案管理工作提升到全新的水平，從而更好地服務于經濟建設和社會發展。

參考文獻

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